新形势下做好企业档案管理工作的思考探究--中国期刊网

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新形势下做好企业档案管理工作的思考探究

发表时间：2021/4/13 来源：《基层建设》2020年第32期作者：王建胜

[导读] 摘要：科学技术的快速发展，使得诸多行业都加强了对先进技术的应用。

        中国能源建设集团甘肃省电力设计院甘肃兰州 730050
        摘要：科学技术的快速发展，使得诸多行业都加强了对先进技术的应用。做好企业档案信息化建设和管理，对进一步提升企业现代化管理水平，完善现代企业制度，增强企业市场竞争力等，有着不可替代的重要作用。
        关键词：新形势下；企业档案；管理工作
        引言
        档案管理工作对于企业来说是至关重要的，是一个不可忽视的基础环节。因为企业的档案信息是包含在政府信息范围内的，而且有许多涉及机密的关键信息，在大数据技术普及的时代背景下，档案管理的工作量越来越大，为了保证工作效率，同时保证机密信息的安全，更要关注档案管理工作存在的问题，同时提出有效的处理措施，才能为后续工作打好基础。
        1企业档案管理工作中的不足
        1.1长时间被传统档案建设理念约束
        新形态下，我国各个行业档案在建设过程中，一定要从整体的方向考量，明确自身担负的职责，了解自身档案管理发展与社会外部因素之间的关联性，确保档案信息化建设水平在有效提升的同时，也能够与社会发展的总体方向保持一致。然而，综合现阶段档案数字化建设效果来看，与国外的一些发达国家相比，我国的档案数字化建设还存在较强的滞后性，不能与社会发展保持同步，存在的问题颇多。此外，在传统观念的约束下，档案数字化建设也受到了严重制约，无法积极迎合现代化先进技术发展步伐，深入提升自动化以及数字化水平，传统观念根深蒂固，不能实现观念的转变和创新。
        1.2制度标准亟待规范
        众所周知，各项工作的顺利开展都需要规范合理的制度标准来做保障，打基础。档案信息化建设工作也不例外，相关制度和标准的制定和执行也是档案信息化建设事业顺利进行的保障。在目前的档案信息化建设过程中，存在建设标准、管理制度、信息系统标准、数据库结构标准等方面没有一个统一的规范，这非常不利于档案信息化事业的发展。
        1.3缺少高素质的档案管理人员
        档案管理工作枯燥且乏味，这就需要工作人员具备良好的品格和较高的职业修养。而且，档案管理工作的专业性较高，工作人员必须要兼具扎实的专业理论基础和较强的信息技术应用能力。然而，由于现阶段从事档案管理工作的人员综合素质不高，专业知识匮乏，信息技术应用能力差强人意，而且对部分自动化办公设备的应用不够熟练，缺少相关技能培训，导致档案信息服务效率低，这在很大程度上阻碍了信息化管理工作的创新。
        2新形势下做好企业档案管理工作的思考
        2.1强化档案管理人员的数字化意识
        档案数字化建设工作的稳定进行，与档案管理人员有着紧密关联。因此，在实际的建设期间，应该强化对管理人员数字化意识的增强，增强对档案数字化管理理念的宣传，保证社会各个行业都能够给予档案数字化建设一定的重视。同时，档案管理人员的自身素养和水平也应该整体提升。在工作期间，侧重招聘档案数字化管理复合人才，培育管理人员的责任意识，能够对档案管理人员展开思想政治教育，提升管理人员的人生观和价值观，保证能够养成良好的爱岗敬业精神，主动融入到工作中工作的效率。同时，加大培训力度，强化对其专业技术技能以及计算机应用技术技巧等水平的提高，提升档案数字化管理建设服务能力。此外，档案管理人员在工作期间，需要主动利用现代化档案管理技术和方式，合理应用档案管理系统，保证可以有效提升档案数字化建设水平。
        2.2完善档案管理信息化的制度、标准规范体系建设
        要理论结合实践，将宏观的档案管理理论要落实到具体的实践中去，要重视管理系统建设、制度标准建设。

