城建档案管理数字化建设的有效措施探微--中国期刊网

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城建档案管理数字化建设的有效措施探微

发表时间：2021/4/16 来源：《基层建设》2020年第32期作者：陈立萍

[导读] 摘要：近年来，城建档案管理工作开展期间的数字化建设工作非常重要，档案管理工作成效较之于以往不断提高，档案利用价值高，所以城建单位的档案管理部门需要高度关注城建档案的数字化管理工作，充分认识到该管理工作进行数字化建设的重要性。

        乐陵市住房和城乡建设局
        摘要：近年来，城建档案管理工作开展期间的数字化建设工作非常重要，档案管理工作成效较之于以往不断提高，档案利用价值高，所以城建单位的档案管理部门需要高度关注城建档案的数字化管理工作，充分认识到该管理工作进行数字化建设的重要性。
        关键词：城建档案管理；数字化建设；有效措施
        引言
        当前，我国城市化发展进程加快，而这越发突显了城建档案管理的重要性。城建档案是城市化发展必要的背景研究资料，有利于推进城市合理规划。而随着城市化建设发展规模的不断扩大，城建档案管理工作难度也随之加大，城建档案管理面临的问题也越来越多。因而，必须对城建档案进行数字化管理，通过更加便捷高效的管理模式，促使城建档案管理水平不断提升。
        1城建档案数字化管理重要性
        对于城建档案数字化管理的重要性进行总结分析，主要为有助于提升城建档案管理质量效率，由于城建档案属于城市多年规划建设的历史资料，具有极高的保存价值，但是城建单位搜集整理的城建档案非常多，管理难度较大，容易发生管理不良之下的档案遗失、破损或者被随意篡改等问题，而且以往整理的档案基本为纸质档案，大量档案的整理与管理工作的工作量大，使得档案管理人员实际进行档案管理工作的效率不高，最终导致城建档案的管理效果不佳，所以通过数字化的档案管理工作，便可以对大量的城建档案进行数字化的处理，管理人员的工作量显著减少，基于数字化管理的城建档案管理工作可以对城建工作进行时的全部资料数据进行完整且真实的录入收集，避免了档案资料丢失或被篡改等风险，促使档案管理工作质量提高，因此对于城建档案进行数字化管理，显著提升了此项工作的质量与效率；所以通过数字化手段对于城建档案加强管理，便可以为档案使用者提供档案利用的便利条件，促使城建档案的利用率明显的提高，使用者可以通过档案管理界面进行用户名、登录密码的输入，便可以对相应权限下的城建档案进行查阅与利用。例如，本馆自2012年安装了城建档案信息化管理系统，2020年又对城建档案信息化管理系统进行了更新，更新后的城建档案管理系统包括八个模块：档案业务管理、档案整编、档案查询、档案利用、档案统计、声像档案管理、虚拟库房管理模块。目前本馆专业档案已全部数字化，需要利用哪方面的内容，只需用鼠标轻轻点击对应的模块即可，方便快捷，整个档案管理系统清晰明朗，一目了然。
        2城建档案管理数字化建设工作存在的问题
        2.1初期建设难度较大
        当前，要想开展城建档案管理数字化建设工作，初期建设的难度较大，因为在初期建设阶段，不仅要进行基础设施建设和应用系统建设，还要制定完善的规章制度，并全面收集、整理纸质的档案资料，将其转换成数字化的档案文档资料，然后做好录入工作，在此基础上，还要进行分类建档，以保证后续查询和借阅工作的顺利进行。这些工作任务量较大，需要耗费大量的人力物力和财力，因此，存在的难度较大，一旦出现任何差错，都会影响到后续工作的顺利进行，也会影响到档案资料的使用。
        2.2数据查询服务仍需改善
        数据查询服务是城建档案数字化管理中的一项重要内容，城建档案实现数字化管理是提高数据查询服务水平的一种体现。目前，大多数城建档案依然只是在部门内部流动使用，导致档案数字化的利用受到局限，同时难以有效发挥档案数字化服务平台功能和作用。正因如此，就应针对那些需求更强的部门和个人加大开放力度，在今后的工作中，要在加强推广和使用城建档案数字化平台方面加以努力，进一步发挥大数据的优势。
        2.3安全性较低
        城建档案管理数字化建设的安全性主要体现在以下两方面：其一，在城建档案管理数字化建设过程中，档案会在不同人群中进行交接，所接触到的人员较为复杂，这使得档案的安全性、完整性、保密性都面临一定的风险。

