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事业单位档案管理信息技术应用研究

发表时间：2021/4/16 来源：《基层建设》2020年第32期作者：任丹

[导读] 摘要：事业单位档案管理信息化建设是指用计算机等智能化工具代替人工操作，提高档案实体管理效果和档案利用服务质量的一系列活动，开发事业单位中的档案信息资源，能够有效提升档案管理工作的质量和效率，还能有效的避免保密信息资源的外漏。

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        摘要：事业单位档案管理信息化建设是指用计算机等智能化工具代替人工操作，提高档案实体管理效果和档案利用服务质量的一系列活动，开发事业单位中的档案信息资源，能够有效提升档案管理工作的质量和效率，还能有效的避免保密信息资源的外漏。因此，为了提高信息化建设效果，工作者需要深入分析建设中存在的问题，并采取有效措施，推进科学、合理的档案管理信息化建设方案，提升档案管理的信息化水平，只有这样才能增强事业单位档案信息技术的效用，保证事业单位的档案管理信息技术建设工作顺利进行。
        关键词：事业单位；档案管理；信息技术
        引言
        作为事业单位相关管理工作人员，要充分重视档案信息化管理建设，并不断提高信息化管理水平，解决在档案管理实际工作中存在的问题，要提高对信息化管理的重视程度，提升管理人员的信息技术水平，通过采取各种解决措施，可以优化硬件设备配置、规范化各级领导职工的操作、增强工作者业务能力、保护事业单位信息安全、放大信息化建设的价值，从而推动档案管理工作的优化发展，构建一个公正、权威的事业单位档案管理体系，为我国档案信息化的建设和管理奠定坚实的基础。
        1档案信息技术相关概述
        信息技术本身具有渗透性、创新性、增值性以及带动性特点，在事业单位档案管理工作中，信息化技术的应用对于管理工作顺利开展具有重要意义。档案信息化主要指的是在网络技术、信息技术的应用下，围绕档案信息数据库建设中心，以档案数字化人才为支撑，构建档案电子化规章制度、标准体系，进而形成档案数字化综合体系。现阶段，档案信息管理工作开展主要目标是管理模式化、馆藏共享化、归档自动化以及应用专业化、控制高效化。在具体工作开展中，首先，应做好信息技术开发工作与应用工作，为档案信息化高效开展奠定基础；其次，应做好档案管理信息化建设产品更新工作，保证档案管理工作实施水准；最后，应做好信息化数据的开发与应用工作，并构建管理工作开展长效机制。
        2事业单位档案管理信息化建设作用
        事业单位档案管理信息化建设的主要作用有：
        2.1档案资源永久保存
        在传统事业单位档案管理工作开展中，纸质文件受到湿度、温度等环境因素影响，可能会有损坏、发霉等情况产生，进而让档案信息出现丢失现象。通过档案管理信息化建设，能够转换纸质档案为数字档案，在计算机系统以及磁盘中进行存储，进而规避档案损坏问题。
        2.2档案管理效率提升
        传统事业单位纸质档案管理过程较为繁琐，涉及程序相对较多，这对于档案查询工作、档案整理工作开展具有不利影响。通过档案管理信息化建设，可以让工作人员利用专业系统完成档案查询工作，让查询效率得以提升，与此同时，档案管理工作也可以通过计算机程序完成，可以让档案管理工作效率以及质量得以提升。
        2.3档案管理持续发展
        档案管理工作应紧跟时代发展步伐，积极更新管理技术与管理手段，通过信息化建设，可以采用电子录入方式完成信息资源的管理、记录、采集、存储等工作，在保证档案管理效率的同时，对于其未来可持续发展具有积极影响。
        3事业单位档案管理信息技术的应用措施
        3.1完善档案管理制度
        事业单位档案管理信息化建设工作开展中，完善档案管理制度是工作顺利开展的重要保证。首先，事业单位应构建层层负责制度，并成立专业领导小组，保证档案管理信息化建设具有专人专岗特点。

