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论加强工程档案管理促进工程建设质量孙文杰

发表时间：2021/4/12 来源：《基层建设》2020年第32期作者：孙文杰

[导读] 摘要：随着建筑行业发展速度越来越快，建筑施工企业也面临着较大的挑战，企业在发展过程中应注意各个环节的均衡发展。

        山东电力工程咨询院有限公司山东济南 250014
        摘要：随着建筑行业发展速度越来越快，建筑施工企业也面临着较大的挑战，企业在发展过程中应注意各个环节的均衡发展。建筑工程档案资料管理在企业管理中占据重要地位，越来越多的建筑施工企业在管理过程中重视建筑工程档案管理工作，从企业自身实际出发，运用科学的管理方式，构建有效的管理体系，提高管理人员的专业素养，推动了建筑行业的可持续发展。
        关键词：工程建设；档案管理；质量控制
        引言：
        建筑工程档案资料属于建筑企业的宝贵财富，是建筑企业在施工过程中经验与施工技术的积累，在建筑工程管理中发挥重要的作用。有效地对档案资料进行管理，不仅可以提升建筑工程的质量，还可以提高企业的经营利润。因此，对建筑工程档案资料进行科学、有效管理，无论对企业档案管理本身，还是企业未来发展都具有不可替代的作用。
        1工程档案质量管理的重要性
        1.1工程建设的重要组成部分
        工程档案记录建设过程、管理决策、材料使用等动态信息转化为静态信息的过程。因此，在工程建设的各个阶段都发挥着重要的参考和凭证价值，是顺利施工的重要依据。从工程建设的流程来看，主要包括施工准备阶段、施工阶段和竣工验收阶段。由于工程本身周期就长，工程档案也具备种类丰富、体量大、时间跨度长、涉及单位多等特点。此外，工程档案所记录的图纸、建筑材料等信息都要在竣工验收阶段进行检测，这些材料是否符合建筑设计的标准，合格后才能使用，这些检测资料是至关重要的，是保障建筑质量的依据。
        1.2有助于控制工程质量
        工程档案的种类丰富、体量大、时间跨度长、涉及单位多等特点决定其管理的复杂性。在现实管理工作中时常出现由于管理不力而导致的档案归档质量不高、标准不一、完整性不佳等情况，工程档案质量大大折扣，其价值自然也无法得到发挥。而质量管理则有助于推进工程档案的标准化、规范化发展，让各个参与主体更加明确自己的职责。在工程项目建设中，工程质量的评价是多方面的，不能仅从外观判断。这是因为工程项目建设是极为复杂的，工序众多且互相覆盖，如使用性能、安全等级等属性就要综合现场情况和现场记录进行判断。而工程档案记录了项目施工的每一道工序，是工程质量最为直观的体现。因此，加强工程档案质量管理，提高档案的完整性、真实性也有助于控制工程质量，为工程项目的竣工和验收提供高质量的参考凭证。
        2工程档案管理现状分析
        2.1档案管理意识不强，规章制度不健全。
        很多企业认为工程档案不能创造经济效益和社会效益，一味地重视工程建设，而忽视工程档案的重要性，对档案部门的资金投入不足，导致基础设施薄弱，软硬件水平不高，使得“巧妇难为无米之炊”的现象凸显。另外，也没有真正制定和落实相关的档案管理制度，并未将档案管理工作纳入单位工作的日程中，这必然阻碍企业发展的步伐。
        2.2建筑工程档案资料管理体制不规范
        很多企业都普遍认为建筑工程档案资料管理是一项可有可无的工作，这项工作是否有效对实现企业经营利润没有太大影响，因此，其逐渐放弃了对这些工作的人力、物力、财力的投入。还有很多建筑企业一致认为，建筑工程施工过程中，档案资料管理是否科学、规范，对工程整体质量影响不大，致使其放弃了在管理过程中对档案资料的有效管理，并没有制定有效的管理体制。同时，在建筑工程档案资料管理监督方面，相关部门也没有建立专人负责档案资料管理监督的制度，而施工监理单位为施工企业提供了各种优质服务，帮助施工企业在施工过程中对工程质量、工程进度和工程施工技术给予控制。所以，监理单位还应该在施工单位的档案资料管理方面承担相应的管理监督责任，确保建筑工程档案资料管理的全面性及有效性。

