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事业单位档案管理中的电子档案管理途径郑磊

发表时间：2021/4/14 来源：《城市建设》2021年2月作者：郑磊

[导读] 作为事业单位日常管理的重要组成部分，文件管理应得到事业单位内部人员的高度重视。考虑到当前的管理状况，传统的纸质文件管理方法逐渐被电子文件管理方法取代，因此管理质量和管理效率提高了一倍。意识到电子档案管理的重要性，本文以事业单位档案管理为研究对象，着眼于事业单位档案管理中电子档案管理渠道的总体规划和合理安排。不断提高事业单位档案管理水平，为事业单位的电子档案提供良好的保护环境。

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摘要：作为事业单位日常管理的重要组成部分，文件管理应得到事业单位内部人员的高度重视。考虑到当前的管理状况，传统的纸质文件管理方法逐渐被电子文件管理方法取代，因此管理质量和管理效率提高了一倍。意识到电子档案管理的重要性，本文以事业单位档案管理为研究对象，着眼于事业单位档案管理中电子档案管理渠道的总体规划和合理安排。不断提高事业单位档案管理水平，为事业单位的电子档案提供良好的保护环境。
关键词：事业单位；档案管理；电子档案　
        引言：如今，在信息技术广泛应用的背景下，事业单位对档案管理的发展也需要顺应时代的发展趋势，不断寻求新的方法和模式来提高档案管理的效率。电子记录管理是事业单位记录管理的重要组成部分。由于电子记录的性质，管理方法和方式也与一般记录管理不同。同时，由于电子记录的特殊存储方式，有必要充分考虑存储的安全性和合理性，因此有必要有效加强电子记录的科学、系统管理，促进电子记录的持续健康发展。
        一、电子档案管理的概述
        现代事业单位中的文件管理。基本上实现了自动化办公。在计算机系统上输入文件信息，创建一个电子文件夹。然后，通过程序执行将电子文件批量处理，电子档案管理的主要形式是现代档案管理，它可以为用户提供完整的文件管理功能和网络查询功能，可以通过该部门的办公自动化和DPM设计流程进行管理。或与信息管理系统结合使用。形成更完整、更新颖的信息管理网络。
        二、事业单位档案管理电子化建设的现状　　
        （一）档案管理人员的专业素质不高　　
        首先，一些档案管理员对档案管理了解不足或存在偏差。在文件管理方面，许多部门认为，只需将文件信息输入计算机，就可以完成事业单位中的电子信息管理。甚至有些人在知识和思想上都有局限性，没有积极学习档案电子信息管理的新技术和新概念。一些管理员对学习和吸收新技能和新概念感到抵触。这些认识不足和思想观念的落后，严重阻碍了我国事业单位档案管理的电子化建设进程。其次，与传统的纸质文件管理相比，事业单位的电子文件管理对文件管理人员的素质提出了更高的要求。管理人员不仅需要掌握一般计算机操作的水平，而且还需要更高的知识水平和综合的技术素质。但是，鉴于目前的情况，我国大多数事业单位的档案管理部门在某种程度上缺乏复杂的档案和信息处理人才，这极大地阻碍了事业单位电子档案管理的发展。
        （二）档案标准化程度低。　
        事业单位档案馆的电子基础是档案馆的标准化，由于事业单位档案馆的标准化程度较低，因此，基于此的电子档案馆也存在很多问题。输入质量存在许多问题，尤其是在将纸质文件转换为电子文件的过程中。纸质文件的某些问题在传统的手动处理过程中会出现某些错误。人为错误纠正对文件管理的影响很大，应用纸质档案，如果需要进行大量的程序处理，对文件管理效率的影响越来越大，并导致许多错误的发生。　
        （三）电子化建设过程中存在着大量的重复建设。　
        事业单位的划分更加明显，电子过程中各个行业之间的协调与沟通非常少，并且反复建立了各种档案管理系统。来自各个相关行业的存档数据信息具有许多共同的数据内容，并且由于工作范围的划分，每个部门都在开发自己的数据库和数据标准，并且电子构造具有许多区别。　
        （四）电子档案的安全性缺乏保障。
        电子档案的实施对档案安全提出了新要求。其一，电子文件很容易被计算机篡改或删除。其二，一些具有法律重要性的证书，文件和其他文件显示需要签名，这些签名不能以电子方式创建，并且电子文件的应用受到限制，无法完全替换纸质文件。第三，由于电子档案不能完全替代纸质档案，而不必同时存储纸质档案和电子档案，因此档案存储成本不断增加，并且电子存储都需要新的存储环境和方法，这是额外的投入。

