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网络环境下档案管理社会化服务阻碍因素与对策

发表时间：2021/4/12 来源：《基层建设》2020年第32期作者：朱伟伟

[导读] 摘要：新时代推进国家治理体系和治理能力现代化背景下，档案事业发展必须实施科技兴档、网络强档，充分利用网络信息技术提升档案管理社会化服务水平。

        山东电力工程咨询院有限公司山东省济南市 250013
        摘要：新时代推进国家治理体系和治理能力现代化背景下，档案事业发展必须实施科技兴档、网络强档，充分利用网络信息技术提升档案管理社会化服务水平。本文从档案信息较分散、网络化建设不足、服务职能应调整、服务意识还不够四个方面具体阐述了网络环境下档案管理社会化服务的阻碍因素。从加强数字化网络化建设、提高档案人员信息素质、推进完善基础设施建设三个方面重点阐释了社会化服务建设策略。
        关键词：网络环境；档案管理社会化服务；建议对策
        引言
        随着信息技术的发展，利用互联网和计算机实现档案信息化建设，是当前我国档案规划工作的重点。但是我国目前档案信息化建设更多应用于民生档案，政府工作等，企业以及事业单位对于档案信息化建设还未曾建设或是完善。本文的研究重点在于分析档案信息化建设的现状和必要性，对当前信息化建设过程中存在的问题加以阐述分析，最后提出对档案信息化建设的建议。
        当今时代发展的主题便是信息技术，我们所处在一个信息大爆炸的社会里，计算机的普及使我们每天都会接触到大量的信息，数字信息的丰富和更新使我们对信息管理的要求越来越高。记录信息的重要形式便是建立档案，在科技日新月异的今天，我们对档案管理的现代化和信息化的不断研究，使得我们更好的实现资源共享，因为档案信息建设所涉及到的内容较多，所以只有结合档案管理现状，建立档案管理信息化体系，才能将档案信息化建设的优势充分发挥出来。
        一、档案信息化建设的概念及现状
        档案信息化建设是指运用信息技术代替传统人工编制的纸质档案，结合时代发展的情况，对档案管理的新情况、新原则、新理论进行思考，在互联网环境中，更好实行档案信息社会化服务。实现档案信息化建设重点关注三个方面，首先是实现档案信息数字化，其次是实现档案的网站建设，最后是实现数字档案馆建设。
        以现代科学技术代替传统人工，这是现代信息社会的必然发展趋势。根据我国档案部门管理的要求，档案信息化建设对信息资源进行数字化管理，在现阶段，已经有许多单位先后开始实施档案的信息化建设工作。比如说档案信息网站的建立，只要通过互联网，便可查询档案资料，这使人们的工作变得更加快捷。
        二、档案信息化建设的重要性
        （一）使档案管理效率提高
        传统档案管理人员用手工进行资料收集、编辑、管理，然后提供给单位使用，员工工作量大、工作效率低下、费时费力。在实行信息化后，自动化、网络化的档案管理只需录入一次便可多次使用，还能通过网络可以实现信息共享。不仅如此，利用计算机还能进行信息统计，制作报表，使档案管理人员的工作效率更高。
        （二）使信息检索查询更方便
        传统的信息检索方式是由档案管理人员从纸质档案中找出所需要的信息，信息检索流程过于复杂。档案信息化建设后，档案管理人员可以在数据库中快速查询档案信息。不仅如此，还可以利用数据库进行模糊查询、分类查询，能从众多的信息中找到有关联的信息，这极大的方便了档案管理人员的工作。
        （三）提供更优质的服务
        档案管理的信息化建设使档案管理人员在在个人计算机进行资料查询，为信息数据的二次利用和科研活動提供坚实基础。档案管理部门的作用和职能已经不再局限于进行档案管理，而是成为了一个更加重要的信息中心。
        三、网络环境下档案管理社会化服务阻碍因素
        新时代档案馆（室）要充分利用网络技术优势，做好实体档案管理同时为社会档案用户提供优质便捷的社会化服务。目前，实现网络环境下档案管理社会化服务还存在以下亟待克服的阻碍因素。

