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基于信息化背景下事业单位文书档案管理探析

发表时间：2021/4/13 来源：《基层建设》2020年第32期作者：朱业菲

[导读] 摘要:事业单位在摒除传统手写档案管理方式的基础上，推行无纸化办公，能为各个部门的工作提供依据，方便工作人员查阅资料与档案。

        身份证号37012519840121xxxx 山东济南 251400
        摘要:事业单位在摒除传统手写档案管理方式的基础上，推行无纸化办公，能为各个部门的工作提供依据，方便工作人员查阅资料与档案。基于此，事业单位需要不断加大档案管理资金投入，适当引入软件设备与硬件设备，以此加快档案管理的改革速度，健全档案人才培养机制，并加大档案安全管理力度，保证事业单位档案的安全性与实效性。档案管理是事业单位不可缺少的基础工作，其是否受到重视及发挥应有作用越来越成为影响单位快速、健康发展的因素。文书档案管理是事业单位档案工作的关键部分，档案人员务必要顺应网络信息时代的发展需要，认识文书档案管理信息化的重要性，并积极探索其推进举措，保证事业单位档案事业稳定发展。
        关键词:事业单位；档案管理；文书档案；信息化
        1 事业单位开展档案管理工作的意义
        在当前市场经济发展速度不断加快的背景下，事业单位也对自身的发展要求与方向进行了相应调整，档案管理工作受到单位的重视。积极落实档案管理工作，能为事业单位创造相应的经济价值与社会价值。事业单位要想在多变的市场环境中占据有利地位，需要规范化实行档案管理工作，运用科学的信息化管理模式，不断创新、完善单位档案管理工作。事业单位要想实现发展与进步，需要保证各项工作互相配合，通过综合分析工作流程与管理模式，编制合理化的档案管理方案。事业单位的档案管理处于重要的改革阶段，需要单位发现合适的落脚点，并收集广泛的信息与资料，落实集成化的管理工作，建立内部档案数据库，以此分析档案基本内容。此外，还要结合新时期的发展目标，科学化评估事业单位现状，并调整单位的中长期发展规划，培养更多的高素质人才。
        2 文书档案规范化管理的改进措施
        2.1 宣传文书档案管理重要意义
        事业单位应当高度重视文书档案管理的意义，强化对文书档案管理认知，促进全员上下积极接受领会先进文书档案管理工作的方式方法。首先，文书档案管理人员应当积极展示文书档案管理规范化的运转成果，注重以视频演示、主题宣传、海报张贴等方式引导全员上下关注文书档案管理工作。其次，针对文书方案管理中存在的缺陷或者不足进行及时有效的发现并作出切实的整改，以此更有效的构建更规范化系统化的文书档案管理程序和管理工作机制。第三，形成文书档案管理的协调机制，构建上下联系的文书档案管理沟通体系，积极了解基层单位在文书档案管理中存在的问题，做好基层文书档案管理人员的思想工作，促进基层各部门主动配合地开展好文书档案管理工作，切实解决文书档案管理中的现实问题。
        2.2 建立健全文书档案管理制度
        为了提高文书档案管理的整体水平，应当加强文书档案管理制度建设，形成规范化的文书档案管理的运转机制与考核标准，更好地提高文书档案管理的质量水平。首先，明确文书档案管理的责任分工，确定文书档案管理的具体标准，优化文书档案运转的基础流程。其次，经常性地查找文书档案管理运转中的漏洞，以制度化的方式修订事业单位文书档案管理办法，着力构建科学的文书档案管理工作体系。第三，进一步加强和落实文书档案管理绩效考核机制，使制度内容能够在实践的过程中充分落实，使制度的执行效力和规范作用得到充分加强，推动文书档案管理制度得到切实执行。
        2.3 加强对文书档案管理工作人员的培训
        优秀的管理工作者是促进文书档案管理运行的主体，是使档案管理有序进行的有利保障，为了使文书档案管理信息化，各单位应组织人员培训，培养一批专一的文书档案管理人员。与此同时，各单位应注意对文书档案管理工作者进行综合素质、业务能力的培养，可以采取专业培训、学历教育、进修学习等方式，来提升文书档案管理人员的相关能力，使其能够做好自己的本职工作。