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其二，电子档案对计算机网络设备具有较高依赖性，但因为计算机网络黑客与病毒等原因，容易导致出现系统问题或重要数据丢失，这对电子档案的安全管理具有较大威胁。
        3城建档案管理数字化建设的有效措施
        3.1制定完善统一的建设标准
        在进行城建档案资料管理数字化建设时，相关部门还必须提前制定出完善、统一的建设标准，这样才能保证城建档案资料数字化建设工作顺利进行。在指定建设标准的过程中，首先必须依据住建部颁布的相关条文准则，然后结合本地区城建档案管理工作的实际情况，制定出统一的格式与标准，然后根据标准开展数字化建设工作，并保证严格按照建设标准来进行，避免存在随意而为的现象，从而保证数字化城建档案建设工作的合理性和规范化。打造综合利用数据平台，适当增加查询、在线阅览、在线交流讨论以及提建议或意见的功能，这样能促进城建档案管理数字化建设系统多样化的发展，从而满足不同阶层使用群体多元化的使用需求，提高其使用的效率。
        3.2建数字化城建档案管理平台
        城建档案馆应立足于自身实际情况，积极构建数字化城建档案管理平台，设计档案接收、档案管理、档案服务、大数据分析四个模块，并积极借助城市大数据中心。查阅人员只需通过电脑检索便可迅速查询到所需的档案标题，而且可点开查看电子档案，使得群众和企业享受高效率、便捷的档案查询体验。同时，这一平台具有存储电子化、增量电子化、检索自动化等功能，可加快城建档案馆数字化建设，为智慧化城市建设提供可靠数据。
        3.3加强科技投入，增强数据库系统的安全性能
        城建档案管理的数字化建设离不开现代物联网技术、计算机技术与互联网技术等现代科技的支持，要实现城建档案管理数字化，要充分应用计算机编程技术和防火墙技术。此外，还要严格审核访问管理数据库人员的身份，以此提高数据系统的安全性能与规范性；严格控制信息资源使用者，以防城建档案数字化资料遭到破坏和黑客盗取。这样不仅能增强数据库系统的安全性，有效保障城建档案管理系统的信息安全力度，还能显著提升城建档案管理数字化的建设效益。
        3.4培养专业人才，完善管理标准
        城建档案管理数字化在实际建设过程中也存在着一些不完善的地方：首先相关的专业人才比较稀少。档案数字化管理工作其实是比较复杂的，需要一批专业的技术人才投入工作中。其次，存在资金投入不足的问题。缺乏统一的规范以及标准，很难促进档案管理的科学化以及规范化，在实际工作中，不能够对计算机软件开发进行合理规范，使相关软件缺乏实用性。为了能够有效促进城建档案数字化建设，必须要有专业的人才队伍支撑，相关部门在选用管理工作人员时，一定要按照公平公开的原则选择拥有专业技能的工作人员，要不断完善人力资源结构，保证能够切实满足档案管理在实际工作中的需求。还应该对管理人员进行不断培训，使他们不断更新自己的知识，不断提高自己的专业技能，尤其在引进新的现代化设备时，要着重注意对在职的档案工作人员进行相关的培训以及教育，保证在城建档案管理工作中不断提高工作质量以及工作效率。在城建档案管理数字化建设过程中，还必须不断规范相关的标准，要保证档案的收集、档案的整理、档案的检索以及档案保存等各方面的工作都可以按照具体的标准实施。
        结束语
        在信息化技术日益普及的今天，档案信息也更加繁杂，城建档案管理数字化是必然趋势。因此，城建档案馆应借助计算机网络环境与大数据环境，借助数据挖掘技术进一步挖掘城建档案信息数据，为群众提供优质、多样化服务，促使城建档案资源价值充分实现，提高利用率，以此来保证城市化建设可持续健康发展。
        参考文献
        [1]孙伟.关于城建档案管理数字化建设问题的思考［J］.国际公关，2020（12）：201-203.
        [2]霄.关于城建档案管理数字化建设问题的思考[J].中国管理信息化,2020,21(12):166-167.
        [3]田学.城建档案管理数字化建设问题的思考研究[J].办公室业务,2020（7）:53-55.