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浅谈如何做好施工企业一线综合办公室管理工作

发表时间：2021/4/16 来源：《基层建设》2020年第32期作者：郭敏

[导读] 摘要：在施工企业内，一线施工综合办公室，它是确保内外沟通、左右协调、各部门协调的枢纽部门，是项目整体的一个部门。

        中国水利水电第五工程局有限公司四川成都 610000
        摘要：在施工企业内，一线施工综合办公室，它是确保内外沟通、左右协调、各部门协调的枢纽部门，是项目整体的一个部门。随着信息化技术的发展，企业文化和制度的建立健全，现目前项目一线的办公室不仅仅只做过去的单一工作，还需要涉及更多的点和面，处理文件、传达精神的同时，还需要兼具宣传报道的编写、党群事务的整理、部分还兼具了人力资源的相关事宜，因此工作更加综合、广泛，根据有挑战性。在这种压力和挑战下，如何做好基层一线的办公室管理工作，才是重中之重，整片文章结合自己的工作体会，浅谈如何做好一线综合管理部的整体工作。
        关键词：综合性、责任心、状态、繁重、办公室、思路
        一、施工企业一线综合管理部面临的挑战和问题
        1、人员配置少：很多人处于陈旧的管理理念中，认为办公室仅仅做好文件的收发、资料的整理、不存在更多的事项管理，所配人员偏少。其实不以为然，根据时代的进步和社会、企业的发展，目前一线的综合办公室不仅仅只是做过去一些单一的工作，还需要设计很多方面，例如：党政事务的组织学习、文件资料的编辑、人力资源的管理、项目一线宣传报道的编辑、人员后勤保障的服务等工作。
        2、工作综合性强：结合上述内容，整个办公室工作内容繁多、繁重、工作量大、任务艰巨，特别是服务对象的复杂、不确定性较大，从内到外，从大领导到基层每一位员工，所以大家一致认为就是一些的基层办公室事务繁重、复杂，要做好基层办公室工作压力大、难度高。
        3、人员责任心、办事能力需要提高：目前，很多企业一线办公室都采用刚毕业不久的大学生，普遍年龄较小，接触社会事务较少，工作经验不足，大局意识有待提高，尤其在参与政治事务和对外事务上面欠缺精致，业务能力继续培训提升。
        4、工作表现、业绩不突出：施工企业一线综合部对内对外工作复杂，工作内容繁重，主题不明显，定期的业绩指标考核不明确，造成在考核过程中，考核成绩不容易确定，这将导致综合部人员工作的积极性受到一定的影响，最终影响整个工作的热情和效率。
        5、很多员工对一线办公室所处的角色、工作的内容不熟悉，造成工作无头绪、无目标盲目干活，造成整个效率低下，另外员工在不熟悉企业管理流程的情况下投入工作，存在边做边学的情况发生，没有丰富的基础知识和能力，这也是阻碍项目办公室高效运转的一大难题。
        二、如何提升一线办公室工作效率和能力
        通过分析一线综合管理管理办公室的工作内容和目前存在的相应问题及难题，同时结合岗位一线的工作总结，我认为要想做好一线综合部的管理，需要从以下几个方面着手，方可游刃有余、高效的做好工作：
        1、调整心态，梳理良好的工作态度，平常心工作
        从施工企业整体方面来讲，一线综合办公室非常重要，即使大家的服务部门，又是领导的左膀右臂，是整个一线项目的管家，但在工作中，由于业绩不明显、不突出、工作繁多，有的时候出力不讨好，看不到明显的成绩和奖励。为此，我们首先要树立良好的心态，清醒的认识工作岗位和内容的特殊性，时刻围绕中心组工作，围绕项目党支部工作重点，展开工作，工作中要及时调整自己的心态和工作状态，注意自己言行，做事要务实，对待每一件事情均要真抓实干，切勿形式注意，对内对外所有事项认真务实，同时对自己的言行举止要严格要求，不该打听的不打听、不该说的不乱传，自觉的勤干实干，默默无闻，做好项目的基础服务工作。

