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探究企业档案管理规范化的实现

发表时间：2021/4/16 来源：《基层建设》2020年第32期作者：张海升

[导读] 摘要：本文就企业档案管理规范化的现实价值进行了具体介绍，分析了档案管理规范化管理中存在的问题并提出了有效的改进措施，以期促进企业实现长远与可持续发展。

        山东省滨州市邹平市码头镇人民政府 256214
        摘要：本文就企业档案管理规范化的现实价值进行了具体介绍，分析了档案管理规范化管理中存在的问题并提出了有效的改进措施，以期促进企业实现长远与可持续发展。
        关键词：企业；档案管理；规范化；实现
        企业档案管理涵盖了企业发展的全部历程与资料，它以多种形式保存下来，实现了对企业发展历史的全面记录，对其未来发展极具参考价值。而对企业档案的规范化管理，主要是对有价值的资料进行科学分类整理，明确档案管理的流程与环节，以便有效提升档案利用效率。因此，企业档案规范性管理是发展现代档案管理的必由之路，有利于维护企业正确发展方向，加快现代化建设进程。
        1 企业档案管理规范化的现实价值
        1.1 档案管理规范化是信息时代发展的必由之路
        立足新的发展时期，信息技术、网络技术以及媒体技术得到空前发展，企业管理面临新情况，传统档案管理模式凸显滞后性。因此，对于新时期的企业档案管理工作，要重视发挥科技的价值，对档案管理方式进行创新，强化存储与管理的规范性与标准化，提升档案管理效率，避免被纷繁复杂的信息流所扰乱，促进档案管理事业向着高效化、规范化与科学化的方向发展。
        1.2 规范化管理是档案事业稳定有序发展的重要手段
        纵观信息时代，档案管理事业发生诸多变化，尤其在政策以及法律法规方面，呈现较大的进步性，与此同时，档案管理也面临更多挑战与困难：档案资料规模更大，信息模式更加多样，同时，传统档案管理制度存在严重固化性，人员整体素质很难与数据库技术应用发展相一致，不利于档案的分类与利用。也就是说，档案管理工作的有序发展亟须加强规范化管理。
        1.3 档案管理规范化是提升企业与国家文化软实力的推动力
        档案在企业发展中发挥了见证的作用，囊括了企业历史、现在与未来。目前，档案形式多样，涉猎多个领域。档案是企业发展历史的重要载体，蕴含丰富的信息，对企业以及国家发展意义深远，是重要的文化资源。只有提升档案管理规范化与标准化水平，才能推动档案事业向着制度化与科学化的方向发展，强化信息高效开发与利用，对提升整个国家软实力具有巨大推动作用。
        2 全面分析企业档案规范化管理中存在的问题
        2.1 档案管理意识薄弱，重视度严重不足
        企业档案管理工作虽然在不断深入，但尚未在全员范围内得到重视。具体来讲，在企业管理层，将重心放在经济发展与建设方面，认为档案管理可有可无，是软工程的代表。基于此，档案管理工作未得到足够的重视，思想滞后，管理观念不强，档案管理工作整体上体现为无力性、规范性不强。一些企业未成立专门与正规的档案部门，档案人员结构不合理，管理设施落后，更新不及时，影响档案服务功能的发挥，满足不了档案管理的标准化与规范化标准。
        2.2 档案管理人员思想落后，专业能力与综合素养亟待提升
        在企业档案管理实践中，管理者处于至关重要的位置，发挥主体作用，其自身能力与素质十分关键。在目前企业档案管理工作中，管理人员文化水平不高，专业知识不足，缺乏综合性及拓展性，与时代需求相脱节，整体水平不高。另外，很多管理人员仍延续传统管理思想，忽视计算机与外语水平的提高，管理理念落后于时代需求，不适应企业档案管理信息化要求，在根本上制约了企业档案工作的创新与进步。
        2.3 企业档案管理忽视信息技术的价值，信息化发展进程缓慢
        目前，信息化成为企业档案管理的趋势，是完善档案管理工作、提高档案管理规范化水平的关键。但是，很多企业仍以传统纸质档案为主要模式，档案处理效率不高，无法满足企业对档案的实际要求，不利于企业档案管理水平的全面提升[1]。在计算机技术与档案管理的融合中，计算机凭借其强大的信息处理能力，在档案管理工作中凸显优势，打破了传统档案管理模式的制约，它以先进科技手段为依托，有效改善了档案管理效果，增强了档案质量，为企业档案发展增添了动力与活力。

