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企事业单位办公室管理面临的挑战与对策

发表时间：2021/4/14 来源：《城市建设》2021年2月作者：闫利

[导读] 企事业单位办公室管理工作极为重要，上呈领导下接各个部门，需要强大的沟通协调，统筹服务的能力，所以办公室管理水平直接影响着企业政策的落地执行效果。随着市场竞争加剧，企事业单位组织构架的转变，企业办公室管理面临着更多的挑战，办公室管理人员需要加强综合业务素养提升，加强内部团队建设，持续培养工作人员的服务意识，加强管理人员大局观建设，多措并举共同提升企事业单位办公室管理水平，促进企事业单位发展。

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摘要：企事业单位办公室管理工作极为重要，上呈领导下接各个部门，需要强大的沟通协调，统筹服务的能力，所以办公室管理水平直接影响着企业政策的落地执行效果。随着市场竞争加剧，企事业单位组织构架的转变，企业办公室管理面临着更多的挑战，办公室管理人员需要加强综合业务素养提升，加强内部团队建设，持续培养工作人员的服务意识，加强管理人员大局观建设，多措并举共同提升企事业单位办公室管理水平，促进企事业单位发展。
关键词：企事业单位；办公室管理；挑战；对策
        引言
        企事业单位办公室管理是一个较为复杂的工作，因为上呈领导下接各个部门，需要强大的沟通协调，统筹服务的能力，需要工作人员具备综合的业务素养，能够解决突发性事情。作为承上启下的重要职能部门，办公室发挥着重要作用，为部门之间的沟通搭建桥梁，为员工顺利开展业务提供帮助。随着各种新型企业组织结构的出现，信息化技术的发展，传统的办公室管理方式已经无法适应企业发展，不利于企业的健康发展。
        一、企事业单位办公室工作职能概述
        （1）辅助功能。协助功能是指管理人员根据上级领导的指示协助上级完成企业组织的建立，业务活动的运作，员工的管理等，进行必要的检查对于所有工作的具体实施，从而帮助企业创建高效的管理环境。
        （2）监督功能。监督职能，顾名思义，是指在有效执行上级部门和领导者各自职责的基础上，对国有企业其他部门的效率，运作过程和标准化进行必要的监督和管理。，从而避免了企业经营中的不规范行为。
        （3）中枢功能。企事业单位办公室的管理人员要求他们在长期管理工作中发挥全面协调的作用，从而为企业创造良好的经营环境，并及时处理和传递上级下达的命令和下级提交的报告。
        （4）服务功能。办公室管理工作不同于国有企业的核心业务管理，属于“服务”工作，因此管理人员应具有较强的服务意识。具体来说，办公室工作人员必须在做好日常工作的同时，遵循企业管理的战略决策，协调各部门之间的合作，资源配置和信息流通，实现为基层单位服务的基本目的，为全体人员提供良好的基础条件。企业系统中的部门要有序地开展工作。
        （5）人员职能。这是因为办公室本身具有出色的服务性能，并且成为助理领导的重要“左右手”。在日常工作中，有必要以企业战略为中心，为决策层提供他们需要了解的与内部运作和外部市场有关的基本信息，并帮助管理层做出正确的决策。
        二、企事业单位办公室管理现状
        随着信息技术的发展，各个行业市场竞争越来越激烈，企业的组织管理构建也在不断挑战，办公室管理也面临着新的挑战，主要是以下几个方面。
        2.1管理人员要求更加全能
        目前，在许多大型国有企业的运作中，存在着相对普遍的办公室管理人员业务素养单一，职业技能单一，影响了办公室岗位职能的发挥。
近年来企事业单位办公室既要对内也要对外，因此要求管理人员具备一定的沟通能力，也要掌握一定的法律知识、统计分析、专业技术等等，这样才能够在沟通协调中，体现专业性，才能够更好的完成办公室的各项职能。
        2.2与企事业单位业务经营脱钩
        受传统观念的影响，许多国有企业和职工认为办公室管理人员只是为了应付工作形式而存在，其内容只限于职工的日常会议，发行文件和撰写宣传稿，其中与企业经济运行和基层企业关系不大。正是由于这种偏见，办公室管理在很长一段时间内都未被企业管理层和全体员工广泛重视，因此没有为其突破性的发展，设施，团队建设等提供足够的资金和机构支持。由于基层员工对工作的理解仅限于“正式政治任务”的水平，因此他们无法支持和参与工作。随着工作的发展，办公室管理人员已经飘浮在企事业单位核心业务圈之外国有企业由来已久，它们与基层无法紧密联系。

