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中专学校档案管理工作创新策略的思考

发表时间：2021/4/12 来源：《中国教师》2021年5月作者：李晓林

[导读] 随着信息化的不断推进，各级部门对档案的管理也逐步进行了创新改良。中专学校档案是教学活动、教学管理、教学评估等一项重要的资料。本文对中专学校档案管理现状与信息化时代档案管理工作的创新策略进行了相关研究，从学校档案管理现状、创新对策方面展开了分析思考。

李晓林四川省内江医科学校
【摘要】随着信息化的不断推进，各级部门对档案的管理也逐步进行了创新改良。中专学校档案是教学活动、教学管理、教学评估等一项重要的资料。本文对中专学校档案管理现状与信息化时代档案管理工作的创新策略进行了相关研究，从学校档案管理现状、创新对策方面展开了分析思考。
【关键词】中专学校;档案;创新管理;信息化;电子档案
中图分类号：G688.2 文献标识码：A 文章编号：ISSN1672-2051 （2021）5-187-02

        在当今互联网大数据时代，随着信息化的不断推进，各级部门对档案的管理也逐步进行了创新改良。学校档案是学校教职工相关教学活动、教学管理及学生相关活动记录的载体，这些被记载的内容都具有极其重要的保存价值。为了高效开展教学活动，深入了解教职工及学生情况，在档案的保存与管理上就应该引起学校的高度重视。
        1 档案在中专学校教学及管理上的作用
        1.1中专学校档案像一本“历史书”
        一所学校的发展，就像一个国家在历史长河中不断发展。如果一个国家、一个文明的发展史被记载在史卷里，那么相应的一个学校的发展、学校的历史等就会被记载在学校档案里。中专学校档案这本“历史书”里记载着学校相关教学活动、规章制度和活动总则等，是建校后一切文字材料的总和，透过学校档案就可以反映出一个学校的教学理念、教学方针、教学风格、组织结构和工作方式等[1]。
        1.2中专学校档案也像“行为指南”
        国家有法律文献，学校也有行为准则，一个完善的中专学校档案必然能让后面的管理者有理可依。例如，如果学校的一个学生触犯了相关章程，那么作为管理者，要如何处罚这个学生，以何种方式处罚这个学生较为妥当，这个时候就需要查阅学校档案给出合理的处决方式。所以，中专学校档案不仅仅只是负起“历史书”的作用，也充当着“行为指南”的作用。
        1.3学校档案记录着学生的成长轨迹
        学校档案管理的不仅仅是管理学校相关事宜，同时也为在校学生记录他们的成长轨迹，记录着他们学习过程中具有保存价值的内容，为学生日后发展提供清晰的轨迹。
        2 目前中专学校档案管理存在的问题
        目前来看，大多数中专学校对学校档案管理并没有足够的重视，没有认识到学校档案合理高效管理对学校建设的必要性。
        第一，管理资源匮乏，管理措施相对落后，跟不上时代进步。现在一般都讲究“专业对口”，但由于相当一部分的中专学校对档案管理工作的不重视，中专学校在档案管理时聘请的并不是专业对口人员，有的中专学校并没有设置专门的档案管理部门，不同部门各自记录与自己相关的档案，管理人员也有可能是学校办公室工作人员兼任或临时调配。由于不是对口专业人员，这些被临时调配的管理人员通常缺少专业的档案管理知识，在管理档案的过程中对档案材料的收集、整理、归档等方面也没有一定的业务能力[2]，甚至没有最基本的了解。相关管理人员业务能力的缺失，对学校档案的不重视，都会对学校档案管理造成巨大的损失。
        第二，管理体系薄弱不完善，执行力度不足。中专学校要想高效有序运行，都会设立很多的部门，每个部门各司其职，但由于对学校档案的不够重视，各部门整理归档自己部门的档案屡见不鲜，档案的完整性、集中性也就在这一环节中缺失。各个部门本来教育事物繁杂，还要接管一个本不属于自己业务范围内的任务，自然不会太上心，就算整理出来一个完整的档案，也会被分散在各个部门，不能够高效有序的调度。
        第三，学校档案交接时不够仔细，手续不完整，极易造成档案的缺失。中专学校档案管理人员如果不专业，就没办法对档案进行合理归档，那么在学生离校、管理人员离职等需要进行交接的时候，档案的交接就会变得十分困难。对档案管理认识不足，交接时随意移交，不按正规流程进行，需要检查的没有检查，需要签字的没有签字，需要整理的没有整理，需要清除的没有清除。没有专业的技能，在档案交接过程中会出现档案材料丢失、散乱，不合理的责任制导致了后续问题无法追责。这一切都是造成中专学校档案管理不完善的重大原因。

