蔡泽锋
广州珠江职业技术学院 广东省 广州市 511300
摘要：企业在日常经营管理中，对计算机软件进行充分的应用，才能加快企业自身办公自动化管理的发展速度，提升自身的竞争实力，在激烈的市场竞争中获得更多的经济效率。在未来的发展中，计算机软件将在企业发展中发挥越来越重要的作用，因此，围绕计算机软件在企业中的应用具有十分重要的现实意义。
关键词：企业办公；自动化；计算机软件；有效运用
引言
在社会经济不断发展的过程中，信息科学技术的更新与发展速度也是十分迅速的，对民众生活生产的各个方面都带来了很大的便利。国内企业在办公管理方面也因为信息科学技术的支持而得到了快速发展，企业办公自动化的发展速度不断加快，计算机软件将在企业办公自动化管理中得到更为广泛的应用。企业办公自动化管理作为一种高效的工作方式，符合快节奏的生活及工作需要。企业高效利用计算机软件，为企业员工办公效率的提升起到了促进作用，同时也加快了企业办公自动化的发展，为企业竞争力的提升以及持续发展提供了保障。
1办公自动化的涵义
1.1 提升办公效率，实现协同工作
就个人办公来说，一系列的办公软件，比方说:Office以及Lotus等，极大程度的提升了工作的效率，各种通知、总结、报告以及文件等主要依靠书面材料的写作不会再犹豫效率非常的低下，而非常容易出现歧义，导致办公的过程当中出现不应当出现的延误。更为主要的是，群体与群体之间以及每一个个体之间，都进一步的实现了协同办公。因为计算机技术的充分运用，工作的合作以及信息的接收、传递都可以非常的及时、精准。比方说领导批阅完毕以后的办公文件，相关的工作人员可以按照文书管控的相关规定，将文件同一时间传输给不同的用户，或者向指定的用户进行单独传输，进一步的实现办公文件的上情下达以及各级传阅。
1.2 节约办公成本，实现无纸化公文流转
就以往较为传统的办公工作来说，需要应用大量的纸张来进行实施，这一定程度上浪费了材料成本。很多原本需要进行交代的事项，现如今自动化办公体系都能够易如反掌的取而代之。不仅可以进一步的实现对电话费用以及碳粉、墨盒、纸张等消耗材料的控制，进一步的解决了办公费用浪费多以及成本高的问题，并且还有利于设施资源的保养、维护以及共享。
1.3 内部之间的沟通，增强外部与内部的联系
在以往的办公环境之下，受到工作纪律以及工作场所的约束，员工之间以及部门之间极为缺少互动性的沟通。但是在实现了自动化办公之后，则冲破了空间以及时间的约束，使得工作人员在不影响办公的情况之下，能够像面对面一样便捷的对业务进行学习以及交流。与此同时使得全部的工作业务极为密切的联系在一起，工作人员只需要按下一个按钮，就能够进一步的完成信息解析以及信息采集等密切联系具体的工作，进而使得领导的决策以及管控更为便捷。除此之外，各个intranet互联网能够通过intranet与整个世界进行沟通，挖掘出更多的资源，联络合作伙伴，寻求潜在客户。伴随着自动化办公的不断推广，越来越多的资源都将传输到Internet当中，使得互联网线上联系以及交流的潜力十分庞大。
1.4实现指挥调度以及咨询决策智能化
应用计算机技术支持决策工作以及辅助咨询工作，是提升办公效率的有效手段，同时也是自动化办公将来进展的定然趋势。对领导指示需要办理的业务进行进一步的核查，进一步的提升过程速度，追踪情况进展，及时对结果进行反馈，有助于管理层级的工作人员能够随时的掌控状况以及处理效率，进一步的实现监督管控，有效的提升管控的现代化、规范化以及科学化水准。
2在企业办公自动化管理中有效应用计算机软件的策略
2.1文字处理软件在企业办公自动化管理中的应用
