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谈信息时代事业单位档案管理工作改革和创新郭书军

发表时间：2021/4/13 来源：《基层建设》2020年第32期作者：郭书军

[导读] 摘要：科学技术的更新与发展使得计算机的普及率也在逐渐上升，其巨大的优势使得其在信息时代下充分发挥了其作用，并逐渐成为了各行各业获得进一步发展机遇的必备事物。

        新疆博州精河县人力资源和社会保障局新疆博州 833300
        摘要：科学技术的更新与发展使得计算机的普及率也在逐渐上升，其巨大的优势使得其在信息时代下充分发挥了其作用，并逐渐成为了各行各业获得进一步发展机遇的必备事物。对于事业单位来说，想要从根本上解决事务繁多以及庞大数据量应用问题，就应结合实际情况做好档案管理信息化建设工作，将各类信息按照顺序储存至电子文档中，以便于后期的数据整理与汇总分析。
        关键词：信息技术；档案管理；措施分析
        1目前事业单位档案管理过程中存在的主要问题
        1.1当下沿用的档案管理机制仍然存在着较多问题
        从当前的实际情况来看，依然存在着事业单位长期沿用传统档案管理方式的情况，这也是其工作效率与实际需求迟迟无法匹配的主要原因。因此，对其管理系统进行革新成为了当前的首要任务，需要从多方渠道对事业单位的档案管理部门进行有效调整，为找出一套与当前档案管理需求相符的管理模式提供基础支持。以档案管理机制的角度来看，当下的档案管理机制依然存在着诸多不足之处，即使已经逐步将新的改革制度逐渐融入到了管理体制中，但由于无法保证落实效果使得改革表现并不明显。
        信息化时代，事业单位信息资源受到了来自多方的关注，这就要求档案管理部门逐渐将电子信息作为主要的管理对象，在此过程中管理互动凸显出了较为明显的便携性。但由于多数事业单位在机制改革的过程中滞后问题较为严重，致使大部分的档案管理人员即使在推行一段时间的电子信息管理制度后，也没有接收到专业的工作培训知识，使得整体的工作效率受到了严重影响。
        1.2实用型人才仍处于严重缺乏状态
        作为决定社会生产发展速度的主要因素，人才的重要性毋庸置疑。事业单位的档案管理人员由于其工作的特殊性使得其长期占据着重要地位，其自身的工作素质与能力决定着最终的档案管理质量。为进一步提高档案管理水平，作为档案管理者不仅要关注工作流程，还需就管理信息化水平的提升内容进行深入分析。除了熟练应用信息化技术的方式，更要确保其能够独立且熟练的完成设备操作。但现实情况却是往往档案管理人员无法及时获得有效的信息化管理培训，在工作重视程度不高的情况下，档案管理人员仍然在延续着纸质档案管理模式，即使存在先进的信息化技术想要将其融入至实际的档案管理流程中也较为困难。另外，还有部分档案管理人员缺乏工作积极性，且服务态度较为恶劣，专业水平与职业责任感的严重缺失使得档案管理的整体水平的持续化提升受到了极大限制。
        1.3信息化技术应用仍然存在着诸多不足之处
        信息化技术手段的应用合理性决定了事业单位档案管理工作质量，也是优化管理流程、提高管理效率的重要前提。但从目前的情况来看，当前的信息化技术应用过程中仍然存在着诸多的不足之处。由于信息化水平有限使得部分技术想要真正推广与落实仍然需要一定的时间，尤其是一些较为关键的档案资料，信息化技术未能合理应用使得部分部门仍然保留着纸质档案的查询与应用习惯。在这种情况下，这些关键性资料将极容易损坏，增大了后续的查询难度。
        1.4档案管理信息化建设环节仍然处于不够完善的阶段
        当前的事业单位档案管理工作滞后性较为明显，在规范统一性严重缺失的情况下，使得事业单位的档案管理工作的展开极不顺利。再加上大多数的事业单位档案管理信息化建设环节中所应用的管理软件暂时未实现工作的协调统一，无论是连接性还是系统性均较差，想要进行信息资源共享较为困难。一般情况下，想要利用同一个档案管理软件实现对文件的检索与庞杂信息管理较为困难，这也是现阶段档案管理信息化建设面临的主要困难。

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        2提高事业单位档案管理信息化效果的措施分析
        2.1强化档案管理人员培训
        作为专业的事业单位档案管理人员，定期使其接受专业化的信息培训极为关键，也是确保传统与信息化档案管理能够有效结合的重要基础。当前的部分事业单位中，纸质档案的管理模式仍然为主流，在这种情况下就应该在革新思想理念的同时对新式管理方式的应用加以引导，为推动档案管理制度的更新与改革做好铺垫。同时，在这一过程中应引入更多的信息化与科学化的技术手段，促进工作人员的整体素质的提升。定期开展培训活动是有效提升技术水平的重要基础，为提高对计算机技术的操作熟练度以及掌握更多的电脑操作技能奠定基础。
        2.2对事业单位档案管理信息化建设规划进行持续优化
        保证档案管理信息化规划的有效性是制定有效信息管理方案的前提条件，在明确最终管理方向的基础上档案的管理效果也在同时凸显，长远的发展打算与可持续发展态势为服务质量的提升奠定了基础。因此，在对事业单位发展目标与特征进行深入且全面地分析后，事业单位才能获得各个阶段对于档案管理的实际需求，从而达到完善档案管理体系的目的。
        2.3构建完善的事业单位管理信息化网站系统
        档案管理工作是否能够实现信息化建设决定了未来的工作持续性，也是有效推进工作深入发展的关键因素。信息时代下，作为档案管理人员应结合各个信息站点的实际情况与人们对档案的实际要求，以满足档案信息化服务要求为基础，为网站系统添加查询、借阅以及信息共享功能，从根本上提高档案管理的综合水平。构建完善的信息化网站系统的同时，也需要为事业单位与档案管理体系之间建立有效联系，实施更为符合现阶段信息应用需求的一体化管理模式。在为其未来事业提供支持条件的基础上，为进一步提升档案管理社会与经济效益做好铺垫。
        2.4在档案管理信息资源利用过程中融入更多的数字化手段
        作为档案管理人员应结合实际情况对档案管理工作进行深入分析与研究，并以获取到的各类信息与需求调查结果为基础构建完善的档案管理信息化体系，从而实现各类档案形式之间的灵活转化，为充分发挥档案管理信息化模式的应用效果提供支持。在纸质档案信息与数字化信息相互转化前，需要对所需要转化的资源进行深入分析，标出重点内容，从而更方便对数据进行针对性管理，为进一步提高档案管理工作质量奠定坚实的基础。
        2.5提高重视程度
        事业单位的管理人员需要重视档案管理信息化建设，首先领导干部需要加强认识，认识到事业单位档案信息化建设对于档案管理的重要作用，只有领导重视才能够推动事业单位档案管理信息化进程。除了领导之外，广大员工也需要加强认识，需要认识到事业单位档案管理信息化的重要意义，在工作中积极配合信息化建设，以便提高整个事业单位档案管理信息化的水平。
        3结束语
        综上所述，为了事业单位档案在日常工作中更好地为人民服务，将信息化技术运用到事业单位的档案管理工作中，不仅可以给事业单位管理提供数据上的支持，同时还能提高事业单位的管理水平。要想实现档案管理工作的创新，除了要增强全体管理员工的档案意识之外，还要构建完善的档案管理体系，并充分利用现代化技术，才能使事业单位的档案管理工作得到进一步发展。
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