中国石油西南油气田分公司输气管理处 四川成都 610213
摘要 建设项目档案真实记录和反映项目建设全过程，是全面鉴定项目质量，查明事故原因，追究事故责任的重要凭证，也是企业运营、管理、维护、改扩建等工作的可靠依据。鉴于此文章以楚雄-攀枝花天然气管道工程（以下简称楚攀管道）项目档案收集整理管理实践为案例，对建设项目档案收集整理存在问题和建议对策进行探讨，对于做好建设项目档案管理工作、提升项目管理水平具有较好的借鉴和指导作用。
关键词 建设项目档案 收集整理 存在问题 对策措施
建设项目档案是项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的，具有保存价值的文字、图标、声像等各种形式的文件。它真实记录和反映项目建设全过程，对工程建设、工程质量、生产管理、维护和改（扩）建具有十分重要的凭证和参考价值，是企业十分重要的宝贵财富和信息资源。重视建设项目档案管理工作，做好项目档案收集整理和审核把关，是保证项目档案齐全、完整、准确、系统，提高建设项目档案质量，发挥建设项目档案价值的有效途径。
1 建设项目档案收集整理存在问题
对建设项目实施履行组织管理并在项目建设过程负总责的组织称为建设单位；参与项目建设并对该项目质量承担特定法律责任的所有单位统称为参建单位，包括勘察、设计、施工、总承包、监理（造）、工程质量监督、检测、设备制造等单位。诚然某项目能顺利建成投产，离不开以上单位齐心协力、通力合作，但却往往对建设项目档案管理工作重视程度不够，在项目档案收集整理过程中仍然存在建设项目档案管理体系不健全、收集整理较滞后、案卷质量不理想等问题需要解决。
1.1 建设项目档案管理体系不健全
没有成立建设项目档案管理体系或成立的建设项目档案管理体系不健全，专（兼）职档案管理人员变更调整频繁，相关单位和人员应当履行的建设项目档案管理职责没有落到实处，使得建设项目档案管理体系形同虚设，无法切实有效地组织开展建设项目档案管理。建设单位在同参建单位签订项目设计、施工及监理等合同（协议）时，没有设立专门条款，明确各单位项目档案管理职责，没有将项目文件的收集、整理和归档纳入项目合同管理，导致建设单位对参建单位建设项目档案管理缺乏有效地管理和监督机制，档案管理制度执行也存在疲软现象，影响建设项目档案收集整理工作。
1.2 建设项目档案收集整理较滞后
项目实施过程中，部分参建单位档案意识淡薄，重视工程建设，轻视档案管理，认为文控管理就是简单的文件收发，采用普通的项目管理员兼职文控人员，施工现场管理千头万绪，兼职文控人员没有足够的精力和能力进行项目档案收集整理，使建设项目档案管理与项目建设管理无法同步实施；项目管理员哪里需要哪里搬，更换调整较为频繁，或来不及对已产生的项目文件进行收集整理，或对已收集整理的项目文件移交不到位，导致部分隐蔽工程检查记录、质量验收记录等重要的交工技术文件和关键设施设备、物资材料质量证明文件材料遗落、丢失或损毁；等到项目竣工后参建单位人员撤离，更有甚者当时经办人员已离职，再来回忆追溯建设项目档案收集整理更是难上加难。
1.3 建设项目档案案卷质量不理想
因为建设项目档案最终需要移交给档案管理部门，所以有些施工单位、监理单位、项目管理部门对项目档案案卷质量没有进行逐级审查或者把关不严，而是选择直接对接档案管理人员，而从提交的建设项目档案质量来看，存在诸多原则性常规性错误，如施工文件（交工技术文件）表格中签署的“结论”或“意见”栏目未填写结论或意见；文件材料漏签名，漏盖章，漏签日期；进场设备的检验报告或相关性能检测报告等质量证明文件未提供原件归档；未按设计变更通知单修改竣工图，未在竣工图上标注修改部分……无法确保建设项目档案齐全、完整、准确、系统，严重影响建设项目档案归档质量和归档后的利用效果。
2 楚攀管道项目档案收集整理对策探讨
