张燕
浙江省义乌市国际商贸学校 浙江省 义乌市 322000
摘要：在传统的高中档案管理工作中，存在着效率低、工作量大等问题，不仅费时费力，还极易出现纰漏与失误，影响档案管理工作的正常进行。随着信息技术的高速发展与日益普及，在高中档案管理工作中，应当紧跟时代步伐，及时引入信息化管理模式，充分借助现代化信息技术的优势完善档案管理，使得档案资料的录入、归档、查找更加准确、快速与便捷。
关键词：高中；档案管理；现代化建设
1顺应潮流，与时俱进
近年来，互联网、大数据、数字技术实现跨越式发展，推进了社会各行各业的信息化发展进程，同时，也使高中档案管理迎来了黄金发展期。在新形势、新背景下，高中档案管理人员如何突破传统的档案管理瓶颈，构建一个信息海量、资源共享、服务高效的现代化档案管理体系，是当前档案管理各项工作的重中之重。
1.1应用信息技术，简化办公流程
对于学校而言，档案管理的先进与否直接关系到整个学校基础管理工作的质量优劣，同时也牵涉学校的对外形象，因此，加快建设档案管理现代化体系迫在眉睫。目前，学校的档案管理已经建立了比较成熟的信息管理系统，档案管理人员应依托于现有的信息技术，不断创新管理模式，不断优化办公和精简办公流程，使档案管理实现信息化，办公流程实现自动化。比如在档案归档过程中，需要建立卷号，打印卷皮，档案管理人员在借助于计算机中的专用档案卷皮设计软件，事先预设好卷皮尺寸、页边距、字体、字号大小等技术参数，然后形成一个固定模式的电子模板，当涉及到打印卷皮的工作内容时，管理人员可以直接从存储硬盘当中调取电子模板，只需要改动文字与归档日期，就可以快速输出档案卷皮，既节省了建档、归档时间，同时，也统一了卷皮格式，大幅提升了工作效率。
1.2无纸化办公，共享式资源
信息技术的高速发展催生出一种新式的档案类型，即电子档案，该类型的档案具有信息存储量大、占用空间小、资源更新便捷高效等特点，受到档案管理人员的普遍青睐。电子档案的推广使用也逐渐淡化了纸质档案的实用功能，逐步形成了一个无纸化的办公环境，不但节省了购买纸张的投入成本，同时，也为档案查询、档案借阅提供了便捷渠道。比如过去，如果任课教师要查询往年的具有代表性的课程教案，需要翻阅大量的逐一核对教案的年限与具体日期，由于教案的归档名目具有较高的雷同率，教师在查询时，往往依次对档案名目进行筛选，浪费了大量的宝贵时间。而建立了电子图书以后，任课教师只需要在计算机系统中的查询栏内输入档案的名目、年限等信息，查询界面就会立即出现教师所需要的档案资料。此外，档案管理人员借助于互联网技术，网罗多方面档案资料，比如关于学校的时事报道信息、表彰通告，其他学校的管理经验、教学经验、科研信息等，都可以作为电子档案资料存储在档案管理系统或者云数据库当中。这种便捷高效的网络资源共享模式不仅丰富了学校档案室的馆藏内容，而且也对提升学校的管理水平、教学水平提供了全方位、多元化的信息资源。
1.3资源转换快捷，检索通道高效
学校档案管理人员可以借助于现代化的电子设备随时随地将现有的纸质档案转换为电子档案资源，比如扫描仪、数码照相机、数码摄像机等，这些高科技电子工具能够快速扫描或者提取纸质档案的内容，进而将纸质档案转换为图片格式、视频格式的电子档案，如果档案资料需要重新进行编辑，也可以将图片格式转换为word或者wps的可编辑文档格式，为档案管理人员提供了便利条件。而依托于大数据技术建立的档案数据库，能够同时存储巨量的档案信息，包括文字信息、图片信息、声音信息、视频影像信息等。档案查阅人员只需要登录档案信息系统，就可以直接在检索界面搜索到所需的内容。比如学校基建办需要查阅2016年度的学校教学楼扩建资料，查询人员登录系统后，进入资源检索界面，输入“教学楼扩建”“2016”等关键字词，检索界面就会立即出现该年度的档案资料，如果需要纸质资料作为参考，既可以查阅档案室的纸质档案，也可以通过打印的方式，直接输出所需的资料内容即可。
2提高档案管理工作认识，按照统一标准开展工作
由于高中档案管理是一项十分复杂与繁琐的工作，涉及到的工作量较大，只有借助信息化手段，才能够满足当前的工作需要。在高中档案管理工作中，由于深受传统观念的影响，一些领导和管理者对该项工作的认识不到位，没有意识到档案管理推动教育教学发展的作用和重要性，以至于影响到档案管理工作的信息化进程，以及工作效率。这就需要高中学校领导与档案管理工作人员转变对档案管理工作的看法，认识到这一工作在学校发展中的特殊作用，扩大宣传力度，及时引入信息化管理模式。而且要积极探索科学有效的档案管理机制，通过档案管理工作促进教育教学工作的发展，为全校師生提供高质量的档案资料，借助信息技术的优势优化档案管理的过程和模式。同时，在高中档案管理信息化发展过程中，应当按照统一的标准开展工作，保证工作模式与流程的规范化，可以结合具体内容建设数据库服务，利用网络工具和平台实施档案管理。目的是保证高中档案管理在信息化建设中可以实现管理制度、程度和依据等标准化，避免传统工作中不同部门互不配合现象的出现，做好新时期的档案管理工作，切实提升工作的实效性，方便人们快速、高效、准确的查阅信息。
3强化档案管理设施建设，提供信息化的物质条件
传统档案管理以纸质资料为主，以手动记载、查阅为主的工作方式难以满足当前的实际需求，随着信息化的日益普及，为高中档案管理工作提供创新改革的契机，不过离不开基础设施的支持。高中学校与相关教育部门需扩大对档案管理设施建设的资金投入力度，为档案管理工作提供良好的基础设施，包括硬件与软件两大方面。因此，高中学校应该根据本校实际需要配备扫描仪、打印机、复印机、计算机，及软件系统，这些均是推动档案管理信息化发展的物质条件。并据此建立相应的数据库，把本校的档案信息和资料录入到数据库中，以电子形成保存、归档、更正和整理，提升档案管理和搜集的质量。而且要想更好的发挥软件性能，需优化软件管理系统和提升管理效率，高中学校可以购买档案信息管理系统，提升纯粹依靠计算机进行资料录入和管理的工作效果与效率，或者寻求软件公司合作，开发出符合学校实际情况的档案管理软件，提升系统的针对性、可行性与可操作性，有目的性的解决档案管理问题。此外，高中学校在档案管理信息化发展中，面对计算机设备故障、不足等问题，要加大资金投入，及时更新和配备设备，以免因故障问题导致档案信息损毁或丢失。
结束语
高中档案管理的现代化建设是一项长期而艰巨的任务，单单依靠于档案管理人员的个人能力远远不够，必须动员与集合全学校各级领导、教务人员以及广大教师的力量，用积极进取的精神、开拓长远的视角、现代科学的理念将档案管理工作做扎实、做精细。同时，充分发挥档案现代化管理模式的优势，为学校的各级领导、广大师生提供更加优质、高效、便捷的服务。
参考文献
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