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新时期事业单位档案管理工作创新思考李菁

发表时间：2021/4/12 来源：《基层建设》2020年第32期作者：李菁

[导读] 摘要：事业单位档案管理不同于其他档案管理，其中的档案资料非常完善，保存了以往所有活动中形成的文献、照片以及影像等，能够提供参考和借鉴意义。

        潍坊工程职业学院山东潍坊 261041
        摘要：事业单位档案管理不同于其他档案管理，其中的档案资料非常完善，保存了以往所有活动中形成的文献、照片以及影像等，能够提供参考和借鉴意义。因此，基层单位要认识到档案管理工作的重要性，并立足于实际，不断加强基层单位档案管理，从整体上促使基层单位档案管理效能提升。本文简要分析新时期事业单位档案管理工作创新策略，希望可以为相关工作者提供帮助。
        关键词：新时期；事业单位；档案管理；工作创新
        1 提高基层单位档案管理效能的重要性
        第一，当前我们正处在“双创”的社会宏观背景下，如何超越或突破传统档案管理模式是摆在基层单位档案工作面前亟待解决的问题。在新时期，要想提高基层单位管理效能，就要坚持与时俱进，构建科学、现代的档案管理架构，摆脱传统档案管理理念或是档案管理系统的制约，通过科学的收集、保管档案信息，以便最大化地发挥档案的价值，从整体上促使档案管理工作水平和效率提升，为相关单位的稳健长远发展提供强有力的保障。第二，有助于提高档案资源的利用效率。当前部分基层单位在具体的档案管理中，由于单位管理者没有从思想上认识到做好档案管理工作的必要性，加之档案管理人员对传统人工管理模式的延续操作，因此，在档案资料的编制和保存方面比较随意。在新时期，想要提高档案管理效能，相关单位要投入人力物力，引入先进技术和管理方式。与此同时，档案管理人员要与时俱进，加强学习，强化专业知识，充分利用信息技术，科学有序地对档案资料进行收集、整理、编制、存储。便于在使用档案的时候，快速及时找到档案信息资料，提高相关工作人员查找档案的主动性，从整体上促使档案利用效率提高。
        2 新时期事业单位档案管理的现状
        2.1管理设备陈旧
        当前，部分行政事业单位数字化档案管理受限的主要原因是现代化设备不足，部分单位只将计算机用于日常工作，未将其在纸质档案数字化转换中充分利用。县级、镇级行政事业单位设备相较而言更为滞后，部分单位只有几台老旧的计算机设备，相关硬件以及系统并未得到及时有效更新，无法推动档案管理向数字化转变。除此之外，部分单位尚不存在规范的档案管理制度，对于档案的归档保管缺乏行之有效的制度和标准，档案随意摆放，不定时进行整理和清洁，且不重视防霉、防火工作，极易造成档案的损毁和丢失，造成档案资源浪费。不仅如此，一些行政事业单位仅将档案管理工作理解为档案的保管，而对于其开发和利用则重视度不高，进而致使档案积极意义无法得到充分发挥，遑论推动其向数字化发展。
        2.2 人员整体素质不高
        行政事业单位档案管理人员知识以及理念更新的速度滞后于信息化推进的速度，个人专业素质无法满足现代档案管理需求。数字化档案管理与人工管理相比有较大差异，但是行政事业单位档案管理人员对工作内容的认识缺乏，在信息化背景下仍沿用传统工作模式实施管理，致使工作质量以及工作效率迟迟得不到有效提升。不仅如此，社会发展趋势使得行政事业单位档案信息猛增，人员对于档案信息的使用频率也越来越高，但是部分相关工作人员服务意识缺乏，不主动询问办事群众的需求，甚至不时出现冲突、误会等，严重影响了工作质量。另外，事业单位内部拥有计算机能力的专业技术性人才严重缺乏，在很大程度上阻碍了档案管理向数字化发展。
        3新时期提高基层单位档案管理效能的路径
        3.1健全档案管理制度，做好档案管理工作。
        基层单位要认识到档案管理工作的重要性，并立足于实际，采取措施，建立健全档案管理制度，在以上过程中，要做好两方面工作：一方面，需严格根据档案法律法规，针对性地制定档案收集、档案文件存储范围、档案保管期限等；另一方面，还要构建档案资料鉴定、分类、收集、保管、统计、检索、调阅、利用以及销毁制度。

