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论如何做好县级供电公司档案管理

发表时间：2021/4/15 来源：《基层建设》2020年第32期作者：姜蕾

[导读] 摘要：档案是一个企业长期的记录和见证，在企业管理中保存着许多重要的信息资源，并受到相关法律法规的保护，也是企业依法经营的法律依据。

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        摘要：档案是一个企业长期的记录和见证，在企业管理中保存着许多重要的信息资源，并受到相关法律法规的保护，也是企业依法经营的法律依据。电力企业的档案资料属于电力企业平时需要查阅的资料，也是电力企业生产经营过程中与客户进行互动的凭证。对档案要管好、用好，这是供电企业应尽的职责，但在现实许多供电企业工作中，档案资源的建设与利用并不尽如人意，需要加强档案管理的实效，增强专业管理人员的管理意识。
        关键词：县级电力公司；档案管理；问题及对策
        前言
        现代电力行业的不断发展和改革的不断深入，使得电力企业档案管理工作发生了变化。在新时期对新工作的需求得到满足的同时，档案公司的管理工作也日益受到重视，在县级供电公司的档案管理工作中，供电公司的管理工作一直处于一种不完善的状态，存在着重视不够，系统管理制度不健全，数字化管理滞后等问题。为此，本文就现代化县级供电企业档案管理中存在的问题进行了详细的分析和探讨，并提出了一些合理有效的解决办法。
        1目前县级供电公司档案管理现状
        1.1公司内部档案管理意识的下降
        目前供电企业普遍把企业档案作为次要管理工作，许多员工忽视了档案管理方面的问题，认为档案管理不够重要。因此在很多单位，档案管理人员的安排和选配都是不全面的，甚至有些单位缺乏一些专业的档案管理人员，包括查阅室和信息系统，这会使档案管理工作出现严重的失误和麻烦，还会使档案管理工作的效率大大降低，造成档案管理工作出现很大的漏洞。
        1.2档案管理制度结构不完善
        就档案管理制度而言，虽然一些企业的管理人员已经对此作了一些规定，但在实际执行中仍存在一些问题，如许多档案管理文件不规范，档案管理制度不健全就会导致许多未依法依规而产生的问题，从而明显降低整个管理制度的工作效率。就档案管理组织而言，有许多供电公司仍处于分散状态，档案管理不是存放在专门的管理库里，而是存放在生产部门；财务资料却由财务部门保管，文本档案则由办公室人员保管，这在很大程度上影响了利用档案的效率，而且有些综合部门对这些档案的保管缺乏有效的管理。
        1.3档案管理人员综合素质不高
        许多电力企业档案管理人员普遍存在档案素质不高的问题。档案管理是一项非常重要的工作，档案的保管关系到企业的发展。但是在档案管理中，有一些人会忽视档案的管理，对基本的法律法规了解不够，没有树立正确的职业道德、人生观和价值观，没有做到爱岗敬业，没有做到能力创新和工作创新，主要是由于档案管理人员缺乏对档案管理工作重要性的认识。
        2县级供电公司档案管理的问题
        2.1对档案的重视程度不够
        尽管目前县级基层供电公司档案管理网络已基本形成，但有的单位，如领导干部等，对档案的认识还处于单纯保管的阶段，认为档案工作极为重要，不能轻信任何人，认为是一项需要抄录和保存的极强的事务工作；不是单位的核心工作内容，不会给单位造成经济损失，只要严格保守，不丢不漏，就完全没有问题；只要平时配备专门人员，进行查档、外调，就能满足档案管理工作的需要。
        2.2管理方面存在缺失
        部分县级供电公司管理水平不高，管理体制不健全，管理方式跟不上时代发展；县供电公司的档案管理人员大多没有经过专业培训，对档案的重要性、保管、收集、整理、分类等业务环节没有明确的认识，档案管理意识淡薄。许多档案人员是兼职管理，对档案投入的精力不多；对档案整理、归纳不及时，甚至会出现错误的档案资料管理问题。
        2.3档案室硬件设施环境的设施不齐全
        县级供电企业的档案管理设施条件相对落后。档案存放场所狭小，储存能力不能维持五年以上的档案将被丢弃，档案应用不合格，如档案温度调节装置、档案浸水措施等方面没有加强管理。

