陈秋燃
国家管网集团东部原油储运有限公司人力资源部 江苏 徐州 221008
摘要：“干部人事数字档案是按照国家相关技术标准，利用扫描等技术手段将干部人事纸质档案转化形成的数字图像和数字文本”，并提出数字化过程和日常管理的要求，是今后一个时期干部人事档案数字化工作遵循的基础。干部人事档案数字化是一项长期而繁杂的工作，前期的准备工作是一个重要环节，关系到数字化工作全局的质量与效率。本文对数字化背景下干部人事档案管理进行分析，以供参考。
关键词：数字化；干部人事；档案管理
引言
在社会主义市场经济条件下，随着政治、经济体制的改革和用人制度的不断完善，干部人事档案工作面临着新的形势和任务，既有现实困难，又有发展机遇。因此，如何在新的历史条件下正确分析和认识干部人事档案工作的价值和存在的问题，抓住发展机遇，完善工作体系，探索管理方法以适应新时代的进步和发展，充分发挥干部人事档案工作的作用，更好地为社会主义现代化建设服务，是摆在干部人事档案工作者面前的重要课题。
1数字化应用推动干部人事档案管理
1.1“三个数据库”摸清家底
档案数据库是以档案本体为基础，以档案数据形式开展信息化录入，建立可及时、准备性较高的档案查阅数据库。近年来，在档案数据库建立上，许多单位着力建好三个数据库：一是建立干部信息查阅数据库。组织部干部信息室把原通用系统数据导入干部人事管理决策支持系统，同时把个人政治面貌、专业技术职务、教育情况、工作学习简历以及家庭主要成员和重要社会关系等情况加以完善，将奖惩情况及任免情况做重点标注，供随时查阅，实现纸质档案和数字档案的双轨制管理，增加信息调取的准确性和高效性。二是健全干部人事档案管理数据库。干部人事档案内容和分类繁多，为全面客观反映干部的情况，每一类档案资料都极为重要且珍贵。每年都把收集的散存材料，进行严格审核甄别、分类整理，发现问题及时整改，并按类别进行录入，最后归入个人干部人事档案之中，从而形成一个完整的干部人事档案管理数据库。同时，将干部人事档案管理系统与档案库房一体化智能管理系统相结合，实现智能管理系统调阅档案，通过资料收集库系统能精准定位到档案内具体某一项。三是完善干部任免文件收集库。加强党员干部职务职级晋级晋档文件的收集整理工作，确保每个干部任免都有迹可循，有文可查，为开展任前审核、干部人事档案专项审核等工作打下坚实基础。
1.2建立视频建设模块
推动监控“可视化”。通过安装监控系统，实现干部信息室内阅档区、整理区、办公区、档案库房等各类区域的全天候监控，如发生突发性事件可及时调度处置。
2建库用库设想
2.1数据库的建立
干部人事档案数据库设想可分为个人数据库和公共数据库两个模块。建立的个人数据库，能够反映干部个人政治素质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况，这些数据来源于纸质档案，保证数据既真实可靠又可追溯，由这些数据形成个人基础数据库。公共数据是反映突发事件、群体性事件、急难险重任务等情况，数据来源于各大主流媒体和相关文件材料，形成以文字、图像、影像等资料为主的公共数据库。公共数据库可以作为个人数据库的重要补充，能够全面、直观、形象地展示与个人相关的重大事件，从而分析个人在此类事件中的实际表现，全面展示个人的政治立场、思维决策等方面工作能力。
通过建立重大事件数据库，结合个人基础数据库，全面准确分析，形成科学的数据参数，为教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才提供重要基础信息，充分展示以上公共数据的重要性。
2.2运用数据库的优势
当前，对干部的考察分析，主要是通过查阅纸质档案进行分析，效率低，不利于纸质档案的保护，很容易造成信息泄漏，而数据库集合了个人数据、公共数据两大模块，形成了一个大数据网，将个人工作经历与参与经济社会建设进行关联。结合干部管理使用相关规定，能够提取相应信息，这些信息主要包括个人事项、社会关系、特长与不足、主要成绩等方面。通过信息比对，从而准确、高效、安全地分析哪些干部符合任职要求，或者根据职务列出适合人选，从而达到为干部使用管理提供重要参考依据之目的。
3干部人事档案数字化管理的优化措施
3.1完善规章制度体系建设
建立和健全各种规章制度，是干部人事档案工作依法依规管理的基础。制定统一的兼具全面性和科学性的干部人事档案数字化管理工作规章制度，充分考虑到人事档案工作的特点及数字化管理的需要，结合实践经验，制定档案数字化流程规范说明，编制业务指导手册，进一步明确职责分工，规范工作规程与操作流程。多措并举，优化管理流程，维持工作秩序，确保工作有章可循、有质可查、有据可依，进一步推进干部人事档案数字化管理逐步走向成熟化、精细化、智能化，促使档案数字化更好地发挥积极作用。
3.2完善健全档案管理风控机制
首先，从权限控制方面实现“三员分离”，即系统管理员、安全保密管理员、安全审计管理员为分离角色，系统管理员主要用于创建、删除用户。安全保密管理员主要分配权限。安全审计管理员用于查看日志。同时，要保障干部人事档案信息数据库安全，根据具体管理需要选择相匹配的软件，提高数据库建设的有效性。在软件选择中要注重安全性和规范性，采取标准化软件，强化网络安全，选择升级保障能力较好的软件系统。在此前提之下，进一步严格管控数据录入、传输、存储、访问等关键节点，可采用特定MAC地址绑定，实现用户只可用固定设备访问系统，文件特定加密传输，图像文件加密技术，防截屏拍照等措施确保相关工作的安全性。其次，档案管理单位还要做好电子副本备份工作，在提高数字化信息安全性的同时，更加注意信息的一致性，避免档案被调阅的过程中出现篡改、撤换、增删等问题，这就需要工作人员做好档案调阅记录，严格监管档案流向，从借阅时间、借阅人员、借阅时限、归还日期上严格把控，档案归还后要和副本进行对照，保证信息准确无误后重新归档，这样的形式能够最大限度增加档案资源的安全性，简化管理流程和调阅手续，提高档案信息的流动效率。最后，由于档案的特殊秘密性与重要性，可以考虑采用多冗余机制确保数据不会丢失，在操作过程中通过技术手段实现系统级多份拷贝，甚至可以搭建灾难备份体系，采用双中心或多中心模式确保数据的安全。
结束语
数字技术的发展为干部人事档案管理工作带来了新的挑战，党和国家对干部人事档案数字化的新要求，推动档案工作者思考未来的创新与变化。在数字化技术下，干部人事档案必将为我国人才建设、组织建设提供更好的支持作用，不断服务于国家的建设。
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