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电子信息化档案管理模式在档案管理中的作用

发表时间：2021/4/9 来源：《文化研究》2021年4月下作者：夏冰

[导读] 随着我国经济、科技的快速发展，为更好地进行档案管理工作，转变繁琐复杂的人工工作方式，更新为以电子信息化技术为核心的档案管理工作模式，以互联网为依托，更高效的进行资料查阅和信息归整工作。通过不断的深入研究，为信息化建设的企业带来新的发展方向，赢得更好的经济效益和社会效益。

黄河水利委员会信息中心夏冰

摘要：随着我国经济、科技的快速发展，为更好地进行档案管理工作，转变繁琐复杂的人工工作方式，更新为以电子信息化技术为核心的档案管理工作模式，以互联网为依托，更高效的进行资料查阅和信息归整工作。通过不断的深入研究，为信息化建设的企业带来新的发展方向，赢得更好的经济效益和社会效益。
关键字：电子信息化、档案管理、作用
        一、前言
        目前大数据、互联网、计算机技术正处于飞速发展的时代，电子信息领域已经进入高速发展阶段，日常生活中处处都体现着信息化建设的影响，为人们的生产生活和工作提供着便利和快捷，相关企业的发展欣欣向荣，蒸蒸日上，推动着新型打管理模式的完善和发展，促使电子信息化档案管理朝着新的发展阶段和发展平台更上一层楼，过去我们所不敢想象的生活在如今都得到了展现，我们正以信息化的辅助之下迈向新的发展空间，迎接挑战，开拓未知。
        二、电子信息化管理模式概述
        2.1电子信息化管理模式的概念
        电子信息化管理模式主要是针对目前复杂、繁多的档案数据进行统一的存档、规划和整理，分门别类的存入计算机、硬盘、U盘和硬件等储存材料中，能够有效囊括图片、数字、图纸、报表、信件、文字等多种形式，查找和分类都更为简单，占地面积小，节约资源，保护环境，是目前使用较为普遍的一种档案管理手段，也是各数据资料整理、储存和使用的主要方向。
        1.2电子信息化管理模式的特点
        随着目前计算机、互联网、软硬件等设备的技术水平和管理模式不断更新和改革，电子信息化管理已经成为目前档案管理的主要方向。在现行的管理形式下各操作内容都是离不开办公软件、计算机的辅助，提高办公效率，缩短等待时长。在数据生成、归档、签发、查询、储存的过程中，能够以更加科学、简便、高效的形式展现，同时信息化建设相关企业和工作者都应以科学、高效、真实、准确的工作原则为基本工作准则，保证档案管理各阶段的真实性和有效性，去伪存真，在工作的过程中始终贯彻科学、耐心、细致的工作态度。电子信息化管理模式在基于传统管理方式的基础之上不断改革、创新来完善管理平台体系的建设，主要针对传统管理方式和档案处理形式进行有效分析和改革，补充与思考，最终延伸出一种质量好、效率高的工作体系，改变以往工作繁琐、制度落实不到位，处理问题效率低、沟通慢的问题。
        三、信息化环境下档案管理中存在的问题
        3.1文件材料收集速度慢，缺乏统一性
        目前我国信息化建设与档案管理的匹配程度和精准程度存在差异，各工作落实正逐渐朝着精细化、高效化进展，但目前的工作体系还存在资料收集不全，统一性较差的漏洞，尤其是专业工作人员与财务管理部门之间的匹配度较差，并不具备信息对口性质，导致整个归档和完善的过程中资料匹配不及时，规定时间内未完成、交易管理不到位等现象。操作的随意化和低效化，容易导致档案遗失，保护力度差，轻易被篡改，失去原始档案的价值和作用。如果档案管理在不断朝着信息化发展的同时却失去了档案的真实性，那么与管理的目标相悖，无法真正发挥档案管理的价值，也无法充分、高效的利用信息化环境下工作开展的便利性，阻碍了档案工作的顺利开展。

