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浅谈行政管理工作中办公室的沟通协调作用

发表时间：2021/4/15 来源：《基层建设》2020年第32期作者：李洋

[导读] 摘要：在我国的各个工作机构当中，行政管理一直都是重要的组成部分，行政管理工作在我国各个办公机构中都有着一定的地位。

        陕西地矿第二综合物探大队有限公司陕西省西安市 710016
        摘要：在我国的各个工作机构当中，行政管理一直都是重要的组成部分，行政管理工作在我国各个办公机构中都有着一定的地位。在办公室内，每个工作人员都是一个独立的个体，但是在具体的行政管理工作过程中，需要以团队为单位展开工作，因此，在做行政管理工作的过程中，相关工作人员应该发挥好办公室的沟通协调作用来完成行政工作。由于行政管理工作本身具有一定特点，所以办公人员应该有效利用办公室来促进内部人员的沟通。本文主要针对行政管理工作中办公室的沟通协调作用展开讨论。
        关键词：行政管理；办公室；沟通协调
        引言：行政管理工作在一定程度上需要以办公室为单位来展开，由于行政管理工作所涉及的内容比较全面，且工作对象多为综合性内容，所以办公室成员需要通过一定的沟通和交流来对相关工作展开探究，对于政治和管理等内容进行全面的考虑。如果办公室没有发挥出正确的沟通交流作用，将会阻碍行政管理工作的进一步开展，办公室成员需要通过正确的沟通来协调相关的行政管理工作，提高工作效率。
        1行政管理工作中办公室的沟通协调作用
        1.1办公室的主要功能
        在进行各种行政管理工作的过程中，办公室都起着非常重要的作用，首先来说，办公室具有着综合性的功能，因为办公室不仅能够实现行政管理工作之中和工作之外的沟通和交流，还能够很好的协调好办公室所需要做的各项工作，能够让办公室内的成员关系得到调整和优化。从整体上来说，办公室就是整个工作系统的灵魂和大脑，在行政管理工作时，很多工作内容都需要上报给办公室来进行决策和定夺。其次，办公室方面不仅能够协调好内部人员的关系和工作程序，还能够协调各个部门之间的工作关系，能够让各个部门的工作进度，工作方式和工作效果达到最优，能够为行政管理工作提供最优质的工作环境。另外，办公室还具有一定的辅助决策功能，因为办公室是与管理层和领导干部接触最多的机构，在大部分时间内都能第一时间接触到上级下达的命令和要求，办公室人员同样也拥有一定参与决策的权利，能够提出自己的看法，由于办公室是一个承上启下的机构，所以办公室需要将下层员工的意见收集起来上报给领导机构，有助于管理层进行科学决策。除此之外，办公室还具有服务功能和监督管理的功能，因为办公室的工作主旨就是为人民服务，所以在行政管理工作的过程中，办公室需要体恤下级，做好服务。而监督管理功能主要是指对于上级所下达的行政管理命令进行贯彻和落实，并对相关政策和规范的实施进行监督和管理，确保全体工作人员可以认真遵守相关要求，完善自身的工作能力，提高各项工作的完成效率。
        1.2办公室沟通协调的主要对象
        首先来说，办公室是一个承上启下的机构，这也就说明，上级和下级是办公室所需要协调的主要对象。因为在很多公司和部门当中，员工的意见容易与管理层的领导人员出现分歧，如果管理层和领导干部没有积极的采纳员工的意见，将会在一定程度上引起员工的不满，导致上下级不和，很容易导致相关工作的效率和质量下降。因此，办公室需要在上级领导和下级员工之间进行调和，将二者的分歧调节开，积极听取员工的意见并对员工进行疏导，同时还要向上级说明员工的主要意见，让领导的决策更加的民主和科学。而后办公室需要调节的就是同等级部门和工作人员之间的关系，因为很多同级的部门和工作人员在进行某一项工作的工程中有着不同的想法和意见，所以很容易出现偏差，办公室需要协调好各个部门和工作人员，从合理正确的旁观者角度来进行调节。再者就是下级员工之间的关系，因为办公室的工作主旨就是为人民服务，所以办公室在行政管理工作的过程中要与下级员工建立起良好的关系，博得下级员工信任，深入到员工的内部来指导员工工作，建立和谐的工作关系。

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        2有效发挥办公室沟通协调作用的策略
        2.1掌握办公室沟通协调的技巧
        办公室在进行沟通和协调的过程中，需要掌握一定的沟通技巧，因为办公室所需要沟通的对象是拥有情感的人类个体，办公室工作人员必须要认识到其他人的感受，这样才能让沟通协调的作用发挥到最优。首先来说，办公室工作人员在沟通和协调的过程中要秉持着尊重的态度来对待每一个工作人员，无论是上级领导，同级部门和下级员工，办公室工作人员都要注意自身的言语行动，让其他人感受到尊重，只有让别人获得了尊重，办公室才能获得其他工作人员和部门的尊重。在沟通交流的过程中，不能太注重上下级的关系，尤其是在沟通协调下级员工和同级部门工作人员时，要以平等的态度和心态来交流，站在对方的角度对相关问题进行思考，找到问题的根源。除此之外，办公室工作人员在协调和沟通的过程中要学会使用一定的语言表达技巧，学会适时的融入真实感情，保持自身的微笑，不能过于激动，在其他人表达意见的时候要注意聆听而不是盲目打断等。这些沟通协调的技巧能够很好的帮助办公室工作人员完成沟通协调工作，有助于行政管理工作的有序开展和高质量完成。
        2.2健全工作管理制度
        在行政管理工作的过程中，办公室所需要协调的对象和工作比较复杂且数量较多，为了更好的提高办公室工作人员的沟通协调效率，办公室方面应该对相关的管理制度进行完善和改进。在行政管理工作的过程中，有很多工作任务和程序都需要按照相应的规范来进行，但是由于部分机构的工作制度不够完善，所以在进行管理工作的过程中很容易出现偏差。办公室在完善和改进管理工作制度的过程中，要明确各个工作项目之间的关系，让工作人员按照相应的工作顺序和规定来完成相应的工作任务，强调工作人员不能仅靠自身工作经验来开展相关工作，如果有员工不遵守规定，需要进行一定的惩罚和批评。除此之外，办公室方面还要在管理工作制度当中明确好各个工作任务之间的关系，对各个工作人员进行合理而科学的分工。最后，办公室需要对考核评价体系进行完善，并以提高员工工作积极性为主要考评目的。
        2.3合理发挥办公室职能
        通过前面的探究我们了解到，在行政行政管理工作的过程中，办公室需要为上级领导和管理层提供意见，并且要协调好上级领导和下级员工之间的关系。为了更好的发挥自身的辅助决策功能，办公室方面需要使用合理的方法来进入到下级员工当中，收集员工对于行政管理工作的意见，而后再由办公室工作人员对相关意见进行筛选，将一些比较有建树且具有一定合理性的观点和意见综合起来，并结合相应的工作要求来向上级汇报。同时，办公室工作人员在进行日常管理的过程中还要对行政管理工作中所呈现出来的问题进行观察，并及时的使用科学方法进行解决。如果在行政管理工作进行的过程中接收到了下级员工的反馈，办公室要及时的向上级决策机构汇报。除此之外，办公室在进行管理的过程中还要保持良好的创新精神，为行政管理工作的高效开展设立保障。
        3结束语
        总体来说，在行政管理工作的过程中，办公室需要发挥好自身的沟通协调作用，通过健全管理制度，使用沟通技巧等方式来提高沟通和协调的效率，促进行政管理工作的有效开展。
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