企业档案信息化资源开发与利用研究--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

企业档案信息化资源开发与利用研究

发表时间：2021/4/13 来源：《基层建设》2020年第32期作者：王建胜

[导读] 摘要：近年来，随着全球经济一体化进程的不断加快，由此极大的推动了各个前沿领域的发展，我国迎来了大数据时代，企业档案管理逐步呈现管理智能化、服务自动化、应用一体化的发展趋势，同时也面临着管理模式落后、信息化建设滞后等问题。

        中国能源建设集团甘肃省电力设计院甘肃兰州 730050
        摘要：近年来，随着全球经济一体化进程的不断加快，由此极大的推动了各个前沿领域的发展，我国迎来了大数据时代，企业档案管理逐步呈现管理智能化、服务自动化、应用一体化的发展趋势，同时也面临着管理模式落后、信息化建设滞后等问题。如何加强企业档案信息资源的开发利用，有效发挥企业档案的价值，将档案工作从被动收储管理变为主动作为利用，成为大数据时代的重要命题。
        关键词：企业档案；信息化；资源开发；利用
        引言
        科技的发展，各领域的技术水平逐渐提高，信息技术应用更加广泛的今天，档案信息化建设是信息时代的大趋势，是推动档案事业发展的助推器。需要开展档案信息化建设，加强信息化技术的应用，构建规范的标准制度体系，提高档案工作者的信息化技术能力，从而实现档案事业的战略转型，更好地适应时代需求，更好地服务于党和国家各项事业的发展。
        1企业档案开发利用工作现状
        档案的价值在于利用，企业档案工作的重要价值也主要在良好的服务中得以体现，在服务企业发展中体现。当前，多数企业的档案管理模式落后，档案利用服务工作依然是“你调我查”的非主动类型的服务，服务方式缺乏创新，仍然是传统的借阅服务为主。一方面是因为现阶段的档案馆内所收藏的数字化资源较少，缺乏先进的检索模式，工作效率低下；另外一方面则是因为许多企业对于档案管理并不重视，所招聘的档案管理人员的素质普遍较低，企业内部没有建立一个科学的档案管理服务模式。针对这些情况，要改善企业档案管理存在的问题，要从档案管理工作人员不断完善其工作着手。
        2企业档案信息资源开发利用工作的发展方向
        2.1做好档案信息资源的综合开发
        首先，应实现档案信息采集范围的拓展。在不违背我国档案收集政策法规的基础上，扩大档案信息的来源渠道。例如，在信息化时代背景下，相关人员可将档案内的关键词输入网络搜索引擎中，从而获取到量化的网络信息。其后，再从专业角度对网络信息的真实性与价值性做出评价，最终筛选出可用于补充或修饰主体档案的信息资源，一并纳入档案的建档开发与整理保存体系中。再如，还可应用基层调查的方式，深入档案的来源现场或部门环境中，通过问卷调查、面谈走访等形式，进行价值信息的记录整理。然后，通过对多方信息进行对比分析，最终还原出档案相关事件的整体经过、流程细节，并据此开展档案信息资源的建档开发工作。值得一提的是，通过这一方式，有助于相关人员对档案主体内容进行重新审视，进而寻找出档案主体中偏误性、模糊性、笼统性的信息，并实施针对性的优化调整。其次，信息采集、档案接收的过程中，相关人员应改变传统“中心化”的工作观念，在重视党政类档案的同时，将其他经济性、业务性档案共同纳入管理体系当中。这样既有助于弥补档案在开发类型上的缺陷问题，也有助于从党务、业务、财务等多个角度入手，对同一事件展开不同角度的审视，从而为后续档案信息资源利用效果的提高提供坚实基础。最后，为了进一步强化档案信息资源的利用价值，更加立体化、直观化地还原出相关事件，相关人员还应做好同一项目中影像、声像、实物等信息载体与文字档案的同步采集。
        2.2创新的服务理念和创新的服务模式
        要加强和改进企业档案信息资源开发利用工作，就必须要从根本上改变服务理念，不能被动地等待工作上门，而应该主动出击与相关档案利用人员进行有效的沟通，通过了解利用者使用档案的具体需求，针对其制定一个全面的个性化的服务体系，并进一步完善反馈机制。在整个服务结束之后，还需要持续跟踪，充分了解利用者对档案服务的满意程度，并通过对反馈信息进行分析与整理，发现相关利用者新的需求，从而提升档案管理人员的工作效率与服务质量。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

