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不动产登记档案管理中的风险及规避对策

发表时间：2021/4/13 来源：《基层建设》2020年第32期作者：宋磊

[导读] 摘要：不动产作为一个民法概念，是指不可移动或移动会改变其性质、损害其价值的财产，包括土地、草地、林地及其定着物（如建筑物）等。

        临沂市不动产登记交易中心山东省临沂市 276000
        摘要：不动产作为一个民法概念，是指不可移动或移动会改变其性质、损害其价值的财产，包括土地、草地、林地及其定着物（如建筑物）等。2013年，国务院整合不动产登记职责，建立不动产统一登记制度。不动产作为一项极其重要的财产权，关系着千家万户切实利益。
        关键词：不动产；档案管理；对策
        一、不动产登记档案工作的重要性
        不动产登记档案包括房管部门移交的房屋登记档案、农业部门移交的承包地登记档案、林业部门移交的林权登记档案，以及不动产登记中心制作的不动产登记档案。根据相关规定，不动产登记需在不动产登记中心档案管理部门集中归档管理，任何单位或个人均不得拒绝归档或据为己有。
        （一）凭证功能
        从不动产登记档案定义及其管理要求来看，不动产登记档案突出的特点是“凭证性”，即，不动产登记档案详细记录了不动产的权利性质、用途、面积、使用期限、共有情况，以及设立、变更、转让和灭失的登记全过程。不动产权属的转让、抵押、注销、继承等，都需要以不动产登记档案为依据，否则将承担不利后果。
        （二）参考功能
        不动产登记档案成为不动产权利人再次约定不动产转让、抵押、继承等相关法律关系，为不动产所在地区政府及相关部门就不动产交易、拆迁安置等决策提供重要参考，从而提升行政决策的科学性。如，通过拆迁区域不动产登记档案的信息查询、统计，为拆迁安置类型、规模等提供现实参考，作出相应的货币安置或房屋安置决定。
        （三）潜在功能
        不动产登记过程中需要采集权利人个人信息及相关经营行为等，形成了包括其身份证明、继承关系、抵押借贷等证明信息，既属于政府公权力行为，也涉及个人隐私信息。一旦在后期触及不动产权益时，不动产登记档案就会发生重要作用。如，不动产登记档案中涉及继承公证相关内容和条款，一旦后期发生了继承事由后，不动产登记档案中的相关条款就会发生法律效力，保障了继承人的权益。
        二、不动产登记档案管理风险类型分析
        不动产登记档案管理是不动产登记机关重要的业务内容之一，也是不动产登记机关加强日常管理的重要举措。根据当前不动产登记档案面临的情况进行综合分析，主要存在的风险如：
        （一）合法性风险
        《物权法》明确规定了不动产登记成立的具体原则，县级以上行政主管部门负责对所有不动产登记工作的指导、监督和管理。根据行政机关管理事项，应将相关的登记结果及时记载于不动产登记簿，原始凭证将作为不动产登记档案保存，且在法律上具有相应的法定效力。可见，不动产登记是否合法合规，根本在于其记载主体是否规范登记，是否按照登记程序和要求以及统一的格式进行登记，如果宗地图、界址线、界址点、不动产单元等矢量数据出现错误或者歧义，势必会给不动产权益主张带来巨大潜在风险。
        （二）完整性风险
        不动产登记档案完整性是指在不动产登记过程中涉及不动产登记相关的档案资料应收尽收。但，由于不动产登记具有政策性、动态性，尤其是私密性，使得不动产登记方与信息提供者之间存在信息不对称，对不动产登记档案重要价值及存储必要性认识不足，影响了不动产登记档案资料的完整收集。此外，由于行政权属的分散性，以及出于查阅不动产档案资料的便利性需要，行政机关不动产登记档案有时分散于各部门，存在不动产登记档案收集的不及时、不完整等风险。
        （三）安全性风险
        如前所述，不动产登记档案的重要性已在社会形成共识。

