曾江涛
山东省鄄城县卫生局卫生监督所 山东 鄄城 274600
摘要：在开展档案管理工作的过程当中，部门首先必须要保证制度的完善，使用各种信息化的管理手段来开发和利用档案资源，体现出这些档案的价值，这样才能够提高管理的水平。比如可以通过提高工作的基础水平、档案开发、使用信息化的技术来推动以及不断加强管理人员的培训，使卫生监督专业档案管理更加规范化。
关键词：卫生监督；档案；规范化管理
面对快速发展的信息化时代，社区卫生服务机构要积极推进卫生档案信息化建设，善于借助信息化手段来管理卫生档案，进而提高卫生档案的利用率，更好地服务医疗卫生工作。
1卫生监督专业档案的概述
卫生监督档案是此机构在开展卫生监督、行政稽查、质量抽检、行政许可与处罚等活动当中形成的档案资料，是卫生监督机构管理各种活动的记录。它的使用和保存价值是比较高的，能够促进卫生监督机构的工作质量进一步提高，而卫生监督专业的档案对于管理工作的作用主要体现在：首先，因为档案是通过文字、图表或者是声像这样的形式来记录各种管理的活动，所以当开展档案管理时，可以提高工作的质量以及管理的水平。其次，卫生监督专业的档案是管理活动的最原始记录，能够维护相关人员的合法权利，能够反映出这些工作人员工作情况的实际参考依据，所以对于督促他们，提高他们的工作质量具有非常高的推动作用。最后，卫生监督档案当中记录着很多的原始数据，是对卫生监督机构管理活动的所有总结，因此可以作为这一机构来制定管理工作的各种规范，而起到重要的参考作用，同时还可以作为内部绩效考核的依据之一。
2卫生监督档案规范化建设中存在的问题
2.1卫生档案管理网络体系和制度的不足。各级卫生系统虽然建立了三级档案管理网络，但它的运行效果目前不很理想，有关人员档案意识较淡薄，为图方便，将档案材料留在自己部门保管，造成这些档案资料既没有整理，也没有专柜存放，导致档案材料的丢失或损坏现象时有发生。档案管理重要性的宣传力度也不够，没能使有关人员充分认识到档案是一种特殊的、不可再生的宝贵信息资源，是社会财富，管理好和保护好这种资源是每个员工的义务和责无旁贷的职责。
2.2卫生档案与其他信息分体管理体系的缺陷。目前卫生系统实行的信息管理体系是档案与其他信息分体管理的体系。这个体系主要由信息和综合档案两部分组成。信息和档案部门在日常工作中基本是各自独立地进行信息的收集、整理、保管、加工、统计和提供信息使用服务，两个部门之间缺乏必要的协调，重复劳动现象较为普遍，造成人力、物力和财力的浪费，很大程度上制约了信息管理整体水平的提高。
2.3档案编研工作跟不上形势，缺乏时效性。现有专题汇编资料基本上来源于一些原始资料、统计数据和基本事实的简单罗列堆砌，不仅外部信息少，跟不上形势发展要求，且由于平时缺乏主动积累、主动服务和超前范围意识，编研缺乏时效性，往往到需要用时才开始着手编制，因此编研成果普遍利用效率低下。
3卫生监督专业档案的规范化管理策略
3.1提高卫生监督档案管理工作的基础水平。在开展卫生监督专业档案管理工作的过程当中，相关的人员一定要充分重视这一工作的重要性，要按照实际情况来配备相关的设备和人员，将责任分配到个人，这些工作人员要负责自己职责之内的档案资料整理和归纳，同时为了能够细化管理的规章制度，明确好工作人员在档案管理工作当中的具体职责，落实到位，必须要对档案的门类和载体进行统一。
档案管理工作当中的收集、整理、登记等一些基础工作，必须要具体到每一个管理工作人员，还可以在工作当中开展一些检索的工具进行编制，这样能够提高档案的利用效率。在卫生监督专业档案管理基础工作的开展过程当中，最关键的就是要保证档案资料全面完整，同时对于一些有保密要求的档案资料，必须要严格遵守保密制度，防止档案内容泄露，所以要确保保存的手段安全可靠。
