郝白林
西安航空制动科技有限公司 陕西兴平 713106
摘要：在档案信息化管理和利用方面，很多企业都希望能够将信息资源利用率发挥到最大化，以此来强化其内部管理。作为企业，需要通过先进的管理理念和技术对所有档案进行信息化管理，实现多平台互通的价值。
关键词：企业档案；信息化管理；利用
1企业档案管理信息化建设存在的意义
重视企业档案管理信息化建设是由于我国企业的发展离不开档案管理工作，档案管理质量和效率对于企业的发展至关重要，为了能够从根上提升我国企业档案管理信息化建设水平，首先应该明确企业档案管理信息化建设的重要性和意义，这样才可以有针对性地强化信息化建设工程，从而为企业发展和管理提供更有价值的改善方案。
1.1对工作效率的提高
企业档案管理信息化建设水平的提升能够优化企业内部的工作效率。如果一个企业在发展过程中没有完整的档案管理部门对文件以及文书等信息进行处理，那么该企业在发展过程中也是不够成熟的，再者就是缺乏管理体系对此进行约束，久而久之就会直接影响企业的发展。由于一个企业在发展过程中，对于工作人员以及工作项目而言都有文书、文件、档案等信息需要处理，而这些信息的处理都是需要一定的管理以及分类。而传统的档案管理方式都是对纸质版文件进行处理，这样一来就需要较长的时间，而且需要更多的人力，所以为了避免不必要的时间和人员浪费，采用信息化处理技术是非常关键而且必要的，这样一来就能够降低工作人员的压力，保证工作效率的同时还可以降低出错率。
1.2便于相关档案文件的保存
过去我国企业在档案管理过程中多数都是使用纸质版，而纸质版档案建设最大的缺陷就是随着时间的推移会导致纸质版档案变黄甚至发霉，严重影响信息的保存，导致许多重要信息字迹不清而丢失，而现代化信息化技术能够很好地解决这个问题，长久地将数据和信息保存在计算机内，只要不删除或者格式化，就都能做到随时随地查找，对于后期档案的调取和查找而言都是非常方便而快捷的，所以在我国科技进步的今天，使用信息化档案管理手段非常重要。
2企业档案管理中现存的一些问题
2.1文书类档案没有集中管理
许多企业单位中，存在最直观的问题就是没能做到文书类档案的集中管理，这种问题一旦出现，就会直接影响信息的调动和资料查阅效率。与此同时，没有做到集中管理就意味着企业中各个部门之间是相互独立的，说明部门之间的联系也不是非常紧密，这样的管理形式对于整个企业而言是非常不利的。所以相关部门应该对此提高重视。
2.2档案管理人员的综合能力有待提高
企业单位的档案管理工作是很复杂的也是很专业的。这就要求从事档案管理的工作人员要具有很高的专业素质。同时还要能够熟练掌握档案管理技术。这也就要求档案管理工作人员具有很高的组织能力，很好的协调能力，同时也要具备很高的综合素质。由于工作人员的时间有限，而且还要做一些其他的工作，他们并没有足够的时间和精力用来管理档案的相关工作。所以，这就难免会导致一些不好的现象。比如有人会因为时间不够充足，手边还有其他的事情而比较粗心的整理档案。长时间下来，这会给公司带来很不好的影响，会让更多的员工越来越怠慢自己的工作。所以，对档案的信息化管理是必须要在每个企业实行的。这是对企业发展有益的一件事情。
3企业档案信息化管理及利用的有效途径
3.1制定企业信息化管理长远规划
要想对企业档案实施信息化管理，首先，要做到的便是构建企业信息化管理的长远规划，以此来引起企业自身的高度重视，意识到档案信息化管理在利用方面对企业所产生的效益。作为企业的档案管理部门，应该承担起促进企业综合性发展的责任，凭借战略性眼光与踏实肯干的作风进行内部档案信息化建设。其次，针对企业档案信息化管理，应该制定出明确的规划和实施方法，以科学流程指导操作。在整个执行过程中，都具备长远性和复杂性，因此，相关部门之间的密切配合也是实现企业档案信息化管理的必要支持。为了真正实现企业信息共享、资源配置以及相互协作，必须根据制定的目标进行建设和管理，一步一步稳扎稳打，切实推进企业档案向着信息化管理和利用方面转型。
