新时期工程项目档案验收工作浅谈--中国期刊网

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新时期工程项目档案验收工作浅谈

发表时间：2021/4/12 来源：《基层建设》2020年第32期作者：徐佳覃涛

[导读] 摘要：档案验收是工程项目验收的重要组成部分，做好新时期工程项目档案验收工作意义重大。

        中国北方发动机研究所天津市 300400
        摘要：档案验收是工程项目验收的重要组成部分，做好新时期工程项目档案验收工作意义重大。档案资料的监控和管理对项目顺利开展有着至关重要的作用，能够有效提高档案资料管理的水平，能够有利于工程项目建设质量的提升。另外，通过实时监控档案资料，对档案资料的全面性、真实性予以保障，能够为工程建设各环节提供可靠、真实、全面的数据与信息。因此，做好新时期工程项目档案验收工作有着非常重要的意义。
        关键词：新时期工程；项目档案；验收工作
        引言：
        随着城市化进程的不断推进，工程项目的数量和规模不断增长，为了有效提升工程建设的合理性、科学性和准确性，对相关工程项目档案资料需要加强管理与监控，使整体工程项目建设效率和质量有效提高。
        1工程项目档案验收要求
        1.1准确
        准确体现工程项目档案验收的质量，需要工程项目所有参与主体共同努力，才可实现。具体来说，应当从过程项目档案的形式与内容两个方面去检验其准确性。其中，形式上的准确，就是从工程项目归档资料原件及其档案文件资料的字迹是否清晰、纸张是否破损、图表是否准确、签章是否合规等方面进行验收判断；内容上的准确，则是验收工程项目档案内容记载的时间、地点、人物等是否与实际一致，工程项目数量、规模、概算、工艺、竣工图、管线图等是否与相关标准规范要求相符。
        1.2规范
        规范是指工程项目档案应满足工程、档案相关标准和要求，尤其是档案案卷整理要符合规范性要求。具体来说，工程项目档案著录、目录编制等是否符合《归档文件整理规则》《会计档案案卷格式》《数码照片归档与管理规范》《电子文件归档与电子档案管理规范》等，相关具体的标准和规范要求，要确保工程项目档案案卷级卷内文件编号、文件题名等书写规范、准确。
        1.3系统
        随着信息化、数字化技术的应用，检查工程项目档案是否系统、保持文件材料间的有机联系至关重要，这也需要广大工程项目档案验收参与者具有扎实的档案理论功底，掌握工程项目档案检验标准。工程项目档案系统性验收主要从类别的系统性、案卷的系统性、卷内文件的系统性以及类/卷/件之间的系统性验收、把关。如，类/卷/件系统性检查，则是从工程项目全部归档资料中，检查其是否严格遵循档号编制规则，做到统一编号。此外，不同载体档案或者各个相关工程项目档案之间也可通过标注互见号等形式，确保文件材料间的有机联系。
        1.4完整
        完整是工程项目档案验收的首要原则和要求，也是工程项目档案验收的主要目标。可见，工程项目档案验收，首要的目标就是要检查工程项目档案资料的完整。通过工程项目档案完整性验收，全面评价工程项目过程的完整、工程项目归档内容的完整，以及工程项目档案载体的完整。因此，为保证工程项目档案完整性，需要严格按照工程项目实际，确定工程项目的归档范围，明确工程项目参与主体，分阶段、工作流程，以及工程项目内容，做到应收尽收。
        2新时期工程项目档案验收工作管理措施
        2.1加强项目过程中影像档案规范化管理。
        在工程项目初期，根据施工进度计划安排，工程管理部组织施工方、监理方及其他参加单位方召开影像档案拍摄讨论会，制定拍摄大纲，工程管理部后期每月根据安排情况进行检查，及时对完成拍摄的照片、重要部分的隐蔽验收照片、视频等影像资料编辑归档，确保工程项目完工后，相应的影像资料归档完毕。