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        2.4 企业档案管理机制不健全，制约管理的规范性与科学性
        在企业档案管理中，一旦制度缺乏完善性，势必制约管理效果的提升。从本质上分析，档案管理机制的不健全主要原因是缺乏规划性，忽视企业发展实际，长远性不足。具体来讲，在制订档案管理制度的时候，存在一定的盲目性与随意性，忽视企业发展实际需要，整个机制操作性不强。同时，制度的执行力不到位，职责不明确，档案的收集、整理以及保存等环节缺乏制度约束。首先，对于归档制度，范围不明显，界限不清晰。在档案管理中，长期处于自觉状态，整个流程缺乏过程控制，尚未清晰规定企业各项业务资料的管理形式。另外，档案的审核极具细致性，时间消耗较大，一旦归档不满足硬性要求，很容易诱发消极情绪，造成各个业务模块衔接的不通畅性，无法保证归档的全面性与及时性。其次，在归档时间上尚未给出明确规定，归档制度不健全，尚未将归档工作作为职业习惯。最后，档案工作缺乏科学的量化考核标准，归档责任划分不明确，奖惩制度尤其不健全。在企业档案管理中，档案专业积累相对不足，这就使得企业在面对档案归档不全、质量不高问题的时候，惩治措施科学性不足，影响档案管理制度作用的发挥。
        3 提升企业档案管理规范化的举措
        3.1 增强档案管理意识，强化档案管理的全过程规范
        为了寻求可持续发展，企业管理者要切实提升对档案管理的重视度，以规范化为方向，明确规范化对档案管理的价值所在，遵循严谨性基本原则，有效应对档案管理实践中的问题。同时，对档案管理职责进行明确，保证分工合理，加强流程管理，避免档案混乱。档案管理者要遵循企业档案管理制度，掌握管理条款，强化对各类档案的认真整理与归档，在根本上实现档案规范化管理目标。
        3.2 重视档案管理人员教育与培训，全面提升档案管理人员专业能力与综合素质
        立足新的发展阶段，档案管理人员面临新的要求，需要具备专业的理论知识，掌握档案管理工作的方法与手段，遵循发展规律，精通现代化档案管理业务，全面推动企业档案管理向着现代化方向发展。基于此，要重视档案管理人员培训，促使其能够实时了解行业信息，明确信息技术的作用，深刻体会信息技术对档案管理的推动作用。另外，要对管理方式进行转变，增强人员业务能力，提升职业素养。重视考核，将其与培训置于同等重要的地位，促使管理人员能够熟练掌握档案管理流程，明确行业规范，在考核通过之后，以更加高水平的状态投入档案管理工作中。
        3.3 加快企业档案管理信息化建设，提升档案资源使用效率，增强共享性
        企业档案信息化建设，是顺应时代发展的体现，也是新时期档案管理的方向，对发挥资源服务价值的作用巨大。因此，现代企业要将信息化与档案管理相结合，加快档案数字化建设，构建电子档案与数据库，组建档案管理信息网络平台，强化企业档案管理效果的改善，方便企业对档案信息的检索与查找，增强信息共享性，提升档案使用效率，方便档案资源的开发与应用，加快档案管理标准化、规范化与科学化发展进程。
        3.4 构建完善的档案管理制度，将管理职责落实到位
        在企业档案管理工作中，档案管理制度发挥基础保障性作用。因此，立足新时期，为了提高档案管理质量，要积极构建科学的档案管理制度，强化管理行为的指导与约束，这也是企业档案规范化管理的重要内容。因此，要全面加强机制建设，对管理环节进行合理设置，细化分类，强化档案资料的有效整理。同时，明确档案管理的职责，对管理内容进行掌握，规范档案管理的流程与环节，促进档案归档的顺利完成，保证权责清晰，提高档案管理制度的执行力与影响力[2]。与此同时，全面实施档案管理问责机制，目的是保障责任到人。在面对档案遗失、损坏等问题的时候，管理制度的作用得以发挥，管理人员的责任意识得到增强，全面落实了档案管理的规范化与细致化原则，档案资源的完整性与可靠性得以实现。
        4 结语
        新时期，档案管理工作深受企业重视，与企业发展关系紧密，是实现企业健康发展的重要保障。为此，档案规范化管理事关企业前途，要正视发展中的不足，明确诱因，以信息技术为依托，积极构建科学高效的管理制度，增强人员管理能力，全面规范档案管理行为，推动企业档案管理实现规范化与标准化。
        参考文献
        [1]刘志慧.浅谈企业档案管理体制改革与创新[J].兰台世界,2018,(S2):40-41.
        [2]杨惠玲.新时代背景下企业档案管理思维模式的转变[J].中外企业家,2017,(31):80-81.