楚攀管道是中国石油天然气集团公司、股份公司“兑现中石油供气承诺，气化攀枝花市，助推区域经济社会发展”的一项民生工程、环保工程、效益工程，管线起自云南楚雄市中缅天然气管道楚雄分输站，止于四川攀枝花市攀枝花末站，总投资104106万元，线路全长190.1km，2017年7月开工建设，2019年7月完工交接。项目历经三次投资主体变更，参建单位众多、变更手续繁复、地域跨度大、施工时间长……都给该工程项目档案管理带来着实不小的挑战。
为规范楚攀管道项目文件的收集、整理与归档工作，提高建设项目档案质量，笔者针对以上建设项目档案收集整理存在问题，根据档案管理相关标准规范，对楚攀管道项目档案收集整理进行了以下几方面的对策探究。
2.1 建立健全项目档案管理体系，明确参建各方档案职责。
建立档案管理部门—项目管理部—监理单位—施工单位档案管理体系，明确参建单位专（兼）职档案管理人员、分管项目档案领导人员和档案管理职责（保持人员相对稳定）。项目经理主抓档案管理工作，做好统筹和协调，切实对施工、监理等单位履行监督、指导和检查职责，形成统一领导、齐抓共管良好格局;在签订合同（协议）时，设立专门条款，将项目文件收集、整理和归档纳入项目合同管理，确保项目档案工作与项目建设同步进行；编制项目文件归档要求与整理实施细则，统一项目文件收集整理要求和方法，并与经济考核、工程结算挂勾，引起承包商的高度重视，为实现项目档案规范管理提供有力的保障。
2.2 注重建设过程培训指导，确保项目档案实时收集。
加强同项目管理部、监理单位、参建单位联系沟通，研究项目管理和施工工序文件材料形成规律，指导参建单位确定应归档项目文件内容及保管期限；对项目文件收集、整理、归档常见问题进行实例解析，提升专（兼）职档案管理人员档案意识和收集、整理的业务水平；针对部分参建单位反映施工文件、交工技术文件表格不能详尽记录项目建设全过程问题，认真梳理项目管理程序和项目文件，对照国家标准、行业标准和企业标准，合理化增补表单，报送监理审批后予以启用；按照单位工程划分，建立楚攀管道档案资料管理清单，健全工程项目文件案卷级、卷内文件级登记管理，随项目进度实时收集、整理项目文件，实行分卷分盒规范管理，助力参建单位实现项目文件有序管理，方便项目部对参建单位项目文件收集整理情况进行动态、跟踪管理。
2.3强化项目档案审核把关，确保建设项目档案质量。
依据建设进度和重要节点，深入项目建设现场进行业务指导和档案检查，注重过程监管和跟踪问效，检查交工技术文件表单编制是否符合项目档案管理规范和要求，各项审批、签署、印章法律手续是否完备；项目文件是否科学分类、规范保管；对项目文件收集整理过程中存在的疑问进行解答，就档案整理存在的项目文件分类、案卷题名拟写、文件材料著录、备考表填写、档案装具等不标准、不规范问题进行详细指导。待到参建单位组卷完成，严格按照施工单位—监理单位—项目管理部—档案管理部门项目文件归档审查程序，逐级对档案案卷的齐全、完整、准确、系统情况和案卷质量进行严格审核把关，对不符合归档要求的、整改不到位的，绝不办理档案交接，绝不允许入库，有效保障项目档案归档质量。
参考文献：
1. 《油气田地面建设工程（项目）竣工验收手册》（2017年修订版）
2. 《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理指南》（2017）版
3. 《国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T 28-2002
4. 《建设工程监理规范》GB 50319-2013
5. 《集团公司建设项目档案管理规定》中油办〔2010〕 187号
作者简介：
余慧（1985.01）女 ，汉族，四川眉山人，馆员，主要从事建设项目档案管理工作.