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        3.2人才素质低，建设进程慢
        信息化档案模式的发展是基于互联网、大数据技术而不断发展的，但社会在迎接信息化时代冲击时也面临着安全隐患问题，数据泄露、盗取等问题，实际工作中数据保护力度低，各种管理措施和方案制定不完善，信息的真实性和安全性较差，泄露风险较高，管理人员对于维护工作的重视程度较低，容易导致黑客入侵、档案丢失的现象发生。
        四、信息化环境下档案管理的方式
        4.1加强基础建设，及时进行反馈
        信息化的发展背景下完善档案管理工作的基础建设是有效开展信息处理、数据收集的前提，尤其是在当今大数据时代背景下，工作人员更应重视基础建设的力度。首先，建立信息化档案管理系统载体和媒介，形成更加安全的储存体系和空间，避免数据信息丢失。其次，社会处于不断进步和发展当中，信息化建设企业应打造出更加安全、科学、有效的基础性信息建设平台，确保信息媒体使用时限，做好相应防尘工作，提高设备的稳定性和抗干扰能力，防止外在环境对设备的影响，避免其他磁性载体的入侵。最后，档案管理工作能够有效保证并充分发挥档案价值，提高档案利用的合理性和有效性，在信息建设不断完善的同时反馈体系和服务质量也在不断加强，我们更好地了解了档案信息系统的内容，更便捷的查询各种信息，利用各种信息数据也能够更好地服务于不同地区的人民群众，便利生活方式以安全的网络体系致力于服务大众的信息化生活。
        4.2构建服务体系，完善环境建设
        首先，相关信息化建设企业通过完善档案管理工作，可以极大地节省人力和物力，将工作人员从繁重的人工查询、信息整理的劳动方式中解脱出来，对于信息具有一定的开发和整合功能，达到高效利用的目的。以数据支撑档案管理数据库的建设和完善，利用查询服务实现各地区之间数据的互联、互通，综合性的建立档案服务体系为各行业的发展提供有效支柱力量。其次，净化网络环境，保证网络世界的诚信安全，如果网络管理工作人员缺乏诚信，失信于人，会对网络管理造成很大的负面影响，因此要让不守信用的人远离网络环境，完善网络治理工作，降低安全问题的发生率。企业员工管理人员多方协同配合，共同优化安全档案管理工作体系，以优秀的企业文化带动更高标准的档案管理规范和章程，提高企业市场竞争力，促进企业技术进步和发展。
        4.3选择合适人员，进行维护管理
        在信息化时代背景下要求工作人员具备网络知识和基本网络办公能力，维护网络环境，对网络程序和信息系统的整理工作有基本了解，同时具备相关法律意识，及时识别不法分子入侵的行为，采用法律手段武装、保护网络环境，将不法分子绳之以法，保证企业信息化建设工作顺利开展。其次，定期组织培训工作，优化计算机课程体系，以网络培训的参与度纳入绩效考核形式，提高员工的重视程度，利用技术改革的优势督促和引导每一位档案管理者融入企业建设氛围中，以员工的发展为支柱力量，带动企业的全面进步，让每一位员工带着问题学习，带着方向努力，充分引导并发挥员工工作劲头，引发学习动力和兴趣，激发员工的创造力，将不可能变为可能，为企业的发展带来更大价值。
        五、总结
        总的来说，我国档案管理在电子信息化技术建设和完善的过程中变得更加快捷和便利，让企业管理者充分将信息化建设作为未来的发展动力和数据信息处理形式，不断开发员工工作潜力，优化工作体系，学习和改进新的技术和管理模式，使整个管理体系更加自动化、高效化，最终实现建立用户之间信息交流互联、互通的目的，为企业的发展和社会的进步贡献一分力量。
参考文献
[1]档案管理中电子信息化管理模式建设及应用[J].郭伟.黑龙江科学.2020(03)