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浅议建设工程物资招标采购过程管理控制分析

发表时间：2021/4/12 来源：《基层建设》2020年第32期作者：梁博郝晓杰

[导读] 摘要：建设工程企业随着内部的不断发展，对工作的各个环节管理控制也越来越规范。

        山西协诚工程招标代理有限公司西安分公司陕西西安 710063
        摘要：建设工程企业随着内部的不断发展，对工作的各个环节管理控制也越来越规范。在建设工程的前期准备中需要进行物资的招标采购工作，本文讲述了在物资招标采购过程中管理控制的重要性、分析出现的问题和就此提出的解决建议。
        关键词：建设工程；招标采购；管理控制
        引言
        建设工程企业的单个项目涉及到的环节较多，过程较复杂，由此给管理控制工作带来了很大的难度。近些年来，大多数企业为规范物资采购管理，采用了招标的方法。物资招标采购可以为企业提供适合项目的更专业和成熟的原材料，这样不仅减少了企业的成本风险，也能够提供给物资采购公司更加公平公开的竞争市场。
        一、物资招标采购管理控制的重要性
        物资招标采购是企业获取工程资源的主要方式，符合要求的物资采购企业可以参加到其中；在此过程中参与企业之间公平竞争，保障招标公司能够得到最优质的资源，减小企业后续工程中的风险，提升供应链的结构稳定性。
        1.能为企业提供更优质的资源
        建设工程的物资一般需求量大，质量要求更高。在众多的物资企业中，它们的质量和生产力是参差不齐的。建设工程企业在发出招标的需求后，各投标企业需要准备严谨的方案，以便供企业参考选择。企业在物资招标采购的管理控制制度下，会依据多方面的影响因素来选择最优质的项目资源，确保工程的顺利进行，减小工程中的风险，得到最优的经济效益。
        2.能提供公平公开的竞争环境
        传统的建设工程在选择物资时，途径多是熟人介绍或者企业直接找到认为合适的资源供应商进行合作。而物资招标采购是投标企业准备自己的资料，通过平等的竞争机会来争取合作。这种招标的方式在严格的管理控制下，为各企业提供了公平的竞争机会，避免了以权谋私现象的出现，优化了市场。
        3.能提升企业的经济效益
        招标采购是目前各行各业加强物资采购管理的有效方法之一，这在得到了优质资源的基础上，为企业提升了经济效益。招标采购物资使企业对于物资的投入精力降低，对资金的顾虑减小，监管力度加强。由此减少了违规操作问题的发生，对控制和降低采购成本，提高企业经济效益意义重大。
        二、物资招标采购过程管理控制中出现的问题
        1.企业物资招标采购的外在风险
        首先，企业物资招标采购中，很容易发生自然风险，自然因素对物资招标采购具有较大的影响，不利于预算工作的展开，也会促使企业招标方式发生改变，进而阻碍了招标活动的展开。例如，商家可能会受到火灾、地震、疫情等不可抗力因素的影响，阻碍了招标计划的正常进行。其次，企业物资招标采购受相关政策的影响，在企业物资招标采购过程中，国家出台的一些政策使得招标中的一些条件与政策相背离，使招标不能继续进行，进而被迫停止招标。最后，在企业物资招标采购中，还会存在产品质量风险和履约风险，招标环节完成之后，中标单位提供产品的质量较差，明显低于合同约定的质量要求标准，这就使得企业浪费了大量采购费用。例如，某个煤矿用钻头招标活动完成后，中标单位提供产品的质量差异较大，无法正常使用，这对企业正常生产造成了较大的影响。企业招标投资采购存在着较大的履约风险，主要体现在一些中标人在中标后，拒绝签订合同或者没有按照合同规定履行义务，这对企业带来了较大的风险和损失，不利于企业的长期发展。
        2.缺乏物资招标采购中的监督管理
        建设工程企业的物资招标采购通常涉及到较大的金额，在此过程中的监督是非常重要的。

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人们对于物品和钱财的念想是无法预测的，部分员工在物资的采购中，容易出现为了节省支出而以次充好的或者联系关系户提高价格以此使其谋取更高利益，这些行为都会导致成本的环节出现严重的问题，导致后续的工程无法顺利进行，甚至有可能出现威胁生命的危险。因此，对于物资招标采购过程中的监督管理也是非常有必要的。
        3.物资招标企业对投标企业的审核监控不足
        在建设工程企业进行物资招标的过程中，投标企业均是携带标书文件进行投递，招标企业一般拿到的标书只能了解到产品的信息而缺乏企业整体信息的了解，如公司是否出现过违规行为、公司管理是否到位以及公司的技术是否完善等。实际上，某些投标企业为了提高中标率，会进行内容上的造假，美化标书内容。因为物资采购招标企业的审核制度不完善，那些迷惑性行为为招标企业的选择带来了很大的难度。
        三、物资招标采购过程管理控制中出现的问题的解决建议
        1.增强招标过程中参与企业的审核力度
        建设工程企业在进行招标时，需要参与企业提供更加详细真实的标书和企业各方面资料。在进行确定合作企业时，工作人员要更加详细地了解公司。一方面是企业的信誉征信问题，包括在过往合作事件中是否出现过违规行为、是否有官司缠身和有企业员工的资质问题。另一方面对于公司的技术要做很专业的审核，避免企业钻漏洞，夸大企业的技术信息，虚化自己的行业地位。
        2.加强制度建设，规范招标采购流程
        完善招标规章制度，实现招标采购决策、计划、执行、控制、评估全过程管理的“依法合规”。按照每两年完成一轮制度检测、每三年为各项制度修订周期的管控方式，对物资供应系统的业务管理及业务流程进行梳理、修订；不断完善和优化公司《招标采购管理规定》、《物资招标采购操作指南》和《物资招标采购档案管理规定》等招标相关制度，进一步规范招标采购流程。从而形成了一套较完整的物资供应管理制度，为科学地运行及考核创造了条件。
        3.建立招标方案会审运行机制，把好招标方案会审关
        建立招标方案多部门评审机制，招标方案需要招标部门、采购部门、使用单位、技术部门和法律部门共同审核、审批。重点项目或复杂技术产品邀请专家进行审核。会审的内容主要从资格审查条件的设置提出意见和建议，研究制定资格审查条件、评标办法、否决条款、最高限价设置和定标原则等，在会审表上签字确认并审批至公司主管领导后，方能成为委托招标或自行招标事实的依据。
        4.着力招标后的跟踪管理，有效管控采购风险
        在完成招标工作后，由专人负责跟踪招标通知书发出后的合同签订、实施、验收等环节；特别要做好重要设备、特殊材料和低价中标合同执行过程的质量和进度控制等方面的工作，防止制造过程偷工减料或延迟交货等未按要求履行合同的行为，做到对重要设备、特殊材料和低价中标合同的提前干预、提前处置，实现采购供应风险的预防，把风险消除在萌芽状态。
        结束语：建设工程企业现在依然是我国发展的重要支柱，它的工程时间周期长，效益高。在工程中涉及到许多个部门和人员，做好管理控制工作才能保障其顺利进行，尤其是要准备阶段的物资工作。物资招投标为企业带来了更多的选择，也带来了些许的挑战，在此过程中只有审核的企业严格、人员的采购高效、流程的执行规范和监督的全面到位，才能使工作顺利进行，为企业建设后期建设做基础，带来经济效益。
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