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其次，事业单位应对档案管理信息化建设制定长期规划与长期目标，具体应涵盖在线接收、在线移交、在线查询、在线鉴定等多种内容，让政务内网、档案信息数据库得到有效对接，让安全防护防泄密问题、网络技术攻关问题、数据格式统一问题得到有效解决。最后，需要对权利义务制度予以明晰化处理，保证工作开展有序性与工作流程明确性。
        3.2完善档案检索和储存机制
        事业单位建立档案管理信息化的主要目的是增加工作的便捷性，使得检索更加方便，并能够对档案信息进行安全、准确地储存，所以在信息化系统中输入有关信息或者数据时，就应该对其进行分类，以便于后期能够快速地检索。如果使用的是技术性较强的检索方式，就可以使用扫描的方式将信息输入到系统中，并对信息进行检查，将错误的地方及时改过来。档案管理人员也要在日常工作过程中不断地探索和创新，找到更合理的信息化管理机制，以提升工作效率。创新是发展的动力，因此事业单位要不断地进行创新，完善档案检索机制以及档案储存机制。
        3.3对档案信息资源进行合理开发
        如今，在事业单位档案管理工作中还没有对档案信息资源进行充分的开发和利用，档案资源的共享还没有实现，想要实现档案信息的有效共享可以从以下两个方面来进行：首先，由于部分档案管理信息较为保密，没有被开发利用，还有一些档案管理信息由于技术水平的限制也没有被开发，不易进行共享，为了解决这个问题，可以通过网络云计算工程进行，因为云计算中有庞大的数据，并且有专业水平极高的技术人员进行数据的管理，他们利用尖端的科学技术进行数据的分析和处理，能够实现和时代的同步发展，因此，可以通过云计算实现不同计算机网络平台的资源共享。其次，要加强对开放事业单位档案信息的宣传工作，做好档案信息的报道和交流，例如，通过微信公众平台推出档案馆的工作性质，档案信息的含义、意义和现状，引导人们正确的认识档案馆，科学合理的利用档案资源。
        3.4积极引进高新信息安全技术
        为了保护事业单位的信息安全，优化信息化建设工作的效果，首先，预警工作是极其重要的因素。事业单位对于可能预见的危险性隐患防患于未然，起到预见的作用。在事业单位计算机网络系统当中，保证每个成员能够相互协作、相互配合，降低网络信息风险发生的几率，通过防御不法分子通过恶意手段入侵，提高事业单位的网络安全性。其次，事业单位应积极引进高新信息安全技术，并加以有效的推广和落实，强化各级干部职工的信息安全意识，排除威胁档案管理技术应用安全的因子，使档案管理的信息化建设任务得以顺利落实。例如，利用防火墙技术，实现信息的互联互动，还可以通过反击使网络入侵者无法实施入侵，破坏检测系统难以得逞。在信息安全技术方面，领导者要注意规范工作者的日常操作，严禁随意使用涉密计算机，在主观上落实信息安全技术。同时，领导者要及时将高新安全技术引入到事业单位的信息化档案管理中，深入优化档案管理工作的安全性，为档案信息技术提供可靠保障。例如，在甘肃省档案管理中推行的文字材料双层PDF、设备工程图纸DWF或矢量化，使档案的交接、存储、调取等环节实现了规范化和信息化，全面提升了档案的抗风险能力，深化了档案管理信息化的落实。总之，事业单位档案管理工作必须做到严格把关，严守规定，将机密文件和管理资料的安全性工作落实。
        结束语
        随着我国经济文化水平的逐渐提升，事业单位中档案的数量逐渐的增多，事业单位工作人员的工作难度也相对增加。如今在科学技术水平不断发展的时代，我国的档案管理工作可以和互联网相结合，开展档案管理的信息化管理。在事业单位档案管理工作中，做好信息化建设工作能够增强档案信息的应用效果。
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