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数字化技术在档案管理工作中的应用研究

发表时间：2021/4/9 来源：《文化研究》2021年4月下作者：王九红

[导读] 经济的发展和社会的进步，对档案管理工作提出了新的要求。随着数字化技术被应用于档案管理工作之中，促使档案管理体制整体出现巨大的变革。从现阶段档案管理工作的现状来看，应用数字化技术，为档案管理工作提供了诸多优势，然而，由于数字化技术与传统实体档案管理方式之间存在较大的差异，在档案管理工作中全面、高质量应用数字化技术，还需要各相关单位在未来的档案管理工作中根据实践工作中存在的问题进行不断探索和转变。

单位:兴安盟招生考试中心姓名:王九红邮编:137400

[摘要]经济的发展和社会的进步，对档案管理工作提出了新的要求。随着数字化技术被应用于档案管理工作之中，促使档案管理体制整体出现巨大的变革。从现阶段档案管理工作的现状来看，应用数字化技术，为档案管理工作提供了诸多优势，然而，由于数字化技术与传统实体档案管理方式之间存在较大的差异，在档案管理工作中全面、高质量应用数字化技术，还需要各相关单位在未来的档案管理工作中根据实践工作中存在的问题进行不断探索和转变。因此，本文对数字化技术在档案管理工作中的应用进行分析。
[关键词]数字化技术；档案管理工作；应用
        现阶段，传统的档案管理模式已经不能满足人们生产和工作的需要，在传统的档案管理中存在着很多弊端，如存储问题，查询问题等都严重影响我国诸多事业的发展。近两年以来随着以计算机技术和网络技术为核心的计算机技术的发展，已经将人们带入了前所未有的信息社会，而计算机设备的发展加上档案工作的繁重等原因促进了新时期档案数字化管理事业的发展，现今如何促进档案数字化管理的发展，提高档案管理的质量是需要解决的核心问题。
        一、档案管理工作数字化的必要性
        在事业单位中，档案管理工作具有一定的复杂性，且工作量较为庞大，而随着事业单位的发展，档案的数量不断增加，若是仍然采用传统的管理方式，不仅会影响到工作效率，还会为档案查阅、调取、使用等带来阻碍。因此，在步入数字化时代以后，档案管理工作的数字化发展已经成为一种必然趋势。一方面，能够改变传统纸质档案自身存在的弊端，以电子档案的形式，将所有档案信息保存起来，避免在因纸质档案损毁而影响档案信息的精准度，另一方面，可以有效提高工作效率，数字化的实现能够简化档案管理工作，在调取档案时只需要搜索关键词即可，在提高工作效率的同时，还减轻了管理人员的工作压力，对于档案管理工作的进一步优化有着重要的现实意义。
        二、数字化技术在档案管理工作中的应用要点
        （一）完善档案数字化管理制度
        事业单位要进行档案数字化管理，就要在完善相关管理制度上下功夫，需要结合单位实际，运用计算机技术确保单位档案管理跟得上时代的发展脚步。在数字化档案的收集、整理以及归档等环节都能够以严格的档案管理制度作为依据，层层把关档案管理工作，并实行统一化管理。在查阅相关档案的时候，也要严格遵守查阅制度，避免出现泄密或者丢失的状况。此外，还要结合单位发展需求制定档案数字化管理体制，在信息安全的基础上，充分发挥硬件设施与软件设施的功效，避免出现档案信息被恶意篡改或者数据丢失等问题。要落实档案管理人员的具体职责，让他们自觉按照制度要求开展工作，从而为档案数字化建设提供支撑。

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        （二）加大资金投入来更新技术设备
        档案数字化管理主要是采集和整理比较有价值的信息资源，这些有价值的新型资源要为特定的组织部门、特定的人员服务，从而体现出更大的价值，创造出新的效益。档案作为重要活动的记录材料见证事业单位的成长，在组织运营管理过程中的使用频率也在提升，对档案数字化收集与归档管理的时效性提出了新的要求，要在确保时效性的基础上保障档案资料的质量，以高质量的档案材料为组织决策提供参考依据，实现工作开展的价值。所以，事业单位管理者要提升对档案数字化管理的重视度，投入专项资金配备专业的计算机设备、打印机设备等，在设置目标或者做决策的时候参考档案信息资料，发挥档案信息资源在维持组织政策运行方面的重要作用。打破传统的信息格局形
势，让档案信息变得更加精确化。
        （三）培养复合型人才
        在数字化时代背景下，复合型人才培养已经成为一项迫在眉睫的重要任务，也是新时期下档案管理的新要求。首先，要对档案管理人员的专业知识进行培训，必须要具备基本的管理工作常识，为了适应数字化档案管理发展，还需要针对其基本的计算机、硬件设备操作能力进行培养。其次，可以选择具备一定计算机操作能力的工作人员担任档案管理工作人员，并负责有关工作，在上岗之前必须要接受与档案管理相关的工作培训。通过这些方式，使得档案管理人员既可以完成管理也可以进行计算机设备操作，能够应对数字化档案管理中可能会出现的问题，具有重要意义。除此之外，企业还可以对外招聘复合型人才，同时，对档案管理人员的薪酬进行调整，并制定一系列奖励制度，将该项工作纳入考核范围，提供晋升空间与可能性，调动档案管理人员的工作积极性，提高数字化档案管理质量。
        （四）搭建档案管理云计算信息处理平台
        数字化技术与云计算技术有异曲同工之处，新时期，档案管理工作要突出数字化技术的优点，云计算技术的应用也具有可圈可点之处，云计算技术主要是根据用户的操作指令，采用网络技术，运用搜索引擎获取大量的信息和资料。数字化技术和云计算技术都具有一定的网络虚拟性，利用虚拟的语言形式将档案资料提供给用户。档案管理需要建立云计算平台，实现档案资料的共享，建立云平台可以及时更新信息，还可以实现资料的快速共享和传播，进而提高档案管理的便利性。
        结束语
        综上所述，档案管理工作中应用数字化技术是档案管理工作工作发展的必然趋势和结果，在新的历史时期，强化是数字化和信息化技术的应用有助于提高档案管理的实效性。我国比较重视档案管理工作，从企业到事业单位皆是如此，要充分展现新技术的优势和作用，提高档案管理人员的素质和专业能力，提高档案资料管理工作的效率，促进档案管理工作的可持续发展。
参考文献：
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