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        2.3建筑工程档案资料管理的信息化程度不高
        目前，很多企业在建筑工程档案管理中导入了信息化管理技术，但是档案管理工作中仍然没有做到信息管理技术的有效应用及实现全面信息化管理，信息化管理程度不高。一些极为重要的档案资料，目前还停留在纸质管理模式中，纸质档案受到天气等自然因素影响较大，在潮湿的环境中容易腐烂，严重的会导致无法修复，在一定程度上致使重要档案信息的缺失。另外，纸质档案保管还面临一个重要问题就是在需要时，难以较快查询，降低了建筑工程档案管理人员的工作效率。实现建筑工程档案管理信息化，不仅可以保存一些重要的档案信息，还提高了档案查询速度。
        3加强工程档案质量管理的有效对策
        3.1强化责任，推动工程档案管理规范化发展
        工程档案专业性强、管理环节多、参与管理的主体多，同时收集时间也较长，因此必须建立闭环的质量管理机制，才能够保证工程档案管理各个环节的质量。第一，建立完善工程档案管理组织机构，根据工作需要和管理要求细分岗位职责，实行专岗专责，强化责任落实。在管理层由分管行政的领导组织开展，在职能部门也要设置专人负责。第二，明确各个涉及单位的主体责任。其中，工程档案资料收集、整理的质量应由承担该环节的单位负责。参与单位应对工程档案上一环节归档资料进行审核验收，不符合规定的应打回整改，符合要求后方可进行移交。第三，构建PDCA循环质量管理机制，有针对性的对上一阶段发现的问题进行整改。对各个管理流程的使用现状进行综合分析，从全局工作的高度对每个流程进行细致的数据分析，探索各个流程合理性，同时定期对管理流程和系统进行更新，以保证管理始终能够适应实际工作的需求，进而提高质量管理效率。
        3.2提高工程档案数字化水平和信息化水平。
        随着新型信息技术快速发展，催生了大量的电子工程文件，必须要转变管理方式，工程档案的数字化和信息化是工程档案现代化管理的必然趋势，也为无纸化办公与OA系统的无缝链接创造条件。开发和构建工程档案数据库管理系统，与网络信息部门通力配合，开发工程档案数据库，完成综合类和竣工图档案的数字化扫描，逐步完善工程档案数据库系统的各项功能，系统应当涵盖对工程档案在线收集、整理、归档、在线咨询、服务与利用等多种功能，逐步实现增量档案数字化和存量档案数字化，使不同载体形式的档案信息得到转换与再现，实现工程档案信息资源的共建共享。
        3.3构建科学完善的档案管理体系。
        首先，设立工程指挥部。在工程审批立项的过程中，应当根据重点工程的建设需求，成立工程项目指挥部，这样可以方便协调和加强各部门之间的联系，确保工程有序进行。其次，配备专业的档案管理人员。在重点工程立项以后，应当配置专业的档案管理人员，这样可以做好相关工作，确保资料和图纸等得到更好的保管和收集。再次，工程完工以后，将资料移交给建设单位。当验收完成以后，档案管理工作人员，要依照合同的阅读，整理好相关的资料，同时移交给建设单位。最后，加强各部门的沟通。档案管理工作人员应当加强与指挥部的沟通，从而有效确保重点工程的质量。
        结束语
        综上所述，工程档案管理作为建设工程管理的关键一环，工程档案的系统化、科学化、精细化管理为工程的顺利开展创造了良好条件。同时，档案资源库就相当于市场竞争环境中的弹药库，在激烈的市场竞争中，档案资源丰富是企业综合实力的体现，更是企业在激烈的市场竞争中提升形象赢得胜利的关键。
        参考文献
        [1]苗英龙.档案信息化建设与工程档案管理的重要性分析探讨[J].卷宗,2019,9(21):134.
        [2]贺巧玲,潘运方.水利工程建设项目档案质量管理实践[J].城建档案,2019(10):52—55.
        [3]李莉兰.工程档案管理在建设工程中的重要性研究[J].建材与装饰,2019(10):159—160.
        [4]申琪.工程项目档案质量问题研究[D].郑州航空工业管理学院,2018.