崔 君
济南市济阳区医疗保障局 山东省济南市 251400
摘要：当前，随着时代的发展，信息量的增加，档案数量呈现出增长的态势，面对堆积如山的档案，传统档案管理模式已经有些不相适应，跟不上时代发展的步伐。档案的管理工作与单位的日常运营息息相关，在科技不断进步的今天，科技对于各行各业都产生了巨大的影响，同时也为各个行业的发展提供了巨大动力。各级单位部门在进行档案管理的同时，也需要进一步加强档案信息化建设，这样才能更好地服务于本单位的其他日常工作。
关键词：事业单位；档案管理；信息化
信息化时代下，通过推动事业单位档案管理信息化建设，不仅能够为事业单位档案管理提供便利和新思路，还能够加强档案管理效率，充分发挥档案作用价值。因此需要事业单位提高对档案管理信息化建设的重视程度，解决其中存在的问题，并采取针对性对策，提高档案管理信息化水平。
1档案管理信息化建设存在的问题
1.1事业单位档案建设认识不足
在信息化时代，各行各业的档案管理都有了不小的进展，事业单位的档案管理工作仍然存在信息化建设意识不足的情况。一方面事业单位过于重视事务性工作，忽视了档案建设工作，在软件应用和档案信息管理方法创新方面缺乏积极性和主动性，没有达到领导对于档案信息的有效性、真实性、完整性的要求。另一方面，由于中高层管理者的重视不足，事业单位内没有形成比较专业的文件档案管理氛围。
1.2缺乏统一的、系统的信息化管理机制
事业单位在档案管理的过程中，所使用的档案管理软件标准不相同，很多单位采用的是传统管理软件来进行管理，这造成软件缺乏有效的融通性。除此之外，即使是相同的管理软件，在进行信息搜索时，也很难进行相通的信息管理，这会导致档案管理信息化水平不高，很难实现资源的有效共享。除此之外，很多档案管理单位在实际的档案信息化建设当中，处于各自为政、独立开发状态，由此导致档案管理的基础软件标准不统一，所管理的档案信息数据在内容、质量上也良莠不齐，最主要的是没有根据统一的作业流程来做好各项管理工作，这导致电子档案管理系统的作用无法得到有效发挥。
1.3档案信息安全问题
档案信息安全是档案管理信息化建设中很重要的一项任务。档案信息化给我们带来便捷的同时，也给我们的档案信息安全提出了相应要求。由于档案信息质量非常高，这就使得很多非法组织或者是别有用心的人员采用各种技术去攻击档案储存地，获取机密档案信息，以便满足非法目的。为此，这就需要我们对电子档案做安全性保护，采取相应的安全措施来保护电子档案，以免因不注意操作而使档案信息流失。例如，可以设置访问制度，需要通过指纹加密码的方式才可以访问，减少档案信息被窃取的可能，同时也可以定期对信息库的安全性进行检查，删除可能存在的电脑病毒，确保档案信息的绝对安全。
2提升事业单位档案管理信息化建设的对策
2.1创新管理理念
在信息技术的支持与保障下，事业单位档案信息化管理工作的开展需要各个档案管理人员都能够具备较强的信息化管理意识与管理理念。因此，在管理理念的创新过程中，要注意以下几点问题：第一，将电子档案特点与网络化管理特点作为工作的主要出发点，同时对新时期工作重点要明确把握。将“互联网+档案”工作理念应用于信息化管理过程中，这对管理模式的创新会产生积极影响。构建更加标准的档案管理模式，这样可以更好地避免传统档案管理中的时空局限性问题，同时可以实现对资源的合理配置与整合。
第二，在管理理念的创新过程中，领导者与管理者要充分发挥自身的作用与价值，让工作人员能够对信息化档案管理工作有正确的认识，从而端正工作态度，积极主动参与到档案信息化管理工作中，在企业中形成良好的工作氛围。
2.2建立完善的事业单位档案管理信息化标准
