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新形势下公务用车档案管理工作的价值分析

发表时间：2021/4/16 来源：《基层建设》2020年第32期作者：郑世华

[导读] 摘要：公务车辆档案管理是各级政府机关公务车辆管理的重要环节。与此同时，为了提高档案管理工作的效率与质量，我县各级政府单位应全面推进公务用车档案管理工作的制度化、规范化以及现代化。

        会理县机关事务服务中心四川会理 615100
        摘要：公务车辆档案管理是各级政府机关公务车辆管理的重要环节。与此同时，为了提高档案管理工作的效率与质量，我县各级政府单位应全面推进公务用车档案管理工作的制度化、规范化以及现代化。为此，本文主要分析了以县公务用车档案管理工作的价值，并以此为基础对管理部门提出了一系列关于档案工作的建议，从而希望有助于确保档案管理工作的有效实施。
        关键词：公务车辆；档案管理；价值分析
        引言
        近年来，各级党政机关高度重视廉政建设，特别是在“三公消费”中公务用车消费的管理方面，我国对政府机关中公务车数量过多、公车私用等现象进行了严厉的打击，并进行了控制管理。档案管理虽然属于企业与事业单位管理中的基础性工作，但它却与企业的发展和存亡有着不可分割的关系。本文主要分析了公务用车档案管理工作的价值，希望通过这篇文章可以引起管理部门的重视，进而转变档案管理人员的思想观念，建立明确的工作目标，明确自己的职责，从而更好地发挥车务管理部门的作用。
        1公务车辆档案管理工作中价值分析的重要性与现状
        1.1价值分析的重要性
        公务车辆档案管理的目的是为了能够准确掌握本县公务用车的审批手续和车辆购置手续，核查相关工作流程是否符合本县公务用车管理的规章制度，并及时记录和管理本县公务用车的单位信息、号牌信息、相关配置以及购置价格与具体的日常使用情况等[1]。通过公务用车的档案管理，可以严格控制我县各机关单位的公务用车的数量，以此确保我县公务车辆的总数在规定的范围内，从而可最大限度的减少政府的不必要的支出。对公务车辆档案管理工作进行价值分析，可以增强我县各政府对公务用车管理的重视程度，从而提高公务用车监督管理工作的效率。另外，还可以为完善我县公务用车管理工作提供详细全面的参考数据。因此，对公务用车档案管理工作进行价值分析，可以促进我县各单位在公务用车的使用过程中，降低投入成本，抵制腐败，建立良好的廉政形象，营造健康的社会氛围。
        1.2公务车辆档案管理的现状
        近几年，随着习近平总书记对党风廉政建设与反腐工作的高度重视，公务用车的档案管理工作也成为了各级政府机关重点关注的对象。但是，根据我多年的工作经验与分析发现，我县各政府公务用车的管理部门与档案工作者对这项工作的态度并没有发生转变。例如；在岗位聘任方面，对档案管理工作者的要求较低，招聘到的人员中有相当一部分是非专业人员，导致档案管理工作的质量下降。随着公务用车档案管理工作向信息化、现代化以及科学化方向的发展，许多单位的硬件设施老旧，但却不愿在这方面投入资金，导致档案管理工作的进程缓慢，甚至许多部门仍在使用纸质的方式记录公务用车的信息。其次，在人员的培训方面，对在职人员的定期培训较少，致使档案管理者的业务能力一直停滞不前。另外，档案管理者对工作的认识程度较低，低估了档案管理工作的难度以及重要性，以至于使他们在记录公务用车的信息时经常敷衍搪塞。
        2公务用车档案管理工作的价值
        2.1使用价值
        档案的价值是服务于现实，并为公务用车的未来发展方向提供参考。它作为一种特殊的文献，记录了本县各个机关公务用车的单位信息、号牌信息、相关配置以及购置价格与具体的日常使用情况等[2]，具有特殊的价值，其凭证价值是任何信息都不能替代的。从使用价值的角度来看，档案信息的价值主要在使用过程中进行不断的增值。马克思主义政治经济学揭示了信息价值的合理内涵，然而，在实际的使用过程中，可以发现公务用车的档案管理工作必须与各机关单位管理所使用的费用、成本、利润分配的理念及使用方法相结合。公务用车的档案其实就是一种信息资源，它的性质决定了它具有一般资源的共性，致使它可以从不同的角度对公务用车的具体信息进行统计分析，从而展现出各级政府部门或机关单位在公务用车方面的问题。
        2.2经济价值
        现如今，越来越多的人开始认识到档案作为一种知识资源，其内部含有巨大的经济价值。

