郑铭阳
广东电网有限责任公司惠州大亚湾供电局 广东省惠州市 516081
摘要：本文分析了新时期对供电企业档案收集与归档工作管理的要求，并通过对当前现状的分析，指出工作中存在的问题。
关键词：供电企业；档案；管理工作；存在问题
中图分类号：U760 文献标识码：A
引言
新时代供电企业要建立系统完善的管理体系，围绕着文书档案管理运转中的问题完善管理制度，对管理设备进行不断更新和完善，使文书档案的各项内容有效优化，并配备高质量的专业管理人才和技术人员。据此，笔者有针对性地探究文书档案管理环节中存在的不足或者缺陷，提出对文书档案管理进行优化和改进的措施。
1、档案管理的重要性
1.1、促进供电企业快速发展
实现文书档案管理规范化可以解决传统文书档案管理工作随意性大、标准低、配合不足等现实问题，可以保证文书档案信息的完整，理清供电企业行政工作的发展脉络，记录供电企业各项工作的基本进程。健全、完善、规范的文书档案管理体系可以确保文书档案实现有效分类，优化组合和科学编目，规范化的文书档案管理方式还能够进一步检查问题和提高文档的质量水平，间接反映行政工作的得失，发现日常工作中存在的疏漏，以及总结供电企业的发展变化。
1.2、事业单位应当高度重视文书档案管理的意义，强化对文书档案管理认知，促进全员上下积极接受领会先进文书档案管理工作的方式方法。首先，文书档案管理人员应当积极展示文书档案管理规范化的运转成果，注重以视频演示、主题宣传、海报张贴等方式引导全员上下关注文书档案管理工作。其次，针对文书方案管理中存在的缺陷或者不足进行及时有效的发现并作出切实的整改，以此更有效的构建更规范化系统化的文书档案管理程序和管理工作机制。
2、供电企业档案管理工作存在的问题
2.1、兼职人员管理
供电企业的文书档案目前由办公室的兼职档案员负责，兼职档案员一般只接受过档案管理的基础知识培训，对真正的档案管理一知半解，缺乏实践经验。随着档案的发展与进步，兼职档案员所掌握的知识也与现实脱节，对于一些新的文书档案管理的规范不了解、不掌握。加上办公室日常的会务和事务工作，往往占据了兼职档案员的所有时间，对于文书档案的日常管理容易忽视，年底档案移交也是突击完成，不能系统地进行档案整理，影响了档案的整理质量。
人员配置不当。文书档案管理在日常工作中并不占据核心位置,因此,在具体工作开展时,时常调配一般管理岗位人员完成相关任务,未经专业档案知识培训且身兼数职,对管档要求、档案材料收集、整理、归档等业务了解不深,对档案工作精力投入不足,对本单位各部门的文件材料形成、归档工作及所属单位的归档工作不能进行很好的监督指导,一定程度上影响和制约了文书档案的专业性、规范化发展[1]。
2.2、缺少必要的领导重视
当前，供电企业领导对文书档案管理的重视不足，无法形成一个科学的文书档案管理机制，相关部门也没有高度关注文书档案管理工作的重要性和必要性，在实际的操作过程中，缺乏信息的沟通和资源的共享，相关部门各自为政，无法实现协同作业，在这样的情况下就会影响到文书档案管理工作的正常有序开展。例如，部分领导在日常工作中没能发挥公文的指导和组织作用，不能通过文件的形式记录供电企业基层干部反馈的新问题、提出的新建议，无法以文件的形式记录供电企业的各项行政工作。还有的供电企业领导不能在决策或重大项目的实施中调阅行政档案，无法通过行政档案为供电企业的机构改革提供强有力的支持。
2.3、档案管理信息化建设不足
档案管理信息化建设不足也是供电企业后勤档案管理工作当中所存在的重要问题，这项问题的存在会导致供电企业后勤档案管理工作效率较差，同时也会降低档案管理工作的质量以及水平，影响到集中各项工作的开展。