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        2.3办公室管理的责任意识缺失
        由于办公管理的发展具有一定的综合特征，因此员工的素质要求不仅限于专业的理论知识，而且还需要具有强烈的责任感。但是，在企事业单位中办公室经理并没有正确认识自己工作的重要价值，认为自己的工作不会直接创造经济利益，只能被边缘化，企业决策者不会在办公室管理上投入更多的资金和注意力，从而导致员工无法保持高度的责任感和工作热情。在日常工作中，它完全机械化，可以根据组织章程细则进行操作并完成简单的任务。相反，它忽略了更全面的政策解释和对形势的把握，从而进一步降低了工作效率。
        2.4办公管理信息化水平低
        在新的经济形势下，企事业单位的发展面临新的机遇，其经营方式和管理方式必须与时俱进。在办公室管理领域，企业需要不断引进专业的信息设备和相关技术，以解放劳动力，提高工作效率。但是实际上，许多国有企业都受传统观念的影响，严重依赖于人为操作。另外，它们还受到资金缺乏和信息建设不足的现实的制约，这使得许多信息收集，数据整理，文件编辑等工作只能采用传统方式，只能通过人工操作来完成。这是提高工作效率和准确性的障碍。
        三、新时期做好国企办公室管理人员工作的举措
        3.1加强办公室管理团队建设
        做好办公室管理团队建设，重点在于提升管理人员的综合业务素养来应对现代市场竞争，解决现有办公室管理人员业务素养单一，职业素养地的问题。在继续教学和学习方面，企业应该培养管理人员的大局意识，提升办公室管理人员在法律、企业核心技术、企业战略目标等方面的技能培养。
        同时要加强人才引进，形成合理的人才结构，做好传帮带工作，培养青年骨干力量，提升团队的整体实力。
        3.2加快信息化管理步伐
        随着市场经济的高度繁荣，国有企业的发展面临着比较激烈的竞争，这就要求企业引进先进的信息技术，建立完善的内外部信息交流信息平台，并帮助上级管理部门做出决策。制造商可以更快，更直接地从各个方面获取信息，然后根据市场变化进行获取。例如，对于大型国有企业集团的小分支机构，企业可以借助内部管理信息系统来监督和调查其运作情况，不仅可以确保实时调查，而且可以简化办公流程。此外，为了解放劳动力，减少人为操作的工作量，企业应为国有企业的办公室管理人员配备专业的工作设备，并组织员工学习有关设备的使用技术。例如，为了做好文件管理，大型国有企业办公室可以建立一个全面的电子数据库来存储多年的工作信息，这使得其他员工以后可以方便地搜索，阅读和提取文献，并提高了文档管理的效率和数据存储的准确性。
        3.3加强办公室管理人员服务意识
        鉴于办公室管理部门突出的服务类型特征，管理人员应首先形成正确的“大服务”意识，并通过履行日常职责来实施服务。办公室工作人员在做好企业内部上传和分发的基础上，应注意信访工作。通过改善科学的接待流程，安排专职人员来信来访，关心基层员工的生活和工作要求，全面检查企业中的不稳定因素，办公室工作人员要营造良好的经营环境，确保安全。它的发展。另外，由于办公室工作相对复杂，管理人员需要保持高度的责任感，头脑清晰，谨慎对待工作，愿意付出，不怕困难，强调原则和纪律。
        结束语
        企事业单位办公室管理工作极为重要，办公室管理水平直接影响着企业政策的落地执行效果。同时市场竞争加剧，企事业单位组织构架的转变，企业办公室管理面临着更多的挑战，办公室管理人员需要加强综合业务素养提升，加强内部团队建设，持续培养工作人员的服务意识，加强管理人员大局观建设，多措并举共同提升企事业单位办公室管理水平，促进企事业单位发展。
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