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建设工程质量监督档案管理策略

发表时间：2021/4/13 来源：《基层建设》2020年第32期作者：郭长骁

[导读] 摘要：工程质量监督档案，主要是指工程质量监督工作人员在工程建设中进行工程质量安全监督的过程中形成的各种材料总和。

        哈尔滨哈西老工业区改造建设投资有限责任公司黑龙江省哈尔滨 150000
        摘要：工程质量监督档案，主要是指工程质量监督工作人员在工程建设中进行工程质量安全监督的过程中形成的各种材料总和。工程质量监督档案管理工作，是城市建设管理中的重要一环，对城市建设发挥着重要的作用。建设工程质量监督档案管理工作，是上级主管单位对下面各级工程质量安全监督站工作进行全面考察和审核的重要内容之一，体现了工程质量监督人员及单位的管理能力和管理水平。随着全社会对建筑工程质量的重视和关注，人们对工程质量安全和质量安全监督档案的管理工作的要求也具有了更高的要求和标准。质量安全监督档案是工程建设质量总体水平的反映，是促进提升工程质量的重要方法。
        关键词：建设工程；质量监督；档案管理；策略
        1建设工程质量监督档案的主要内容分析
        建设工程质量监督档案主要包含了图片、文字记录、视频、音频等内容等。具体来讲，主要内容有以下几种：其一，在建筑工程的质量投诉，分别由各专业监督室负责处理，处理结果由综合档案室进行登记、记录，并归档保管。工程投入运营以后发生的工程质量投诉，需要各大专业监督室共同开展工作，加强相互间的配合和协作。其二，投诉问题要认真对待，并做好相应的记录工作，规定期限解决。工程监督报监督登记书；见证取样授权书，见证取样及现场检测方案；委托检测合同文本；工程质量保证体系审查表。其三，建设单位办理质量监督登记手续时影响建设工程质量监督站提供相关的资料。其四，质量监督站对工程建设单位发放的《建设工程质量监督通知书》。其五，建设单位接到《建设工程质量监督通知书》后申领的建筑工程施工许可证。在工程质量监督档案的管理过程中，一定要收集和整理真实、全面的资料，并且对收集和整理好的档案资料进行规范化的归档，既能够满足工程质量监督工作的要求，又能保证工程质量监督工作有据可查，体现出了工程质量监督工作的科学性、权威性及客观性。
        2建设工程监督档案管理现状
        2.1质量监督记录文件不规范
        监督记录文件本身不规范或文件制作有缺陷、不到位。监督抽查记录未反映工程存在的问题、工程质量状况及各参建责任主体的行为，书写时采用易褪色耐久性不强的材料、字迹潦草，监督抽查记录和质量整改通知书签发时也不规范，甚至互相混用，还有不少单位对工程质量监督档案管理没有设立专职或兼职的档案员，工程质量监督档案散落在质监人员手中，有的记录形成后乱放、乱拿，造成人员变动后工程质量监督档案未能及时移交，造成档案的缺失，甚至散落而不知去向。
        2.2监督档案整体连贯性差
        主要表现在监督资料中提出质量问题，却无质量问题处理结果的检查记录。突出反映在质量整改通知书中提出的问题，目前在监督档案中仅反映为参建方的整改完成报告，而无质量监督人员现场复查情况记录，在一定程度上给责任方提供了逃避整改，甚至出具虚假整改完成报告的机会。存在部分整改完成报告内容不完善，缺少相关的证明附件材料；存在极少数项目已竣工验收，但整改完成报告未回复的现象。值得注意的是，整改报告中所用的词语很笼统，如“已整改”，对如何整改，整改后是否符合相关验收规范、标准的要求无描述，也不提供必要的影像资料和其它附件证明资料。
        2.3监督档案同步性差
        监督档案是反映建设过程中质量监督过程及结果的文件，应随工程进度同步整理、归档。但在实际操作中，监督档案归档往往与工程进度不同步，有时严重滞后，导致监督报告出具时间滞后；或虽能在规定时间内出具监督报告，却以降低监督档案的归档要求为代价。监督档案同步性差，客观上是因为质监人员少，而工程量大。质监员的平均受监面积达上百平方米，工程数量上百个，整日奔波于施工现场，没有时间整理。主观上是因为从思想上就轻视档案管理。