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        （一）档案信息较为分散。不同系统、地域之间档案信息彼此隔离，形成“信息孤岛”和“数字鸿沟”，条块分割，各自为政，未能真正实现共建共享，互联互通，使得档案信息覆盖范围受限，难以被社会公众档案用户充分利用。利用数字化、网络化技术，将档案信息聚合，提升档案服务水平，满足社会公众档案用户多样化的需求，实现档案信息社会化和时效性，是档案事业发展的大趋势。
        （二）数字化网络化不足。档案网站是档案部门的窗口和平台，体现着服务、宣传和交流诸多功能。数字档案馆是网络环境下档案管理社会化服务利用的形式。档案数字化、网络化工作，进展相对缓慢。各级各类档案馆档案数字化工作总体推进缓慢，个体差异较大，在档案目录信息数字化、档案全文信息数字化、数字档案收集与利用、远程服务等方面投入的资金和力度不够。未能实现网络管理和检索功能，未能实现“一站式”服务，未能实现社会公众网络注册登录即可查询利用档案信息的目标。
        （三）服务职能有待调整。综合档案馆应全面实现为社会公众提供档案目录或全文的检索、下载、利用等功能，并与区域内各类档案管理机构实现互通互联。综合档案馆既要做好实体档案管理，又要对各类内部档案管理机构档案信息进行开发，成为档案信息中枢。指导各类内部档案管理机构档案数字化和网络化建设，更好服务社会公众。机关和企事业单位的内设档案室（馆）、专门档案馆和其他一些单位内设档案机构，除为本单位服务外，应调整和拓展社会化服务功能，原因在于其档案种类繁多，且大多属于民生类可开放档案，具有一定的专业性和权威性，社会公众需求较大。
        （四）现代服务意识不够。提高档案为经济和社会发展服务的意识不够自觉和主动，未能完全地为利用者提供优质高效便捷的服务。有待实现由传统管理转换为网络技术现代化管理，由人工调卷变为网上全文查阅，由“国家模式”向“社会模式”转变，由“档案本位”向“用户本位”转变，面向社会开发和整合开放的档案信息，满足社会公众对各类档案的利用需求。
        四、网络环境下档案管理社会化服务建设策略
        （一）加强数字化网络化建设。依托良好的网络环境和技术，建设符合国情、具备特色的数字档案信息服务平台，实现档案信息资源的互联互通。数字档案馆聚合不同地区、系统和行业的档案信息，社会公众需求量大且利用率高的档案作为开放档案发布和共享到档案信息服务平台，实现档案目录数据库或全文数据库检索。各级综合档案馆和各类内部档案管理机构共同形成档案门户网站，建设档案目录数据库、档案全文数据库、照片档案数据库、多媒体数据库等，构建档案馆群互联互通模式。制定档案数字化、网络化的标准、规范和制度。例如，网络环境下档案管理社会化服务的硬件标准和软件标准以及网络安全标准等，确保档案信息安全以及平台运行安全。
        （二）提高档案人员信息素质。信息素质是当今社会人应具有的基本素质，主要体现为信息意识、信息能力、信息道德、终身学习能力。随着互联网、大数据、云计算、人工智能的出现和发展，信息素质成为现代人不可或缺的重要素质，档案事业的发展更需要具备较高信息素质的档案人员。档案人员主动利用信息化管理手段，提高档案社会化服务水平。网络环境下档案管理社会化服务“具有强烈的互动要求，通过社会化管理所形成的互动机制，可以增强社会公众的参与意识”。档案人员工作中做到，正确使用网络工具，注重档案网络安全，运用信息采集技术、检索技术、处理技术、安全技术等各类技术，提高档案工作效率，提升社会档案用户满意度。
        （三）推进完善基础设施建设。为了破解“信息孤岛”的瓶颈和“数字鸿沟”的窘境，集中财力与人力，大力加强基础设施建设，配备先进的硬件设施和软件设施。加强区域性、全国性的档案信息检索与利用服务中心建设，配备强大的服务器，建设数字档案信息服务平台，使得数字档案馆拥有强大的分布式数据库，实现异地查询、异地利用、异地存储，彰显档案管理社会化服务功能，极大提高档案利用的效率。
        参考文献
        [1]李齐．公共档案馆职能拓展的“过程逻辑范式”及要义分析[J].档案学研究，2019.5
        [2]陈艳珍.浅谈档案信息化建设三要素[J].办公室业务，2018（02）：92.