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此外，各单位要注意对工作人员进行法律法规的教育，提高自身的思想道德品质，努力提高工作人员的责任意识，避免有人滥用职权造成信息的泄露，带来不良的后果。
        2.4 开发专业的软件系统
        为了提高文书档案规范化管理水平，应当开发专业的文书档案管理软件系统，在电子文档日益成为文书档案主要形式的当下伴随OA办公系统的日益普及，还要规范文书档案的运转方式，发挥计算机等现代科学技术在文书档案管理过程中的价值，积极采用现代化的方式，提高文书档案管理效率。首先，全面升级文书档案管理的软硬件设备，注重配置必要的文书档案管理计算机终端，推动文书档案管理向电子化的方向转型。其次，完善文书档案管理标准，使文书档案管理系统与OA办公系统的同步。第三，树立大数据、云存储的服务理念，发挥智能技术设备在文书档案管理中的重要作用，着力运用智能化的方式减少文书档案管理人员的手工压力，提高工作效率。
        2.5 健全电子档案管理机制，明确档案管理标准
        档案管理工作是一项需要工作人员认真、严谨对待的工作，如有疏忽、纰漏，会影响其他工作正常进行。因此，事业单位应健全电子档案管理机制、明确档案管理标准等。①事业单位不仅要梳理电子档案的管理流程，还要细化、规范流程，合理配置单位内部的资源，降低电子档案管理的成本支出，实现电子档案管理的专业化管理。②明确单位各类型电子档案的格式标准，统一处理与录入电子档案，如：针对文字类的电子档案，可以利用PDF格式存储；对于图片类的档案，需要保证图片的清晰度，使用高清格式进行存储。③事业单位要尽快出台《纸质档案数字化技术标准与技术规范》《电子执法档案暂行管理办法》等规章制度，对档案管理行为进行约束与监督。在明确安全管理责任的基础上，建立健全绩效考核机制，从上到下对各个部门的档案进行管控，保证档案的安全性与准确性，不断提升整体的档案管理效率。
        2.6 构建必要的保障体系
        首先，发挥信息系统在文书档案管理中的重要作用，进一步保障文书档案网络运转的安全，倡导大力建立更加科学的文书档案的备份系统。其次，在信息文档与纸质文档同步的当前，应当基于“两套制”的现实合理分配，有针对性地建立文书档案管理制度，推行相关的文书档案管理标准。第三，加强电子安全防控体系的建设工作，形成专兼职文书档案管理人员的相互配合与有效沟通机制，着力形成更加安全的文书档案管理工作体系，达到全面提高文书档案管理质量目标。
        结语
        在档案管理工作过程中，传统的档案管理模式已经逐渐被淘汰，现代档案管理模式应以科学化的创新思路为基础，建立信息化平台，逐步完善档案管理机制，储存国家政治经济建设等方面的重要信息，避免出现档案信息不完整、档案丢失问题发生，同时减轻档案管理人员的压力，提升事业单位的整体管理效率，保证单位档案的安全性。事业单位文书档案是组成国家档案的重要部分，有效补充国家档案信息的完整性，其对单位信息形成全面的记载，作为档案人员务必要与时俱进，充分认识文书档案管理信息化的重要作用，在完善信息化标准体系的同时，及时完善软硬件设施，做好档案信息安全保密工作，促进档案信息共享，从而满足单位的现代化发展需要，更好地服务于经济与社会的发展。
        参考文献
        [1]黄玉焱.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革分析［J］.环球市场信息导报,2018(21):164.
        [2]吕雅晖.依托信息化背景优化事业单位文书档案管理[J].才智,2019(07):209.
        [3]田东阳.新形势下如何做好事业单位文书档案的管理工作[J].科技视界,2019(21):186+183.
        [4]黄玉焱.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革分析［J］.环球市场信息导报,2018(21):164.