3.2加强开发利用卫生监督专业档案。由于档案有较高的保存和使用价值，因此在开展档案管理的工作过程当中，必须要注重综合开发利用这些档案资料，所以卫生监督机构档案管理部门要建立好使用卫生档案的制度，明确各种档案的利用手续范围以及程序上的要求，同时要鼓励相关部门开展档案的利用，提高利用率。其次，卫生监督档案管理部门还要组织相关人员进行配合，来开展编研工作，工作的重点要围绕管理部门的各种职能，积极编写有关于档案的编研材料，为内部管理决策以及其他工作提供参考依据。卫生监督专业档案管理工作能够提高工作的质量和管理水平，所以要加强规范化建设，促进卫生监督执法的规范化。
3.3推动信息化的开展。在卫生监督专业档案管理工作当中利用信息化的技术，首先必须要保证这些信息内容全面，能够覆盖所有的文书档案，将传统的档案资料转变成电子的档案，同时在存储档案的过程当中要使用超大容量的存储设备，还要做好备份工作，以防这些档案资料失效。而在调取和查阅档案的时候，也要使用各种智能的软件进行操作，还可以建立信息化的平台，让档案资料查询、整理以及编研等各种工作都变得网络化。在卫生监督档案管理信息化发展进程中，需要对档案管理信息化内容的全面性提供保障，应该包含文书档案、影音图像资料、专业档案等；传统的档案逐渐转换为电子档案的形式；在档案的储存上应选择大容量的存储设备，还应做好资料的备份。通过智能化的管理软件实现档案的实时查阅，并且要根据档案标准要求，建立健全专业的信息化平台，使得档案的查询检索、编研能实现网络化的发展。
3.4加强管理人员的培训。在某种程度上，可以说卫生监督专业档案的质量高低与档案管理人员的素养有着直接的关系，所以必须要求档案管理人员具有专业的档案管理知识，同时在计算机管理等一些基础方面也要有一定的了解。因此，必须要做出一些改变，不断加强档案管理人员的培训，通过改善他们的知识结构来提高他们的职业素养。首先，要有计划性，要通过清晰明了的计划来培训档案管理人员，针对具体的人员，要先了解他们在哪方面有不足，然后在此基础之上来更新他们的知识，提高他们的专业技能。其次，可以邀请一些专家进行指导，培养合格的档案管理人才。卫生监督管理必须要重视培训工作，积极邀请专业人员通过现场交流等方式，学习各种档案学知识，同时还可以组织这些管理人员探讨立卷经验，只有这样，才能够不断完善卫生监督专业档案管理工作。通过各种培训能让档案管理人员充分认识到工作的重要性，所以会在日常的工作当中严格按照各种制度来执行，能够避免因为不负责任的态度而出现的工作问题，以高度的责任心和认真的工作态度来保证卫生监督专业档案的质量。除此之外，领导在进行行政许可签批时，要指出管理工作当中存在的问题，并进行及时分析和解决，这样才能够保障卫生监督专业档案的规范性和严肃性。
3.5理顺关系，健全制度。建立健全各项规章制度，建立科学的档案管理体系，是档案管理的根本。随着档案管理工作的不断发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。通过建立信息档案，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与业务同步考核评价，同步发展。拓展档案的归档范围，加强有关内容的收集是档案工作的新课题。
4结语
在卫生监督管理工作中，档案管理具有非常重要的作用，能够促进监督工作的质量，提高监督工作的效率，使监督工作更加科学化、合理化、规范化。当前，在卫生监督档案管理工作中，基础工作不规范、缺乏合理的应用、信息化水平不高等问题普遍存在，需要提高基础工作水平，加强对档案的开发利用，促进信息化开展，使档案资料发挥出最大的价值。
参考文献：
[1]闫俊丽.疾病预防档案管理中的问题及应对措施分析[J].法制博览.2018（05）.
[2]凌金梅.数字化技术在医学档案管理中的应用[J].中国管理信息化.2017（04）.