当前时代为信息化时代，网络计算机设备在社会的各个领域当中得到了极为广泛的应用，并且取得了良好的应用成效，所以将信息化设备应用到供电企业后勤档案管理工作当中也具有极为重要的作用，其可以实现档案管理工作效率的提升，实现对于后勤档案的信息化管理。
2.4、管理力度不强
目前，办公室文书档案的存储阶段和归档阶段，需要办公室工作部门和档案管理系统进行深度关联，第一时间把生成的档案提交，同时档案管理部门也要根据已经建立的规章制度完成任务。目前的管理力度不强表现为，本质上难以全面控制所有部门工作人员的思想，尤其是在人员经验储备量大幅增加阶段，管理部门的工作容易小幅松懈。档案的精细化管理中，该问题本质上不允许发生，只是在一定程度上难以避免[2]。
2.5、文书档案管理的设施设备不全
办公室的文书档案没有专门的保存和相对保密的硬件设施，保存地点一般都在普通办公室的文件柜中，相对公开，没有湿度、温度、消防等专业监测。大部分纸质档案会随着时间、温度、空气湿度等环境变化发生改变，影响档案整体质量。档案未归入综合档案室前没有档案的借阅审批流程和管理规范，在科室内部或科间借阅中会出现遗失，也没有权限审批，档案的信息安全得不到保证。
2.6、文书档案收集和归档力度较小
文书档案收集方式较为单一。归档文件材料修整完毕，需要使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。目前很多企事业单位在进行文书档案收集过程中，仍采用传统较为单一的方式，这对于少量的文书档案收集来说，不会带来较大影响，但是随着企事业单位业务的不断拓展，文书档案数量也势必会增加，此时再应用传统的收集方式，难免会增大文书档案收集的难度，影响档案管理的水平，阻碍企事业单位相关工作的开展[3]。
2.7、文书档案管理者缺乏专业性
文书档案管理是特检机构档案管理的重要部分。文书档案管理的目标是更好地为特检机构的发展服务。特检机构在进行文书档案的管理时方法过于传统和单一，部分特检机构并没有将办公自动化系统融入其中，纸质文书档案储存方式多是将传阅收录的内容按照保存年限：永久、30年、10年分类别记录在案，然后配置文书档案文件盒，并置于专门的档案室中交由专人保管。而在调用查阅文书档案时，需人工花费大量的时间寻找，这在无形中加大了工作人员的工作量，导致办公自动化背景下文书档案管理的质量无法达到预期要求。
2.8、传统的文书档案保管方式逐步向电子档案管理方式转变，借助于计算机设备，不需要繁杂的纸质档案。特检机构文书档案管理人员将纸质文档电子信息化,将整理的资料录入电脑，用计算机技术进行档案序列的自动编号、自动检索，这样不仅能够有效地提高档案内容查找和应用的效率，完成管理工作,而且大大减少了档案管理人员的工作量，工作效率有了大幅度的提升；传统文书档案管理规范化程度不足，造成应用过程中人工查询费时费力。信息化文书档案管理有效优化了管理工作程序，大幅提升了工作管理效率[4]。
结束语
综上所述，在我国科技快速发展的大数据环境下，在办公自动化背景下，单位文书档案管理需与时俱进，逐步向数字化、信息化文件管理转化。文书档案管理人员要有效利用电子科技高速发展的优势，更新创新管理理念，掌握和不断探索学习新的档案管理方法，才能有效提高文书档案管理的水平及质量，提高文书档案管理的效益，使文书档案为单位发展、为社会进步提供参考。
参考文献：
[1]钟成.新时期提升医院文书档案管理质量的研究[J].办公室业务,2020(22):121-122+150.
[2]郑静.企业文书档案管理工作现状及创新路径探讨[J].企业改革与管理,2020(04):50-51.
[3]李良.“互联网+”背景下高校文书档案管理的困境及应对措施[J].办公室业务,2020(03):138+140.
[4]张译之,耿宝.基于国企档案管理的重要性及有效措施分析[J].东方企业文化,2019(S2):117-118.