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提高企业人事档案信息效用的方法和途径

发表时间：2021/4/14 来源：《城市建设》2021年2月作者：马相阳

[导读] 近些年来，伴随着时代进程的不断提高，科学技术的发展业发生了翻天覆地的变化，尤其是在企业单位中，企业人事档案是企业在人事管理活动中形成的记述和反映员工履历和德才状况的人事材料。企业人事档案是企业人力资源管理中重要的信息资源。

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摘要：近些年来，伴随着时代进程的不断提高，科学技术的发展业发生了翻天覆地的变化，尤其是在企业单位中，企业人事档案是企业在人事管理活动中形成的记述和反映员工履历和德才状况的人事材料。企业人事档案是企业人力资源管理中重要的信息资源。但由于体制和管理上的一些因素，影响了企业人事档案信息效用的发挥。结合企业经营发展需要，通过重新分类管理，对原有人事档案材料进行审核认定，规范企业人事档案材料收集，在人事档案管理中引入信息技术和不断提高企业人事档案管理人员的信息管理素质，将会使企业人事档案管理工作效用最大化，为企业经营决策发挥更加重要的作用。
关键词：提高；企业人事档案；信息效用；方法和途径
        引言
        人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。随着信息技术高速发展，人事档案信息化管理是必然要求，也是传统档案管理转型升级的迫切需要，企业应用计算机和互联网技术，通过对纸质材料的整理、保存和归档，将员工档案信息转化为数字化的数据库，发挥信息化管理的优势，但起步时间不长，仍然存在一些问题。
        1.企业人事档案是企业人力资源管理中重要的信息资源
        在企业人力资源管理活动中，人事档案扮演着非常重要的角色。首先企业人事档案是企业开展各项日常人力资源管理工作的重要信息依据，企业依据人事档案确定员工个人信息，为员工缴纳社会保险、办理退休手续等相关事宜，并为员工办理各种政审手续和出具各类证明。其次，人事档案中对个人品德、学历状况、工作经历、工作技能、业务能力、考评结果等的记载为企业人员配置和人力资源开发提供重要参考信息。再次，人事档案能够提供企业制定人力资源规划的重要数据信息。通过人事档案，企业可以了解本单位人才数量、文化程度、专业素质等方面的数据，并进行统计分析，为企业未来人才储备状况做出预测。同时，结合企业经营发展目标和将来人才需求情况，调整人才引进和调配政策，制定科学合理的人力资源规划。
        2.企业人事档案信息管理存在的问题
        2.1人事档案材料质量不高
        档案材料质量不高，主要体现在：一是在个人信息的填写上，档案材料前后不一致，比如出生年月，同一人档案可能会有三、四个出生年月，有的可能相差好几岁，还有的是参加工作时间前后各异，差距很大，鉴别困难。二是存在涂改、损毁、造假等现象，档案中信息填写上有涂改，有的甚至无法确认；由于突发事件或管理不善等造成损毁；还有甚至出现个别表格或某一信息的造假现象，以上涂改、损毁、造假等造成人事档案参考价值大大受损。
        2.2单一纸质材料不利于统计和分析
        传统的人事档案是按一人一卷分类，纸质资料保存。纸质资料的优点是能比较准确翔实反映实际情况，缺点是不利于分类统计和分析。对于现代企业来说，分析整理才能使信息资料的价值最大化，通过分析整理的信息资料才能为企业决策提供参考。
        2.3档案信息管理人员的工作素养不高
        要想使信息化的企业人事档案管理模式能够高效地开展和落实，就需要很多具备高素质、高技能的信息档案工作人员。他们需要具备很强的操作技能和充足的理论知识，只有工作人员具备了这些基本的素养和能力，才能保证这种管理模式的发展和实施。而在实际的开展过程中，很多部门都没有选拔高技能、高素养的相关工作人员，也没有对现有的管理人员进行定期培训和工作交流。这样就导致了在信息化模式的建设过程中，企业人事档案的高技能管理人员比较缺乏，他们的工作知识和工作能力也没有达到应有的水平。工作人员不能够紧跟着时代的发展而不断地学习和完善自己的知识储备，使得信息化档案信息的管理实施的效果差强人意。

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        3.提高企业人事档案信息效用的方法和途径
        3.1对原有人事档案材料进行审核认定
        对质量不高的人事档案材料，进行审核认定。对出生年月、参加工作时间、入党（团）时间、学历、工作经历及特殊工作经历等重要信息，依据组织部门和社会保障部门制度规定，进行一一审核认定，做出结论，并告知企业内相关部门，形成统一口径，便于人力资源管理工作的开展。
        3.2利用信息技术并提高企业人事档案资料的可用价值
        由于纸质人事档案资料不利于分类统计和分析，可以在人事档案管理中引入信息技术。在进行审核认定的基础上，建立由出生年月、参加工作时间、学历情况等重要人事档案信息构成的人员信息库。在使用上，与纸质档案相配合，简要信息查电子人员信息库即可，详细信息再查纸质档案，同时，人员信息库可以实现统计、分析功能，可以大幅度提高企业人事档案资料的使用价值。
        3.3确保所有人事档案的安全性
        在数据时代背景下，传播速度最快的就是各种各样的信息，人们在享受信息共享带来的益处时，也不能忽略信息的泄露，信息安全正在面临很大的挑战。由于一些人事档案信息一旦泄露，可能会发生一些意想不到的事情。例如，一些军人档案信息的泄露，可能会威胁到人身安全，所以信息安全一定要得到足够的重视。因此，在人事档案信息化建设时，要注意信息的保密性，设置信息共享范围，某些信息只能在固定多少公里的范围之内才能够看到。如果信息发生泄露情况，能够及时采取相关措施，避免保密信息全网传播。与此同时，人事档案管理人员要提升自身的专业能力，严格遵守工作制度，提高信息安全警惕性，不能因为自身疏忽导致某些信息的泄露。同时，还需要注意数据的更新，及时上传相关人员的最新信息，建立一个完善的信息安全保障系统，对于需要进行备份的档案信息也不能含糊，认真对待每一份档案信息。
        3.4加强档案管理队伍培训与引进
        随着企业单位人事档案信息化建设的不断开展，其所引入的信息化技术必然也会不断增多，对档案管理队伍信息素养、综合能力的要求也会越来越高。一方面，档案管理队伍不仅需要掌握档案管理专业知识，同时也需要具备信息素养、学习能力，才能够更好地胜任人事档案信息化管理工作。因此，要想保障企业单位人事档案信息化建设的有序推进，必须全面加强档案管理人员的培训与引进工作。从培训层面来看，针对现有档案管理队伍，应针对其综合素质进行系统调研，了解其专业水平、信息素养，并据此制定针对性的培训教育内容，提供形式多元、内容丰富的培训教育。培训教育的内容不仅要覆盖人事档案管理领域，同时还需结合人事档案信息化建设趋势，全面围绕信息化人事档案管理内容进行培训教育，以此促进综合素质的全面提升。另一方面，企业单位档案管理部门还要进一步优化内部环境，致力于打造良好的人力资源管理机制，提升档案管理队伍的福利体系，完善晋升机制，提升档案管理岗位的吸引力。此外，引入更多的专业人才充实档案管理队伍，不断完善档案管理内部结构，为人事档案信息化建设奠定良好的基础。
        结语
        综上所述，通过了解企业人事档案在企业管理中的信息效用，分析影响人事档案在企业经营管理中发挥作用的因素，有针对性地提出解决方法和途径，能够提高企业人事档案在企业管理中的效用发挥，提高人事档案的使用价值，最终实现其效用最大化。
参考文献
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