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除此之外，还要构建突发事件应急管理、档案管理设备维护、信息安全保密等制度，基层单位通过这些制度，进一步明确档案管理人员的工作范围、工作纪律、岗位职责。为最大限度调动档案管理人员工作的积极性和主动性，还要定期检查档案管理工作，从而更好地确保档案管理人员完整有效地收集档案，高效有序地做好档案科学分类，合理组卷、规范整理，充分利用，通过这些举措，切实做好档案管理工作，最大限度发挥档案的价值作用。
        3.2投入人力、物力、财力，切实加强硬件建设
        我们正处在新时期，为进一步完善档案管理工作方式，全面促使基层单位档案管理事业的长远发展。一是基层单位需要根据自身实际情况，加强档案管理硬件建设，这就要求基层单位从财力、物力、人力方面进行合理规划，引入先进设备设施，以实现档案资料管理的网络化和资料存储的数字化。二是事业单位应该将这项工作有效纳入年度预算中，进一步落实经费，根据单位的实际情况，购买或引入档案软件设备和管理硬件。根据需要，建设合格的现代化档案库房，在这个库房中，需严格根据防污染、防尘、防高温、防火、防盗、防鼠等相关标准，在库房内配置消防、防盗、监控、温度湿度控制的设备。三是基层单位需构建数字档案管理制度，同时还要根据实际情况，构建档案信息安全防护体系，通过科学合理的档案管理体系，防止重要档案信息外泄、丢失，有效利用或是保存电子档案。
        3.3保障数字化环境的安全
        信息技术的发展应用对于提升档案管理有效性、缓解人员工作压力、减少管理成本等有积极的意义，但是与此同时，互联网大范围使用带来的档案信息安全风险也不容忽视，档案存在信息泄露风险。行政事业单位在应用数字化管理模式的同时，必须将信息安全的维护作为重要工作内容，避免信息泄露以及信息丢失、损坏等情况出现。信息技术的发展使得网络病毒更新速度加快，为应对这一问题，行政事业单位应加强自身信息化水平，及时更新病毒查杀技术，为档案信息安全提供保证。为避免出现因系统故障或网络漏洞造成的信息遗失，档案管理人员要提前做好数据备份工作，最大限度地减少因网络问题带来的损失。除此之外，档案管理部门可以设立专门信息小组，或者同单位信息管理部门合作，实时更新防护系统、操作系统等，使单位档案管理保持时效性和先进性。
        3.4加强档案管理人员培训
        数字化管理的趋势使得行政事业单位内部对于专业数字化管理人才的需求加大，只有专业人员才可能实现传统管理模式的更新和转换。一是基层单位要通过各种途径积极引入高素质的档案管理人员，加强专业人才队伍的建设力度，从整体上促使档案管理人员综合素养的提升。二是基层单位要通过“走出去、引进来”，定期开展档案管理专业知识培训教育，同时还要定期开展现代信息技术应用比拼工作，通过这样的举措，提升档案管理人员的专业技能，为提高基层档案管理效率奠定良好的基础。三是为提高档案管理人员工作的积极性。基层单位还要制定激励制度，定期通过成果比拼，知识竞赛等，促使其积极性提升，从而更好地培养档案管理人员的职业素养，真正意义上构建一支高素质复合型的档案管理人才队伍，助推基层单位稳健长远发展。
        结束语
        总之，档案管理工作对于新时期的事业单位工作的开展有着非常重要的实践意义。在新时期的发展中，事业单位管理人员应当认识到自身档案管理工作中的不足之处，逐步优化档案管理流程，积极采用全新的档案管理方式，综合促进档案管理工作规范化、科学化发展。
        参考文献
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