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        2、理清思路、认清形式，做好岗位履职
        由于整体一线综合办公室的日常管理工作繁重、内容多，手头工作繁琐复杂，因此，作为一线办公室管理岗位人员，必须要有清晰的工作思路，高度的大局意识，认清形式，增强个人责任感、使命感、紧迫感，提高自身的工作主动性、自觉性，同时想要做好一线办公室的工作，就必须要有高度负责的主人翁精神，发扬高度的奉献精神，不计个人得失，埋头苦干，任劳任怨，具备高度负责、一丝不苟的态度、严谨的作风，认真切实做好每一件事情，甘做无名英雄。
        3、要有强烈的时间观念和紧迫感
        求证务实、雷厉风行是作为每一个员工的工作作风，尤其是一线办公室人员，一定要做到遇事不扯皮、不推诿、不敷衍了事、不拖拖拉拉，要时刻保持制度服务一切的原则，配合项目纪检委员切实推行问责制度和限时办理制度，制定目标有计划、有时间节点限制，不排无时效的工作，不做无计划的工作。按时按量合理规划，保质保量高效完成各项工作任务。同时要根据项目的具体特点和当地是否存在特殊情况，提前制定合理的工作机制，便于约束员工的个人行为，规矩人员，使其形成办事效率高、运转速度快的优秀团队机构。
        4、做事要有“修养”
        一线办公室工作繁、多、难、重、累等靠什么来处理？首先要靠“忍”，工作中难免会出现领导的错怪，员工的不理解，造成工作挨骂、碰壁的情况发生，但工作还需要继续，还需要面带笑容的做好每一件事，忍耐委屈，还要做好对应的解释安抚工作，满怀真挚情感，也是做好项目服务的关键，作为一名办公室员工，必须要热心诚恳、耐心细致，要多沟通、多协商、多联系、多学习，坚持以诚挚的心对待每一个人和事，工作、生活中以理服人，要具备忍让精神，具备宽容理解之心。在一线项目办公室工作中要制定目标，以公正为做事的基本原则，忍辱负重、顽强拼搏，作为员工一定要相信付出总是有汇报的，只是时间而已。
        5、树立大局意识、中心意识
        一线办公室有特殊的身份，即是下面员工的头，也是上面领导的尾，处在员工头的位置时，要树立牢固的中心意识，敢为领导谋划，做到切换实际谋工作，不谋是非、切实做到事前多谋事后少谋、参与其中谋而不做决定。作为领导，所做的决定、决策都是多样性的，既有战略性的、全局意识的决策，又有具备战术性的、局部性的决策，所以参与其中要做好领导的“高参”。但如何做一个称职的“高参”呢，这就需要办公室人员立足岗位工作，通过学习提高自己的战略意识和思维能力，提高工作预见能力，凡事想在前、谋在前，要跟紧贴近中心工作，抓住领导意图和决策思路，制定可行的措施和议案，提出好的建议，争取参在关键点上。
        6、加强企业内培和外培的结合
        施工企业一线项目部内部多组织相应的“师带徒”学习交流互动，加强职工学习的劲头，老师傅带领新徒弟，做好指引方向的作用，快速熟悉企业的管理流程，同时单位也可组织相应的外部培训学习，通过外部学习吸收其他企业的新管理理念，结合项目自身特点进行优化纳入项目使用。
        综合上述，针对施工企业一线办公室工作开展来说，作为一名办公室职员，在工作中一定要学会掌握四种工作方式：一是针对工作具有一定的高瞻远瞩性，简而概之就是要勤动脑，擅长围绕全项目的生产工作安排全局性的思考问题、多钻研、多探讨，多出主意和办法；二是要做到善于见微知著，在工作中要善于观察，时刻清楚项目的中心工作，围绕中心工作，贴近项目领导工作部署思路，全方位、多渠道的去收集筛选信息，及时掌握切实有效的关键信息，要将看似简单普通的信息通过思考和分析，深入研究，反复练习对照，总结出与项目施工生产相结合的重要信息；三是善于做好调查研究，要时刻做到知上知下、懂左懂右、知里知外的做事本领，同时要时刻学习，做到熟知国家政治方针、经济方针形式和公司发展方向，还要有清楚明白的自身发展存在的问题，要有合理的发展规划；四是眼捷手快、勤于动脑思考，要及时对已经讨论完善的事情进行梳理成型，对目前需要解决讨论的问题集思广益，多思考，多研究提炼，为事项讨论提前做好答案储备，为讨论提供有效的建议和决策基础。
        作者简介：
        1、郭敏：（1986-），女，四川广元，中国水利水电第五工程局有限公司，项目综合部主任，，现从事党政、办公室职务。