从当前发展形势来看，事业单位的档案管理工作仍然处于初级建设阶段，领导能对档案管理的相关工作予以足够的重视，但是实际改革效果不明显，仍然存在各种实质性的问题。为了有效改善当前这种工作现状，事业单位的档案管理工作需要从信息化建设的角度实现创新，推行统一的工作标准，建设规范化的制度与体系。从现有事业单位的发展形势来看，地方政府和有关部门应当建设更加完善的档案管理制度，推行统一的标准，以此来实现信息化建设对事业单位的实质性影响。就事业单位的档案管理录入方式、文字标识和格式等进行具体规定，从而为事业单位的高效性信息检索做好充分的准备。对档案管理工作的信息化建设而言，要结合计算机硬件和软件两方面的开发，规范电子文档的数据信息，为档案资料的数据信息库备份做好规范，因此来实现事业单位档案信息的统一化管理，逐步实现档案资料的电子信息共享，综合性提升档案管理的信息化能力和水平。
2.3完善档案信息化建设配套设施
在事业单位的档案管理信息化建设进程中，需要提升管理信息系统的稳定性、功能性，保障档案信息的安全保密性和数据真实规范。首先，重视管理信息系统的专业性。事业单位在甄选管理信息系统合作商的时候，要了解同行业内比较成熟的事业单位所采用的信息管理系统的稳定性和使用情况，选取性价比较、性能较为稳定、功效齐全的软件供应商。由于事业单位的档案信息数据量较大，需要尤其注意存储空间和运行速度等。其次，结合事业单位的实际运行情况，对于档案信息系统进行不断维护，保障信息的安全保密性，不仅从档案建设有关工作人员的管理意识层次出发，提升工作人员的信息保密意识，还需要从系统角度出发，增强系统防火墙维护，保障事业单位内所有信息的安全有效。针对事业单位的档案管理工作，提高信息化建设水平，完善事业单位的大数据信息库，通过引进新的信息管理技术，争取实现信息的自动采集和信息档案的高效共享，提高事业单位的信息管理程度。
2.4重视信息化安全管理
在信息化发展背景下，信息资源更加方便存储，读取过程更加便捷。但正是这种信息资源的优势，在实际工作中档案管理本身会面临一定的安全隐患，一旦事业单位遭受严重的网络攻击，就会出现档案信息资料的丢失，给事业单位的实际运转带来巨大的危害。为了避免此类现象的发生，事业单位要重视档案信息化建设阶段的安全性，提升工作人员的安全意识，重点开展网络环境的优化，对档案数字资源予以保护。首先，基于网络自身存在的开放性特点，档案信息资源面临着巨大的丢失和盗取危机，事业单位的档案资料本身就属于机密性较高的文件，在档案管理系统建设阶段需要做好工作人员的身份识别，结合不同员工的身份来开放特定的系统权限。通过权限的设定与加密设置等安全措施的应用，有效保障档案资料的实际存储和使用安全，切实提升事业单位档案管理信息化建设的安全性和稳定性；其次，事业单位内部要实现计算机控制系统的建设，加强网络安全管理，对档案的内容予以严格把控，定期开展计算机病毒的查杀，及时消除潜在的安全隐患。再次，事业单位还要定期进行杀毒软件的更新，及时更新病毒库，从不同方面做好预防措施。结合国家档案管理信息化建设的相关标准，加强硬件设施建设，防止档案出现毁损的情况，提升档案管理的可靠性和安全性。
3结语
综上所述，在当下的信息时代下，对于事业单位来说，档案管理信息化建设已经成为了决定其未来持续化发展的关键因素。学会利用数字化信息管理手段不仅能够节省大量资源，也有效提升了工作效率与服务质量。因此，档案管理人员应提高对信息理论知识的掌握积极性，以促进事业单位的良好发展。
参考文献
[1]王俊.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].智库时代，2018，48：42-43.
[2]彭媛媛.事业单位档案管理信息化建设研究[J].现代经济信息，2018，22：69.