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        2.2验收过程控制
        工程项目档案验收过程包括验收初次会议、现场检查、档案查看、验收意见汇总及验收末次会议等等，要严格控制工程项目档案验收各环节、各过程的质量控制，制定详细的验收方案，精细化管理验收流程，将验收流程细化为验收准备、实施、收尾等若干工作环节，明确各个环节的任务、责任人和参与人等。
        2.3根据不同工程建设期间进行档案的整理分类和归档工作。
        通常重大建设项目建设期，会表现出很明显的阶段性，根据这个特点就能对不同时期各子工程项目档案进行整理。所有档案管理人员要确保自身的工作内容是和工程建设同步进行，随时了解和查找所需各项档案资料，当该项工程完成后，能够立马进行分类立卷编号工作，其中进行分类时，可以利用四级类目分类，也就是根据不同专业进行单项目的分类立卷工作。
        2.4强化验收保障
        要在思想、人员、服务等三个方面为工程项目档案验收提供可靠保障。
        首先是思想认识。要求所有参与工程项目档案验收的单位及人员高度重视工程项目档案验收工作，提高思想政治站位，本着对国家、社会以及群众负责的高度，把工程项目档案验收与工程项目建设摆在同等重要位置的高度去认识和看待工程项目档案验收工作。要有规矩意识。严格按照工程项目档案验收的相关法律法规、规章制度的规定和要求，严把工程项目档案验收质量关。其次是组织人员。要在组织领导、各方人员参与的角度，重点做好工程项目档案验收工作的组织人员保障。要求业主方、建设方、承包方、监理方等单位分管领导，以及工程项目中档案管理、项目设计、工程建设、设备采购、安全监管等部门共同组成工程项目档案验收小组，负责整个工程项目档案验收协助小组，做好验收前的各项准备工作。再次是做好服务保障。为工程项目档案验收提供各种便捷、周到服务如，验收会场的选择、验收服务人员的确定、验收前的档案资料提供等，切实做好工程项目档案验收前的各项工作对接，为工程项目档案验收提供可靠保障。
        2.5加强质量监控
        在基建工程建设中，工程项目档案资料能够为工程顺利竣工和验收提供可靠、全面的参考依据和数据支持，进一步保障施工建设的顺利进行，有效提高工程施工质量。另外，档案管理人员要对相关资料进行整理、分类和保存，并积极参与相关资料的分发，确保资料分发落实到位，特别是重要的勘察数据资料，应加强保管，确保项目建设档案资料的全面性和实效性。
        2.6做好重大建设项目档案自检和专项验收工作。
        重大建设项目档案形成后，由工程管理部组织生产部、安环部、信息化中心，项目监理和公司综合档案室等相关人员对重大建设项目工程进行全面检查，对项目工程生产状况，设备运行情况，消防、环保、安全、卫生达标情况，工程决算，档案的分类、编目与归档情况进行全面检查。对归档文件材料不完整、不准确、不系统的方面提出整改与补充，通过采取以上控制措施，有效地提高了重大建设项目档案的归档率、完整率和准确率。在基本具备档案专项验收条件的情况下，形成档案专项检查自检报告，并向当地城乡档案馆提出档案专项验收申请。
        结束语
        综上所述，在工程项目中，作为能够直接反映工程完善的重要资料，工程项目档案能够对工程质量标准进行判定，其覆盖了工程施工全过程的各个环节，同时直接影响着工程项目施工过程及竣工验收等环节。通过工程项目管理工作的强化，能够使工程项目建设顺利开展和落实，其中项目管理中重要内容之一便是档案资料管理与监控，能够有效促进整体工程质量的提高。所以，在工程项目日常管理中要重视档案资料管理，与实际工程施工情况相结合，不断优化和完善档案资料管理制度，使工程建设能够与档案资料管理和监控同步实施，使档案资料管理与监控水平和有效性提高。
        参考文献
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        [2]付菁燕.基建工程项目管理中档案资料管理与监控的重要性[J].城建档案,2018(11):39-41.
        [3]方晓燕.浅谈基建工程档案管理模式探讨[J].卷宗,2019(3):65.
        [4]尹航.基建工程项目管理中档案资料管理与监控的重要性探析[J].福建质量管理,2019(11):225.