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大多数质监人员在监督过程中，认为只要工程不出事就行了，在对待监督资料上敷衍了事，在填写记录时往往抱着一种“应付、交差、走过场”的心理，未能养成及时整理记录的习惯，有的甚至等到工程竣工后，再收集整理，当发现资料缺失时凭记忆补填监督记录，极大影响了监督档案的真实性和监督工作的严肃性。
        3建设工程质量监督档案管理策略
        3.1提高质量监督人员对监督档案重要性的认识
        质量监督人员应加强学习，培养敬业爱岗精神，充分认识到质量监督档案是对工程质量监督过程的记载，是对工程质量及工程质量监督情况的重要评价依据。可组织广大监督人员系统学习《档案法》《建设工程文件归档整理规范》等相关法律法规和业务知识，提高工程质监人员的档案业务水平。同时还可在本单位内部开展监督人员之间的档案评比工作，鼓励先进、鞭策后进，逐步形成比、赶、超的氛围，不断提高监督档案的管理水平。
        3.2加强监督档案的组织管理
        领导重视是关键，应成立监督档案管理领导小组，配备专（兼）职监督档案资料员。专（兼）职档案资料员主要负责监督档案的归档管理工作，督促质监人员按时、保质地完成档案资料整理和移交工作。把监督档案管理工作纳入工程质量监管体系中，作为年度工作具体考核指标之一，与年终考核挂钩。
        3.3规范监督档案内容
        依据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》《工程质量监督工作导则》《建设工程质量监督工作实施细则》等，结合本地区实际情况，制订出监督档案管理办法和实施细则。要进一步明确工程监督档案必须包括哪些内容，对日常质量的抽查、检查怎样记录，如何用规范的词语填写质量抽查、检查和处理意见，做到及时、准确、完整、规范。如监督档案里只有整改通知书或问题通知单，而没有整改的结果，这势必大大影响监督档案的完整性，必须搜集完备。
        3.4增强工程质量监督档案管理工作的及时性
        建设工程具有周期长、环节多、点多面广的特点，监督员有时要监督几十个工程，每天都奔波于工地，总是觉得没有时间整理资料。但我觉得这不是理由，主要是责任心的问题。为此，要建立和健全质量监督员工作手册制度和技术责任制，使监督员明确职责，养成边监督边整理资料的好习惯，工程竣工时，应将工程档案及时归档。
        3.5加快监督档案的信息化建设
        目前各质监站的监督档案大都采用传统的纸质案卷存档，保存费用高，查档烦琐，不能实现监督资料的共享利用。因此，监督机构应加强工程质量监督的信息化建设，运用工程质量监督信息系统，实现监督注册、行为监督、实体质量监督、不良行为记录、竣工验收备案等工作的在线作业。通过质量监督信息系统可实现工程质量监督全过程的在线作业，再配置一些输出设备，就可实现监督资料与工程进度同步，克服监督资料与工程不同步、字迹潦草、复印件代替原件存档的现象。同样，程序化的信息平台完全可以提供统一规范的质量监督业务程序标准，建立通用质量问题数据库，从根本上克服质监人员在开展质监工作中出现用语不规范、执法程序不严谨、质量问题不处理等问题，从而真正实现执法的科学性、公正性和严肃性。监督档案信息化也为监督档案的利用提供了一个便捷的平台。
        4结束语
        综上所述，随着建筑行业的快速发展，要高度重视建设工程质量监督档案管理工作，采取有效措施，进一步提升档案管理工作的质量和效率，确保建设工程的高品质，为和谐社会的发展做出应有的贡献。
        参考文献：
        [1]工程质量监督档案管理探析[J].王静.办公室业务.2018（06）
        [2]完善建设工程质量监督档案管理的几点建议[J].朱桂红.国际公关.2020（03）