3.2加强软硬件设施建设和人员培训
在企业档案信息管理和利用方面，除了需要制定长远科学规划以外，还需要加强软硬件设施优化和人员培训，以此来实现档案信息化建设目标。作为档案管理部门，应该重视与信息技术部门之间搭建良好的合作沟通关系，无论是业务上还是细节当中，信息化技术部门都能够及时给予良好支持，尽可能改善不足之处。对于一些较大型企业，可以设置较高的目标，以最快的速度实现将档案信息化建设归纳到企业的综合建设当中，做到资源配置全面化，充分解决软硬件问题以及人员培训方面的问题。首先，在硬件设施方面，企业档案信息化管理需要良好的网络硬件设施做支持，利用主干网络、数据库、计算机等进行信息存储，搭建良好的运营平台。其次，在软件方面，依据档案信息化建设规模，决定企业自行开发与购买，考虑信息兼容性的同时也要科学控制成本，避免在这一过程中造成浪费。最后，在人员培训方面，注重思想道德素质教育和个人掌握的基本技能，培养有责任意识的档案管理人才。在计算机软件熟练运用方面，尽可能运用对系统熟悉的人员，减少在培训过程中基本操作方面浪费时间。
3.3重视档案信息管理安全系统建设
倘若一个企业的档案信息化管理和利用方面没有实施良好管控，任由信息随便调度利用，则会造成重要信息的流失，影响整个企业的效益。因此，重视档案信息管理方面的安全系统，能够有效实现档案信息化的管理和利用。为了更好地推进企业档案信息化建设进程，有偏向性地加强信息化管理，巧借计算机和数据库对纸质档案进行规整合一，实现数字化，可以规范企业自身档案信息管控和利用。在利用过程中，一旦发现查询到的信息与系统内部不一致，可以有效排查原因，是否是程序方面不能对录入的信息进行编写，造成无法实现信息化管理。在档案信息管理安全系统维护过程中，可以加强对数据库建设，实施标准化管理，采用加密技术，防止黑客入侵系统盗取档案信息，以此来保证档案信息方面的共享。从档案的价值方面来看，唯一性和历史性是其具备的必要因素，不仅能够为后续工作开展提供参考意见，还能够保留记录之前的成果，形成一定评估。所以，安全系统能够确保档案的完整性和有效性。通过一定身份认证，来获取档案信息，也是保证系统安全的一种方式。
3.4以企业建设为中心，加强档案管理
以企业建设为中心加强档案管理和利用，需要整个企业工作人员的努力和配合。一方面，对档案信息进行全面收集，促使其能够顺利对接企业信息交流系统，实现服务最大化的目标。另一方面，对于管理人员来说，多元化的培训能够有效增强其责任感和使命感，构建一级化管理体系。重视企业建设，有效进行档案管理，以发挥信息的作用，促进企业更好更快发展。
4结语
随着信息化时代的到来，我国应用信息化技术的领域越来越多，为了能够保证我国各个企业在建设与发展过程中不会被低效率的企业档案管理技术影响，所以应该从最基础的做起，保证技术的应用质量，这样一来才能够保证我国企业的发展水平可以稳步快速地提升。信息共享的时代，优化档案管理可以有效提升企业管理质量，再者就是能够确保企业的发展与信息化技术息息相关，保证企业的发展永远处于最优状态。最后，优化企业档案管理技术还能够增强企业的综合竞争力，为企业的发展提供长远而高质量的保障。
参考文献
[1]孙珊珊,马万帅,樊萌.浅析企业档案信息化管理的建设途径[J].中外企业家,2018(05):104.
[2]覃日珍.企业档案管理的网络信息化及开发利用分析[J].通讯世界,2017(07):132-133.