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第四，文件管理软件本身已经产生了新的安全风险，例如黑客攻击和数据泄露，并且需要投入更多资金来加强安全保护。
        三、提高事业单位档案管理的策略
        （一）全方位提高档案管理效率，减少人工管理失误问题
        在事业单位中管理记录的工作本质上是复杂且繁琐的。从事档案管理工作的有关人员必须具有优良的专业素质和管理技能，必须认真，负责地每天进行档案管理工作的总体规划和合理安排。它可以在所有方面提高事业单位中文件管理的效率。但是，根据实际情况，现有的文件管理方法主要是基于纸质文件管理。在将纸质文档转换为计算机数据时，不仅增加了工作人员的工作量，而且容易导致人工管理错误。通过推广和应用电子档案管理方法，档案管理可以实现档案分类和集成工作流，而无需太多人的支持。同时，无需将其放置在专门的档案管理室中来存放档案，它只能以电子格式长时间存储。从这个角度可以看出，在事业单位中电子文件管理的实施不仅在各个方面提高了文件管理的效率，而且减少了人工管理错误的问题。作为回应，事业单位应加强电子文件管理方法的应用。
        （二）深化加强档案利用效率
        事业单位的文件管理在新时代面临着新的变化。就事业单位而言，它们是为人民服务的，因此对管理服务的需求非常强烈，尤其是近年来，中国政府一直在强调和优化服务意识，因此事业单位本身必须从服务发展入手。因此正在积极开展相关活动，结果，文件管理的数量和需求持续增长。传统的文本文件管理方法已无法满足当前事业单位的需求。信息技术的引入非常重要，因此它可以真实地反映各种档案的需求，并且只有与时俱进，才能更好地服务于公众和满足社会的需求。事业单位中的文件管理任务本质上是复杂且繁琐的。从事10个文件管理任务的人员应具有良好的职位素质和管理技能，并应认真对待日常文件管理任务的总体规划和管理，以负责任的方式进行合理的分配，以便可以在各个方面提高事业单位中文件管理的效率。但是，根据实际情况，传统的文件管理方法主要基于纸质文档管理。将纸质文档转换为计算机数据时，不仅增加了工作人员的负担，而且还容易出现人工管理错误。随着电子档案管理的普及和应用，档案管理可以在没有太多人支持的情况下实现档案分类和合并的工作流程。同时，无需将其放置在专门的档案管理室中来存放档案，它只能以电子格式长时间存储。
        （三）深化管理人员资质能力，确保档案管理工作得以精准贯彻与落实
        在事业单位的电子档案管理中，管理员的资格和能力通常对记录管理的效率和质量具有决定性的作用。考虑到管理资格的重要性，建议事业单位加强管理文件管理技能的培训。一方面，事业单位应该对现有的文件管理人员进行集中的培训和学习，以确保所有人员都具有独立操作计算机系统的技能和技能。另一方面，事业单位应加强对档案管理人员的考核，并根据档案管理人员的日常工作表现和任职资格进行合理的评价。如有必要，还可以采用激励措施来改善管理人员的主观能动性，并确保正确实施和实施文件管理。此外，文件管理员必须意识到其工作的重要性，阐明并掌握电子文件管理方法的内容，积极纠正当前电子文件管理操作的缺点，并能够为事业单位提供电子文件管理。有效改善质量可提供良好的内部动力。
        结语：简而言之，档案管理人员要做好自己的管理工作，明确掌握机构档案管理工作的要求，注重对前者的深入研究和分析，坚持总体规划，合理布局的原则实行档案管理问题。其中，在选择电子记录管理时，最好根据事业单位记录管理的状况来选择目标，以使事业单位记录管理的效率和质量提高一倍。应该注意的是，事业单位文件管理负责人应积极应用新兴的文件管理方法，并通过不断优化和改进文件管理系统，进一步促进我国事业单位中文件管理的电子化。
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