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摘要：众所周知，在办公室工作中，文秘人员发挥着重要作用。作为一个合格的秘书，要做的是在会议上准确记录领导的任务和要求，并整理下发到各个部门。同时，文秘人员能否做到规范撰写公文和材料是判断工作是否合格的标准。因此，办公室文秘工作不仅仅需要优秀的文字表达能力，更需要沟通协调能力，从而更好地进行信息的传达。基于此，本篇文章对新形势下做好办公室文秘工作的几点思考进行研究，以供相关人士参考。
关键词：新形势、办公室文秘、思考
引言
在企业的管理工作中，行政文秘人员的综合素质、技能水平在一定程度上决定了管理工作的实效性，所以企业需要在不断推进内部管理和行政管理的基础上进一步关注行政文秘的综合作用，确保行政文秘工作的职能得到有效发挥。
一、办公室文秘工作的职责
新形势下，办公室文秘工作的主要职责是：组织会议并记录会议内容、上传下达、负责协调沟通、规范撰写公文与材料，协助领导的工作、负责处理企业的日常活动。办公室文秘工作的职责要求文秘人员具有综合素质，要求其具有成熟优秀的文字表达能力、高效的理解沟通能力、与时俱进的思考能力以及随机应变能力。同时，从企业文秘人员的职责中可以看出，对文秘人员的招聘要求越来越高。因此，文秘文员应结合当下新形势，不断提高自身综合素质，养成良好的职业道德。
二、企业文秘工作人员的能力提升
2.1充分发挥助手作用，为工作的开展做好服务保障。
文秘人员需要通过自身的能力对各个部门之间的工作进行统筹和协调，及时传达企业领导的指示。在工作期间严格要求自己，为自己制定工作标准并严格落实。主动地参与到企业政务和事务当中，第一时间向领导汇报工作，继而实现上情下达的目的。要主动对上级以及部门间的关系进行有效协调，第一时间发现工作中存在的问题，并且对相关工作方案进行更改。
2.2超前筹划，做好服务工作。
众所周知，企业对于文秘人员的要求越来越高，文秘人员是连接领导和员工的枢纽，需要时刻关注企业发展，对任何问题要提前思考，尤其是对领导关注的问题要提前介入，充分发挥好参谋助手的作用。同时，文秘工作需要耐心和细心，例如在安排会议时要充分考虑好参加会议的人员，为领导准备好会议安排方案，简要概括会议内容、明确会议时间，更要在会议结束后将详细的会议内容上传至领导，下达至员工。办公室文秘人员只有做到超前规划，耐心细致才能保证工作不出错，才能做好服务工作，不断提高自身综合能力，成为合格的助手。
2.3积极发挥行政秘书职能，为企业发展出谋划策
行政秘书的职能使其需要为企业的发展决策发挥辅助作用，这对于企业的发展来说至关重要，但也对行政秘书工作具有一定要求，需要行政秘书工作要以领导工作为中心，积极响应企业党政部署和重大行动，成为企业共同体，与企业领导同目标、同行动、同思想，共同为企业的长远发展出谋划策。
2.4严格履行督办职能，做好各项工作的详细记录。
要严格落实重要的工作，并对各个环节进行检查监督。对于企业信息传达、经营服务流程、员工管理及考核等容易出现缺漏的工作环节，利用电话等方式在第一时间提醒负责人，并协调企业各方资源协助负责人推进该项工作，继而保障工作的顺利进行。做好各项工作的详细记录，以便工作完成后进行复盘总结。
三、新形势下做好办公室行政管理工作的策略探究
3.1优化办公室行政事务管理工作机制
于政府部门来讲，办公室是其对外的形象窗口，在行政管理过程中，工作人员必须跟上时代发展步伐，采用全局眼光思考以及处理工作中遇到的问题，并保证目光长远，贯彻落实党的方针政策，完成各方关系的妥善处理，加强行政事务管理体系建设完善步伐，这样才可以将自身服务、管理、协调以及后勤保障等职能充分发挥出来。同时，政府部门还应该健全完善办公室行政考勤、档案挂管理、固定资产管理等规章制度，提高制度的科学性以及合理性，并且在行政管理工作展开过程中，办公室人员必须要严格遵守相关规章制度，坚持制度面前人人平等的原则，以制度为基础展开事物、人员以及权力管理，将制度的权威性充分发挥出来，以完善的制度推动办公室人员职能的规范化发展。除此之外，政府部门还应该对自身的绩效考核制度进行优化完善，从而将绩效考核制度对工作人员的激励作用充分发挥出来，并融入创新观念展开绩效考核以及先进评选，进而将工作人员的开拓创新以及积极进取意识充分发挥出来，营造比学赶超的良性竞争氛围，从而为行政管理工作的高效展开以及职能充分发挥做出更大的贡献。
3.2细化各岗位的职责范围
在事业单位中，办公室行政管理的针对性较强，在实际管理过程中，一些办公室岗位通常都是随机设置的，很容易造成各岗位之间的衔接出现问题，经常出现某一件事不在任何人的职责范围内就无人处理，或者一件事两三个人一起处理的问题，造成资源和管理的浪费。如果不做好个人责任制，提升员工工作的积极性，当遇到上述问题时，大多数员工都会互相推脱，最终影响企业的工作效率。不仅如此，如果不能明确每个岗位的职责范围，则分工情况也会一塌糊涂。所以一定要了解办公室行政管理的切实需要，细化岗位的职责范围，分配到人头，提升管理的针对性，保证管理的效率和水平。
3.3实现秘书工作的跨越式发展。
办公室工作是辅政工作的集中体现，以办公室人员为代表的辅政工作执行者，就其工作内容和素质要求来说，和秘书人员的工作内涵有着很大的重叠性。或许辅政工作参考历史因素的定位，多用于行政系统内部，但对行政系统以及众多企事业单位的秘书工作者同样影响深远。辅政工作的现代化进程，在一定程度上带动了秘书工作的升级突破。
3.4拓展行政文秘岗位职能
在企业日常管理中，需要明确行政文秘工作的职能，特别是以文职为主的行政文秘工作，若想全面发挥行政文秘工作的岗位职能，便需要积极转变对行政文秘工作的认知，才能通过行政文秘工作来协调企业内部部门的关系，加强市场认知能力。
3.5建立健全考核制度。
需要构建一个专业的奖罚制度，对工作认真、工作效率高的秘书给予物质和精神方面的奖励。如果秘书在工作中不用心、三心二意，那么负责人就要承担相应的责任。相关人员在招聘文秘人员的时候，需要设置相应的观察期，根据秘书的工作质量和现状给予针对性考核。企业的人事部门需要综合评估考核的实际结果，对考核成绩优异的员工给予提拔，对于考核成绩比较差的秘书则及时进行岗位调整或相应惩罚。考核制度的建立，不仅可以有效激发文秘人员的工作主动性和积极性，促进工作效率的提升，还能有效避免文秘工作出现重大失误，对于企业的进一步发展具有积极意义。
结束语
众所周知，办公室工作是企业正常运转的核心，而在办公室工作中，文秘人员更是起着至关重要的作用，他们是连接上层领导和下层员工的纽带，只有文秘工作圆满完成，领导的决策才能够及时有效地传达给员工，及时准确地开展下一步工作。因此，作为办公室文秘人员，在新形势下要及时了解国家下发的各种文件，不断提高自身的综合能力，在烦琐的工作任务中找到正确的规律，从而更好地服务领导和员工，成为合格的参谋助手。
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