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        2.4档案管理信息化建设滞后
        对于县级供电企业的生产经营档案管理，主要是依靠人工的力量，对人力的消耗程度较大，导致工作量也较大。
        2.5各项规章制度和标准执行不到位
        每次在检查中发现问题，主要原因都是由于对人员标准系统的管理和学习不到位，没有及时深入了解。因为供电公司基层设立的管理制度不完善，使得各个职能管理部门都会对供电地方实行每月安排的方式。县级供电公司的工作人员就会产生两种想法：一是等待上级领导、部门下来安排和检查；二是依靠领导来解决出现的问题，认为领导没有解决不了的事，什么事自己不敢做主，什么大事都要向领导汇报，长时间以来都会降低档案管理员的工作积极性，制约档案管理员的创新能力。
        3县级供电公司档案管理解决的措施
        3.1提高档案管理人员的素质
        结合县级供电公司的实际情况，将档案管理工作分为两个层次：一是供电公司对档案管理员进行专业培训，包括一体化管理模式中必备的标准体系、掌握情况的考核与评估、专业技能的评估；二是对全职档案工作人员和兼职档案工作人员进行一对一培训考核，包括档案管理的规范化和档案管理的规范化，主要是对档案工作人员进行专业技能、专题培训，并对档案工作人员进行岗位安排。教学训练的方式应从讲授培训内容开始，慢慢地演变为运用实际案例、研讨、互动交流等方式加强锻炼与考核。
        3.2健全档案管理制度
        完善的机构和管理体系是县级供电公司落实档案工作的重要保障。档案管理制度的建立需要提出一些要求，如：首先要建立科学、正确的管理制度；要完全符合县级电力企业发展特点和实际管理方式的规章制度；要适应电力企业的实际需要；其次是全职和兼职档案工作人员的选拔，应按照一定的标准和要求进行。如对档案的整理、归纳、整理的方法等，从而达到管理档案的目的。最后是坚持标准体系的严肃性，制定适合县级供电公司的管理办法，健全档案管理体系；实行档案管理制度时，应做到奖罚分明，公正合理，充分体现制度的严肃性和规范性。
        3.3完善并改进档案功能
        对档案内容的记录应全面具体、客观、动态等。为了完善和提高档案的作用，可分为以下几个方面：第一，对档案原有重要部分作相应的保留；第二，进一步扩大和掌握档案知识。以便以后能更方便地利用这些功能来需求供电公司的信息，从而更好地为档案管理服务。
        3.4采用信息化管理方式
        档案数字化和信息化管理的实现，需要借助计算机技术，这是一个系统工程。为实现档案管理的信息化，要求档案工作者转变以往的管理观念，学习先进的网络化管理方法，逐步由纸质档案管理向数字化档案信息存储管理转变。各县级供电企业应加大经费投入，加强档案管理人员培训工作，档案室配备计算机和相关管理软件，为今后档案管理工作的开展做好技术准备。县级供电企业基础建设工程档案，如工程设计图纸、施工过程方案、图纸等，由施工单位一并移交，并做好文件的整理、归档工作，特别注意：施工方应与设计院签订保密协议，保证图纸的唯一性，上述工作所产生的资金投入，均纳入工程款结算，保证信息化档案管理工作的开展。
        结束语
        综上所述，档案是县级供电公司的重要信息资源，对其进行管理是一项十分重要的工作。由于信息技术的广泛应用和发展，要求对档案管理进行一定程度的严格控制，因此，要不断改进档案管理工作中的不足之处，注重档案的信息化存储和利用；要不断创新档案管理，并运用现代信息技术，使管理有效率、合理化。笔者认为，县级供电企业档案工作的完善和发展，必将推动县级供电企业的发展壮大。
        参考文献
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        [4]侯磊，刘言硕，秦萍.面向服务的县级供电企业档案管理创新[J].办公室业务，2017,(10)：110.