广西建工集团第一建筑工程有限责任公司
摘要：随着时代变迁和经济水平的大幅提高，我国的建筑业也进入了蓬勃发展的春天。工程档案是项目施工前、施工中、竣工后所有资料的集合，属于企业档案极为重要的组成部分，涵盖项目建设和管理的各个环节。项目的建设、管理以及各类设施的维护工作都需要工程档案资料的支持。
关键词：建筑工程；档案资料管理；优化
引言
近年来，随着全球经济一体化进程的不断加快，由此极大的推动了各个前沿领域的发展，建筑工程档案管理工作是一项系统、复杂的工程，涉及面较广，如工程设备、材料、相关文件等。同时，工程档案资料管理工作比较复杂，所以有效运用信息化技术非常必要，需深入分析建筑工程档案资料管理工作中存在的问题，然后有针对性地实行信息化管理创新，进而从根本上做好建筑工程档案资料信息化管理工作，促进企业的可持续发展。
1优化建筑工程档案资料管理的重要意义
对建筑工程档案资料管理进行优化，能够有效弥补以往粗放管理中存在的不足，使档案管理工作得以有序开展，保证资料的准确性、有效性和可延续性，为建筑工程及时提供所需的档案资料，使各项施工工序以及所花费的成本都有章可循，为后续工程提供相关参考依据。可见，建筑工程档案资料管理是保障性的基础工作，优化建筑工程档案资料管理工作不仅对于这项工作本身，对于工程项目整体和企业利益都具有积极意义。
2建筑工程档案资料管理的优化策略
2.1不断完善档案资料管理制度
建筑工程的档案资料管理不仅仅是简单地对工程资料进行保存，而是要通过完善的管理制度对从档案的形成、各部门的签字确认、不同施工阶段资料的整理以及最终档案的归档，这一系列的过程都是档案管理的重点。为了能够加强档案的管理工作，需要不断完善企业档案管理的制度，并且参考国家对于工程资料档案管理的相关规定进行制度的补充完善。其中需要明确工程项目单位、施工企业以及监理单位在工程建设中的职责等，使档案管理的各个环节都能够流程化、系统化，完善档案的借阅登记制度，避免档案在使用过程中丢失。出现问题能够有效地追踪到当事人的责任，提高每一位工程参与者对档案资料的重视程度。
2.2加强立项资料监控
对于项目档案资料监控和管理而言，在项目建设立项、审批以及勘察前还未成立相对应的部门以及相关工作人员未正式投入管理工作前，施工前期相关档案资料较为分散，文件存放在不同的部门和负责人员手中，其中管理部门主要存放工程勘察和招标的相关资料和文件，缺乏相应的档案资料采集和整理。因此，在实际档案管理中极易因前期资料过于分散以及收集不及时等原因，造成收集难度增加，文件丢失率提高。所以，相关建设单位应重视工程立项前期的档案管理工作，指派专人负责档案收集和整理，确保收集和整理的及时性。同时，应对相关设备加强监控，使其能够更好地满足操作要求，有效提升工作质量和效率。
2.3注重工程技术资料编写的质量管控
第一，统一建筑工程技术资料的表格形式。在项目筹备建设的过程中，结合工程的具体特点，根据当地行政管理部门与档案管理部门的要求，编制可行性强的工程资料表格，并为参建单位整理与编辑资料尽可能提供方便，避免出现表格形式不规范的问题发生。第二，做好施工物资的资料收集工作。由于在建筑工程施工过程中，使用的物资会受到许多因素的影响，如水泥、钢材等，经常出现材料检验报告没有与原材料一起到达施工现场的情况。
如果资料收集人员没有将复试结果收集到位，就可能会出现没有检验报告的材料进入到施工现场被使用的情况，可能会对工程的质量和整体进度产生影响。因此，需要安排专门的负责人员，对资料的整理与收集进行动态化跟踪，并且分批对到达现场的原材料进行检查，还需要检查和整理原材料的试验报告与合格证。第三，为了做好竣工结算的编制工作，确保竣工结算工作的顺利进行，要更加广泛地收集与结算相关的资料，包括工程施工合同、工程招标文件、工程竣工图、设计变更通知、签证资料等，收集和取证时必须注意有效性，还要尽可能减少因为结算导致的矛盾问题的发生。所以，施工单位需要更加注重资料的收集，收集与建筑工程项目施工相关的记录资料，如现场进度照片等；要结合定额标准与费用支出情况，加强信息资料的管理。第四，保证建筑工程技术材料的完善性。建筑工程档案资料的管理工作，主要就是结合施工过程中采用的技术以及信息进行记录，为以后的工程提供参考。例如，工程资料中的施工小结与竣工报告等内容，都会给工程建设提供相关的数据信息，是学习与借鉴的重要内容，为后续的工程建设提供重要的参考依据，以此不断提升整体的施工质量。只有保证技术材料的完整性，才能系统化地将工程施工质量与整个过程进行展示，为投资活动管理、质量管理、进度管理等工作的开展奠定稳固的基础。
2.4充分利用信息技术的优势加强对工程资料的管理
随着信息化技术的不断提高，企业已经普遍将信息化技术应用到企业的管理中，在建筑工程档案的管理中也可以充分利用信息化技术的优势加强管理。在管理中可以根据企业的实际发展情况和对于档案管理的不同要求引进相关的管理软件，通过网络与信息化技术实现电子资料的有效管理。而且通过电子化可以实现信息资源的共享，不同的工程技术人员通过电脑就能及时掌握工程的相关内容，不需要频繁对资料原件进行借阅，避免了纸质资料在流转过程中的丢失和损毁。另外，通过信息技术的管理，可以实现相关资料的快速查询，通过输入关键字进行查找就能够快速找到所需要的资料文件，节省了资料查找中时间和人力资源的浪费，也使得管理的效率更高。
2.5建立健全完善的责任体系
在进行档案资料的整理过程中，如果缺乏了相应的制度体系，就会引起档案资料管理混乱。给排水工程的建设方，以及建设单位的档案管理部门应该实行统筹部署，建设方应该起到档案资料管理总负责的作用，项目进行中做到统一管理、统一领导，按照统一标准，执行统一制度。参与建筑的单位应该做到档案资料管理的前期控制工作，落实责任制和责任追究制，明确分工，合理调配人员、经费等。同时，还需要以档案管理机构为核心，工程技术部门、参建单位共同辅助进行，尤其是要放大合同管理作用，在签订合同的过程中要明确好档案资料管理的责任，尤其是项目文件的质量要求、套数、归档范围和整理标准提出的相应条目。在进行评价和考核的过程中，要将给排水档案资料管理工作水平也纳入到考核中，严格按照要求进行档案信息的收集和整理，把好出口关。根据《建设项目档案管理规范》中“项目文件是否要求管理和归档作为合同款支付的前提条件”的要求，在必要阶段，可以延缓支付合同款项。在建立管理责任制的同时，建设方还要根据项目管理的要求来制定相应的档案资料管理制度及分类方法规范。
结语
在新时代背景下，建筑行业的飞速发展给建筑企业的管理工作提出了更高的要求。作为企业管理工作的主要内容，工程档案资料管理工作的开展质量直接决定着建筑企业未来的发展。企业管理者必须重视工程档案资料管理，通过培训等方式提高档案管理工作人员的综合素质水平，建立完善的档案管理制度，充分发挥网络信息技术，提高工程档案管理工作的科学性、规范性和高效性。
参考文献
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[2]浅谈建筑工程档案资料有效管理措施.罗佳.商品与质量.2016
[3]建筑工程档案资料管理中的问题及措施分析.付立维.全文版:工程技术.2016