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目前，我县公务用车的数量已经大大超过了核定数量指标，使用制度不完善，报销审核制度不明确。因此，造成公务用车的开销增大，为国家增加了很多不必要的支出。只有不断加强公务用车档案管理，才能不断规范公务用车运行，合理有效配置公务用车资源，安全、优质、高效、经济、快捷地保障公务出行，有效降低行政成本。其次，档案管理也一是一种催化剂，它是社会经济与活动的有效工具，通过信息档案分析进行决策，可以提高公务用车的科学化管理水平，合理使用它的经济价值，会有效益倍增的效果。
        3档案管理工作中价值分析的启示
        3.1应合理调度使用公车
        为了提高公务用车的使用效率，降低公务用车的使用成本，必须根据具体情况来确定公务用车的调度和使用。此外，公务用车只有在有派车单的情况下才能离开本县。其次，根据实际情况，如果公务人员出差地点离本县较远，应尽量使用公共交通工具。为了降低公务用车的使用成本，在接送公务人员时，应就近调派公务用车。
        3.2杜绝公车私用的现象
        公车私用是当前公务用车管理中的一大难题，因此，加强对公务用车的管理工作势在必行。为了督促公务用车使用的合理性与规范性，可以制定统一的公务用车标识，从而限制公务用车的私自出行[3]。如果遇特殊情况，个人需要使用公务用车时，须经有关领导批准，并自行承担全部的相关费用。
        3.3 控制公务用车的数量
        通过对公务用车档案管理工作进行分析得出，我县政府部门和各机关单位的公务用车数量已严重超过了规定的数量。为了减少我县的财政支出，号召习近平总书记提出的党风廉政建设政策，我县各机关单位应对公务用车的购置、使用和报废流程进行严格监管。在保证公务活动需要的前提下，公务用车的购置应秉承勤俭节约、反对浪费的原则，严格审核公务用车的编制和配备标准，严格控制公务用车的数量，加强对公务用车的管理。报废车辆要有专人进行监管，防止车辆未按规定办理报废手续，出现个人占用的现象，给国家造成财产损失。对于使用车辆的人员，必须遵守使用规定，不得恶意损坏公务用车，必须实行责任追究制度，确保公务用车的使用寿命。
        3.4加强档案管理的现代化建设
        应为每一辆公务用车建立一个电子数据信息储存库，从而加强对公务用车的管理，摸清公务用车的基本数量，并建立相应的电子档案。现阶段，大多数政府部门和单位在记录公务用车的使用登记时，仍在应用手工记录的方式而非电子数据的形式。但使用手工记录的方法不仅耗费大量的人力资源，而且在记录过程中容易造成数据错误或丢失。其次，缺乏规范性的记录措施会导致记录混乱，不利于后续检查管理工作的落实。然而，通过使用计算机技术进行公务用车的档案管理，不仅能够节省劳动力，解决了手工记录容易混乱的问题，而且还便于后续的管理和检查。当需要查询某项数据时，只需对相关数据信息进行检索即可，现代化的档案管理方式，使得公务用车的管理更加透明高效[4]。例如可建立“公务用车预约平台”、“GPS车载定位系统”、“调度监控中心平台”、“车辆电子档案管理系统”四部分组成的公务用车管理信息平台。
        4结束语
        综上所述，档案信息的管理效率是影响其价值的关键，没有管理效率的档案信息就没有存在的价值。公务用车的管理工作必须要跟紧时代步伐，做到与时俱进，坚持以人为本的原则，规范公务用车的使用条例，从而降低公务用车的投入成本，增强公务用车的使用效率。
        参考文献
        [1]宋强，孙平.浅谈我县公务车辆档案管理[J].经营管理者，2016，26：337.
        [2]于强.我国公务用车存在问题及对策分析[D].中国海洋大学，2017年3月.
        [3]余艳红. 重庆县规范公务用车改革档案工作[J].中国档案，2016(5):11-11.
        [4]重庆县机关事务管理局召开新形势下公务用车保障管理工作交流会[J].中国机关后勤，2021(02):74.