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        3 进行档案管理创新，改良制度方法
        第一，改良和完善中专学校档案管理制度、管理体系。在中专学校档案管理方面，有关从业人员可参照国家对档案管理的相关规定，针对出现的档案管理问题，逐步完善制度体系。完善责任制，明确分工，做出条例清晰的规章制度，让管理人员有据可依，使档案管理工作得以有效、有序的进行。为学校档案管理工作做好一切有效的积极措施[3]。
        第二，档案管理人员专业化。在强调“匠人精神”的时代背景下，从事中专学校档案管理工作的人员也应具备完善的对口学科知识，日益精进专业技能。如同画素描需要具备扎实的绘画技巧一般，在档案管理工作时要求相关人员具备扎实的业务能力，这样才能保证在学校档案管理工作上做到“低出错”，甚至“零出错”。学校在聘请相关从业人员上选择细心、能吃苦、业务能力强的人才管理工作，积极开展档案管理技能的培训工作，让档案管理人员不仅拥有扎实的专业技能，也紧跟时代发展的步伐，进行合理的、科学的创新。
        第三，配备先进的管理硬件设备，提高硬件實力，保障管理工作的进行。学校硬件设施不仅仅在教学辅助方面起着关键性作用，在管理水平方面也有着重要作用。在信息化的今天，档案管理也需要坚实的硬件基础。好的硬件设施可以有效帮助档案的整理与归纳。学校方面积极将档案设施纳入学校基础建设范围，完善相关设施硬件，信息化管理和档案库存管理同向进行。中专学校应该建立专门的档案管理室，做好档案管理室的基础防护工作。完善学校硬件水平在一定程度上有利于档案管理工作的高效进行。                             4 利用信息化对中专学校档案进行高效管理
        创新发展是时代的主旋律，对中专学校在档案管理方面提出了更严格的要求，有了更加严峻的挑战。考虑到学校档案信息数据的庞大性与信息化时代的特性，将信息化合理运用在学校档案管理体系中也就顺理成章。在开展实际工作中，充分利用互联网带来的便利，逐步将传统的纸质存档这一归档方式，扩展到纸质存档与信息化存档共同进步，做到档案信息化，数据化[5]。计算机的高效性节省了很多人力物力，促进了档案信息化水平的提升。利用现代化的科技手段，一方面提升了中专学校档案管理的高效进行，另一方面也方便了社会各界进行查阅，符合信息资源共享的理念。
        第一，建立电子档案室，研发中专学校电子档案管理中心网页。档案数据资源庞大，自然需要一个专门存放的档案室，和传统的档案室不同，在信息化高度发展的今天，建立一个中专学校自己的电子档案室是开展一切管理措施的基石。有了基石也就需要进一步搭建完善的网络体系，中专学校应进行中专学校电子档案管理中心网页的开发利用[6]。随着学校信息管理部门局域网的形成与逐步完善，也就方便管理者和学校用户等进行检索工作。
        第二，利用计算机网络进行档案搜集工作，将所搜集的电子文档自动上传。计算机网络的方便处其中很直观的一点就是信息处理速度非常快，高效、低出错率[7]。电子档案不同于纸质档案，有这些优势，档案的搜集就变得更加方便，只要用户登录网页进行上传也就可以了，大大降低了相关部门收集难度，提高了收集效率。
        第三，将所收集的电子文档利用计算机的数据处理进行分类归档。收集之后要更好的检索，运用，就需要计算机做好分类归档的工作。要求中专学校在建立网站时就要做好辅助认证工作。归档电子文件要采用通用标准以保证电子文件的真实性。
        5 结束语
        总之，在当今互联网时代、共享经济及全球化大背景下，创新已经是必不可少的一项重要技能。在中专学校档案管理工作中，结合本校实际开展创新，既有利于学校档案的收集保存、学校教学工作的良性发展，也顺应了时代的要求。而存储信息化也大大方便了管理人员对档案的采集整理，是一项极具现实意义的工作创新。
参考文献：
[1]王晓云.浅谈中专学校人事档案管理中存在的问题及對策[J].黑河学刊，2013（5）：174-175.
[2]林东生.浅谈中专学校人事档案管理存在的问题与对策[J].档案与建设，2009（5）：26-27.
[3]裴菊梅.浅谈新形势下中专学校档案管理中存在的问题及对策[J].吕梁教育学院学报，2010（3）：65-77.
[4]王栋.中职学校档案工作创新思考[J].课程教育研究：学法教法研究，2015（19）：183.
[5]杨乌兰.将电子档案管理引入中专学校档案管理中的方法[J].现代职业教育，2015（29）：149.
[6]张艳丽.浅谈中专学校档案管理队伍建设[J].档案时空，2010（6）：43-44.
[7]陈玲.浅谈中专学校的档案管理[J].大众科技，2005（5）：138-139.