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建设工程归档资料整理及其档案管理的探讨

发表时间：2021/4/16 来源：《基层建设》2020年第32期作者：黄周建

[导读] 摘要：做好建设工程归档资料的整理以及档案管理等相关工作，不仅能够确保工程信息的及时汇总，以便于后续发现问题可以及时追责，同时还能够为其他工程的建设提供参考依据，进而推动整个建设工程行业的可持续化发展。

        南宁航道养护中心广西南宁 530033
        摘要：做好建设工程归档资料的整理以及档案管理等相关工作，不仅能够确保工程信息的及时汇总，以便于后续发现问题可以及时追责，同时还能够为其他工程的建设提供参考依据，进而推动整个建设工程行业的可持续化发展。本文主要研究建设工程归档资料整理及其档案管理等相关内容。
        关键词：建设工程；归档资料整理；档案管理
        前言
        建设工程在实际运行的过程当中，除了要做好材料准备、方案制定以及技术交底等工作之外，也需要将档案管理以及相应的文件归档工作摆在突出的位置。其中但资料的归档管理是落实建设工程具体规划的基础和前提，同时也是确保工程质量的重要参考依据。但是档案资料由于种类繁多，而且涉及的领域也较多，除了要进行人工归档之外，也需要依托信息化技术来提高文字、视频、图表、图纸等保存价值，以便于为后续工程内容的质量验收提供可靠的参考依据和凭证。
        一、建设工程归档资料的分类和特点
        （一）分类
        首先是工程文件，是指工程在建设过程中所有信息记录的合集。包括准备阶段的文件、施工记录文件、监理文件、竣工文件以及验收文件。而这五类文件之下，又分门别类地包括各种各样的项目文件、勘察设计文件以及工程审批文件等。其次，建设工程档案是指在工程建设实践当中具有保存价值的声像、图表、文字等内容。最后是建设工程文件档案的资料载体，包括纸质载体、缩微品载体、光盘载体以及磁性记录载体等。
        （二）特点
        首先，具有复杂性和分散性。因为通常情况下，建设工程的实际设计和施工周期相对较长，整个生产过程中所涉及的工艺流程复杂，利用的材料、技术、规格以及设备等也繁多。再加上材料和技术的更新换代速度非常快，施工现场本身存在层次多且流程复杂的情况。因此在记录相关的档案资料时需要大面积考察，而且这些资料档案也具有复杂性和分散性[1]。
        其次，具有继承性和时效性的特点。伴随着信息技术的发展，新材料、施工工艺及多元化建筑技术的应用也使得建设工程的管理水平日益升级。因此，文件档案资料只有具备时效性和继承性的情况之下，才能够为后续的施工提供多元化的引导，防止这些文档资料不会随着时间的推移而逐渐被淘汰出去。
        再次，具有全面性和真实性。建设工程的文件资料需要详细的记载，无论是整个工程整体的材料引进计划，还是技术交底计划以及其他相应的施工流程，都需要切实反映真实的工程概况，甚至对于一些突发事故和隐患也要进行详细的记录。
        最后，具有多专业性和综合性。建设工程的文件，档案资料本身依赖于不同的对象，其载体类型也较为丰富。因为施工过程以及管理过程本身所涉及的专业类型复杂，包括美学、保安、消防、电子、力学、建筑、声学等，需要各部门协调组织，进行质量控制和造价控制，并合理安排进度。这些内容都需要体现在文档资料当中，本身具有综合性和多专业性。

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        二、建设工程归档资料整理及其档案管理的措施
        （一）加强重视
        首先，工程企业或者是档案管理企业都应该加强重视，并对建筑工程档案资料管理工作予以正确的引导，必要情况下给予资金或人员的支持。例如通过设置专门的管理结构，对档案管理人员进行必要的培训。尤其是在部门会议时，要着重强调本项工作的重要价值，使多样化的档案管理理念深入到每一位监理人员、设计人员以及施工人员的内心当中，并落实到具体的环节中去。其次要建立严格有效的档案管理规章制度，使责任落实爱去，并宣传有关的法律法规，例如，引导档案管理人员借鉴和学习其他国外相关工程企业的经验，使工程建设和档案归档能够实现同步化管理，从而为后续项目的施工建设提供系统准确且完整的资料信息[2]。
        （二）落实人员建设
        由于工程建设档案管理工作本身面临的内容量大且复杂，涉及的一些文件也属于核心机密。因此，需要对档案管理人员进行必要的培训，并基于多种角度来强化其专业能力和实践能力。例如，因人而异地采取多种形式引导档案管理人员来理解和学习我国与工程建设方面相关的各类管理技术，使其能够针对不同环节的施工类型来进行多样化的信息记录和数据采集。除此之外，还要定期组织人员接受外界的考核和培训，使相关从业人员具备必要的资质和条件，从而培养其实践、分析、判断以及应急能力。除此之外，还需要档案归档和管理人员及时了解各种项目在设备操作以及施工环节中的要义，并具备敏锐的洞察力和责任心，能够将项目所涉及的方方面面都记录到档案内容当中，以便于为后续项目的总结以及经验的交流提供可靠的依据。
        （三）促进信息化建设
        施工企业或者是档案管理企业想要与时俱进，提升建设工程归档资料整理以及档案管理的效能，必须要做到与时俱进，并基于信息化时代背景下加强对网络平台的管理和监督。首先要建立相应的档案资料信息库，要求员工及时对工程的信息进行必要的维护、修改、查询和补充，以确保档案管理工作的完整性和先进性。其次，要营造具有开放性、包容性的网络资源共享平台。使技术单位、设计单位及其他监管单位能够定期到平台当中搜集有关信息，以确保后续工作的高效稳定。同时还要促进档案资料管理的信息化建设，配置相应的部门和专项人员。搭建数据平台，使各类文件、资料和档案的存储可以实现电子化和数字化，便于后续统一归档使用和查询。最后，应该利用各种各样的大数据处理技术和云盘存档技术来增强档案管理的安全性和信息查询的可靠性，使数字化档案管理可以实现在线的功能升级。除此之外，相关单位或企业也要制定科学合理的档案归档和管理工作制度，使数据质量管控和电子档案管理结合在一起，为落实具体的项目施工计划和管理机制提供可靠的数据依据[3]。
        三、结束语
        对于建设工程来讲，归档资料的整理以及档案管理工作至关重要，是确保工程建设质量有些升级的前提和基础，同时也是落实后续工作内容的科学依据。因此，在实践当中应该加强对档案资料整理和档案管理的重视，并落实好相关管理人员的建设，使其具备相应的资质和能力。最后也要促进信息化的建设，搭建完善的建设工程归档资料整理和管理平台，使各项工作能够实现数字化管理和信息化存档，以便于为各单位的信息查询以及后续施工提供可靠的原始依据。
        参考文献：
        [1]李莉.城市建设工程档案归档内容再思考[J].档案与建设,2019(08):50-51.
        [2]黄湘寒,陈智宣,潘颖秋. 建筑工程资料管理[M].重庆大学出版社:, 201812.275.
        [3]曹旭辉.浅谈建设工程监理归档资料存在问题及对策[J].有色金属设计,2018,42(02):65-67.