现阶段，企业内部常用的办公文字处理软件主要包括WPS 办公软件、Office 系列办公软件等，其中 Office 系列办公软件在功能方面最具全面性，Office 系列办公软件与其他文字处理软件相比，具有更高的兼容性及操作性。WPS 软件是国内自主研发的文字处理软件，具有占据空间小且可以提供免费版本等优势，所以，WPS 软件一经问世，就获得了很多企业的好评与认可，得到了广泛的应用。在企业办公自动化管理中，文字处理软件的应用具有十分重要的价值：第一，企业应用办公文字处理软件，可以帮助企业员工高效开展文字编辑、打印等相关的工作；第二，现阶段得到企业广泛使用的文字处理软件，普遍具有体积小、内存占用量不大等特点，在 U 盘等便携式存储空间的帮助下，企业办公文件可以实现备份和转存。企业在计算机软件应用的基础上，工作效率及工作质量都得到了提升，为企业实现办公自动化管理，提供了重要的工具支持。
3.2通讯软件和网络共享软件在企业办公自动化管理中的应用
文字处理软件是企业实现办公自动化管理的必备软件之一，除此之外，还必须要应用通讯及网络共享软件，如微信、QQ通讯软件、E-Mail 电子邮件等，这些软件在企业各项工作的开展中，都发挥了重要作用。对于跨国企业、跨地区企业来说，企业内部工作人员基本上都是通过微信、E-Mail 电子邮件等通讯软件来进行及时沟通与交流的。这些通讯软件不仅可以在企业内部发挥消息传达和发布的基本功能，还可以发挥文件共享、远程帮助等功能，确保信息可以得到及时的接受与处理。通讯软件应用的主要优势在于其提升了企业工作人员的工作积极性及办事效率。在云计算技术快速发展的过程中，越来越多的文件传输软件及文件共享软件也得到了研发与应用，如 FTP、云盘等，这些软件都为企业的办公管理以及存储提供了便利，企业信息数据的传输和存储也将更具可靠性与安全性，企业的办公质量和效率将得到显著提升。
3.3数据存储软件在企业办公自动化管理中的应用
数据存储是企业日常办公管理的重要环节，现阶段，企业常用的数据存储软件包括三大类，三类存储方式各具优缺点。首先是软件存储，其优点是易于上手，操作过程简便，缺点是对后续数据进行分析和查找时，存在一定的难度；其次是数据库存储方式，这种存储方式有效节省了数据存储的空间，更有利于开展数据的备份及分析工作；最后是通过云盘、文件服务器来进行存储，这种存储方式在分类和整理上更为简便。不同的数据存储软件具有不同的特点，在不同的时间、不同的场合中，每种存储方式所发挥的作用也是各不相同的，这就需要企业在对存储方式进行选择时，要根据具体的情况来进行合理的选择，这样才能进一步促进企业办公自动化管理的开展。
3.4其他计算机软件在企业办公自动化管理中的应用
企业在应用各种不同类型的先进的计算机软件的基础上，才能实现自身的办公自动化管理，除了前文中提到的三种计算机软件外，还有很多不同类型的计算机软件也得到了广泛应用，这对于企业办公自动化管理的发展具有极大的推动作用。例如，企业应用的 VPN 计算机软件，该软件具有廉价和安全的特点，企业的各种管理决策可以得到及时的传递与送达。企业应用员工签到软件、员工考勤软件等各种新兴的计算机软件，不仅大大节约了人工整理数据的工作量，还能提高数据的准确性，减少人为因素的干扰。企业要在结合自身实际情况的基础上，对各种计算机软件进行合理的选择与应用，促进企业员工工作质量及工作效率的双提升，更好地激发员工的工作热情。
结束语
互联网技术已经成为了21世纪计算机技术的核心,由计算机促使而成的现代化办公形式使得任何一个国家都想要将它作为将来社会进展的主要任务。办公智能化以及知识化定然是世界将来的进展趋向。
参考文献
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