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但不动产登记档案安全管理的要求高，由于管理不善所导致的风险也时有发生，尤其信息网络技术的应用，不动产登记档案的无纸化管理，极大地提升了不动产登记档案管理的信息化、网络化和数字化水平，但也面临着诸如木马病毒入侵、非法访问、黑客攻击、特殊存储介质损毁、灭失等等隐患。由于不动产登记档案具有唯一性，任何信息不规范修改或者错误登记，都会给当事人不动产权益产生极大影响，从而最终影响到不动产登记档案管理的安全性。
        三、不动产登记档案管理风险规避对策
        随着《物权法》的实施，以及自我权益保护意识的增强，不动产登记业务日益受到重视，作为不动产登记档案管理部门，要针对不动产登记档案管理过程中极易发生的合法性、完整性和安全性风险，采取切实有效的措施加以规避，最大限度地降低不动产登记档案管理风险发生概率，切实保障各方权益，为经济社会可持续发展提供有力保障。
        （一）完善不动产登记档案管理制度，增强合法性
        根据《档案法》《物权法》《不动产登记暂行条例》，等等，制定《不动产登记档案管理规范》《不动产登记档案管理实施细则》，等等，注重从顶层设计相应的管理规章制度，详细制定不动产登记档案立卷归档标准，明确规定不动产登记档案管理部门、责任主体，不动产登记档案内容、不动产登记簿、不动产测绘资料，以及不动产登记档案立卷归档范围、流程、标准和要求，积极构建不动产登记档案电子档案库，等等。规范制作不动产登记簿等，要从不动产登记档案的形式和实体内容两个方面，做好规范登记、规范管理，确保不动产登记档案法定性不受影响，以规避因不动产登记档案法定性而影响到不动产权权益处置和交易风险，切实维护社会和谐稳定。
        （二）做好不动产登记档案及时收集，增强完整性
        导致不动产登记档案不完整的主要原因是收集不及时、收集不准确。要确保不动产登记档案及时、完整收集，需要做到：一是定期移交与随时移交相结合。国土、林业、房管等部门根据其登记业务范围，于每年的相对固定时间（如6月份），将上一年度在办理的不动产登记档案按照立卷归档标准和要求移交至档案管理部门，不动产登记中心则根据业务办理情况，在不动产登记机构完成后，随时做好入库移交，确保随时应归尽归。二是做好不动产登记档案收集。
        首先是明确不动产登记档案归档范围，一般需要收集归档的不动产登记档案资料包括：不动产登记申请书、申请人身份证明、不动产权属来源材料、不动产权籍调查成果等申请类材料；不动产登记机关查验、询问、实地查看或调查、报告等所形成的审核类材料；以及其他机关出具的函件、意见及不动产登记过程中产生的依法应保存的文件资料。此外，还应按照相应登记顺序做好排列，如，集体土地所有权首次登记卷内文件排列顺序应为：不动产登记申请书、不动产登记审批表、土地权属来源材料、公告材料、不动产权籍调查表/宗地图/宗地界址点坐标、申请人身份证明、收件收据及备考表，等等。
        （三）提高不动产登记档案管理水平，增强安全性
        计算机、信息网络技术在不动产登记档案领域中的应用是时代发展的产物，要适应这种发展需要，不断提高不动产登记档案信息化、数字化管理水平，切实增强不动产登记档案安全性。一方面，基于不动产登记档案计算机软件及硬件设备的安全防护。
        例如，通过网络访问身份认证，对不动产登记档案信息进行双备份，以防存储介质损坏导致的数据信息丢失。软件方面，购买正版杀毒软件，经常性地对存储的不动产登记档案软件进行杀毒，及时防护电脑系统，防止木马病毒在系统中传播。
        结束语
        综上所述，随着不动产业务的变化、数量的增加，不动产登记档案查询、利用日趋频繁，由此所产生的各种风险日益增加，须采取有效的措施加以规避，切实保障不动产工作安全、有序开展。
        参考文献：
        [1]大数据背景下不动产登记档案信息资源整合方法研究[J].朱智斌.城建档案.2020（12）
        [2]信息化背景下的不动产登记档案管理探究[J].杜少青.智能城市.2020（03）
        [3]浅析不动产登记信息与档案的一体化管理[J].叶佳.中国房地产.2020（04）