要创新服务模式，推进档案管理服务模式从传统的索取型服务向推送型服务转型。在全面了解利用者的各种需求之后，需要有针对性地向相关利益者推送有价值的信息资源，促使利用者能够实时地掌握自己所需要的档案信息资源的新信息，让利用者们改变对档案部门的传统看法，增强对档案部门的依赖性。
        2.3提高档案资源收集与采集效率
        第一，根据档案信息化建设的特点和趋势进一步优化档案资源采集的范围，以管理、服务和各项业务的需求为基础实现精准化采集，以满足企业管理、运行、服务等各项职能；同时，引进信息化技术，将在数据采集环节获取到的各个类型数据导入到一个巨大的分布式数据库中，初步对海量数据进行较为基础的筛查和处理，给后续更为复杂的档案数据分析与录入提供基础，保证档案的时效性；第二，拓展档案收集的渠道。过去企业档案收集较为单一，对此可借助信息化优势，从职能部门、兄弟企业和社会公众广泛收集档案资源，以确保档案的真实、全面和可靠；第三，进一步丰富档案收集和保管的载体。一方面要做好原有实体档案的收集工作，保证档案的真实性；另一方面采取双轨制的管理模式，将所有实体档案数字化，进一步丰富档案存储的种类，数字化的档案资源也给后续的整理、分析和利用带来便利。
        2.4促进软件开发集约化发展
        根据企业档案工作的实际需求和变化，加强软件的集约化升级，积极构建档案检索平台，为企业档案管理工作提供较为完备的软件环境。同时，在软件管理系统中，设置访问权限，提高文档信息的安全系数。
        2.5提升档案信息资源开发利用的信息化水平
        首先要加强数字化建设。各级档案馆要分清档案信息资源开发利用的轻重缓急，有重点、分层次地进行档案数字化。数字化不应仅局限在纸质档案方面，要扩展到图像、录像、录音、缩微胶片等各种不同种类载体。应加快电子文件中心和数字档案馆建设，重点加强档案数据库管理系统、电子文件管理系统、数字档案信息移交及发布利用系统的建设。应积极推动以档案专题数据库的建设与提供服务为主要方式的新时期档案信息资源开发利用新模式，提高工作的针对性和系统性。其次要积极应对网络化趋势。要充分利用网络化的手段，打造“一站式”档案信息资源共享和服务平台，拓展档案信息服务社会的渠道方式，为社会提供全方位的档案信息服务；借助多媒体技术进行网络环境下的档案编研，搭建档案编研成果展示与传播的新平台，让档案资源流动起来，优化档案信息交流的效果，扩大档案信息资源开发利用的覆盖面和影响力。再次要加强智能化管理。档案的智能化管理减轻了档案工作者的工作强度，加快了档案信息资源开发和档案信息传播的速率。我们应结合档案开发利用工作实际，深入研究前沿的新技术，实现开发利用设备、技术、资源的原始、集成创新，实现先进的信息技术改造传统管理的再创新，设计和采用成熟稳定且代表未来趋势的技术，为档案开发利用与发展提供全面的技术支持，使档案信息资源开发利用工作如虎添翼。
        结语
        大数据时代，信息技术的迅猛发展在对企业档案管理工作提出挑战的同时，又带来了不可多得的机遇。企业在不断加深对档案开发利用、优化管理流程、培育专业人才的基础上，应主动拥抱大数据时代带来的发展机遇，趁此“东风”，积极构建起统一的档案信息服务平台，集约化开发系统软件，创新企业档案编研技术，不断革新、深化企业档案管理工作，提升管理效能，从而更大程度地实现企业档案的真正价值。
        参考文献：
        [1]赵品.对档案信息资源开发利用的几点思考[J].档案天地，2020（02）：52-53.
        [2]李沁娟.档案信息资源开发利用中存在的问题及其对策[J].城建档案，2019（10）：37-38.
        [3]陈炫然.档案信息资源开发利用工作的改革与创新[J].办公室业务，2019（12）：69+71.