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逐步建立和完善档案信息化工作中的各项制度，使档案信息化建设工作制度化、规范化，实现“有制可依，有度可循”。这样才能有利于档案信息化建设事业的发展。规章制度的建立要遵循合理性、科学性、简明实用性和制度约束的双向性等原则。制度的完善对档案信息化事业的发展奠定了坚实的基础。还要重视档案信息化工作中的安全管理制度，规范落实网络安全问题，让相关档案工作者重视网络安全问题，从而多方面对档案信息化系统安全、稳定运行带来坚强保障。档案信息化在实践中需要对纸质档案进行扫描、录入、存储和传输等操作，应该遵循统一的技术标准和工作规范。如扫描的统一技术规范、管理规范、保密管理规范等，存储方式的统一的技术标准，这样档案信息化工作可以依据统一的工作规范来开展，可以保障档案信息化工作有序有章，避免标准不一带来的一系列问题，从而提高档案信息资源的利用率。
        2.3嵌入大数据、区块链等新型技术
        “互联网+”政务信息资源建设，为档案管理提供新型技术辅助手段。档案机构要以建立数字档案馆（室）跨馆、跨部门服务系统为切入点，建设配套的“互联网+档案”基础数据管理平台和服务事项管理的公共支撑系统，在不同地区、行业、级别、部门档案馆间建立统一数据标准，做到整体联动、业务协同、全面实现“一网通办”。比如，嵌入大数据、区块链等新型技术，将不同类别的海量电子档案，基于区块链技术使档案用户跨馆利用可从档案利用的源头开始，区块链可记录各类档案目录、利用中的授权、查档出证等信息，使档案基础数据得到集中、统一、有序的管理，推动数字档案馆（室）应用系统共享，从而让公众获得更加便捷、多视角的服务体验。
        2.4提升档案应用水平
        档案信息的重要价值是需要不断挖掘的，而并不是将其视作摆设，录入之后便不再关注。要做好档案工作，对于档案的价值必须要有充分的认识。为此企业单位必须要通过讲座等形式，进一步强化档案管理工作人员的档案应用意识，要让档案管理人员懂得如何发掘档案当中有价值的信息，在依法公开政务信息的基础上，最大限度发掘可利用的档案信息，同时保护密的信息，避免重要信息泄露。要将档案信息当中公开的、可利用的部分尽可能提取出来，汇编成高质量的、具有重要价值的档案合集。为各个科室以及相关人员工作提供参考。为了有效提升档案的利用水平，在归档过程中要重视立卷、组卷、档案分类、编号、合理划分保存期限，为后续的查询和工作查考提供便利。
        2.5建设高素质档案管理队伍
        为了有效促进档案管理创新发展，不仅要创新档案管理服务手段，更新档案管理理念，还应保证工作人员专业化，尽快建设一支高素质档案管理队伍，鼓励既精通档案管理业务、又具备较高计算机应用水平的复合型专业人才，积极参与到档案管理创新工作中。由此可见，建设高素质档案管理队伍，对推动档案管理工作的创新具有重要意义，应加强领导层和员工层对档案管理工作的深刻认知，让双方都认识到档案管理工作创新的意义和必要性，领导层更要加强对员工的后续培养，才能不断提高员工的职业道德素养和综合能力。此外，各企业应根据档案管理队伍建设现状，执行定期教育方案，督促员工掌握更全面的专业管理技术，使其在档案管理创新工作中作出更多贡献。
        结语
        综合而言，在档案信息建设阶段，为了能够与时代发展步伐相接轨，也在逐渐朝着智能化以及数字化方向迈进，很大程度上促进了建设效果的提升。但与此同时，档案信息资源也变得越来越烦琐，存在的问题日益增多。对此，在今后的发展阶段，相关部门务必要强化重视，全面提升档案管理人员的专业水平和素养，树立良好的数字化意识，健全档案数字化建设机制，加大优化和改进力度。
        参考文献：
        ［1］巫正.新时期加强国有企业档案信息化建设初探［J］.办公室业务，2020（12）：76—77.
        ［2］陈果.大数据时代下国有企业档案信息化管理探究［J］.城建档案，2020（5）：37—38.
        ［3］瞿峰．档案数字化建设中若干问题的研究［J］．建筑工程技术与设计，2017，000（023）：4843．