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企业信息化提升项目OA系统实施与应用

发表时间：2021/4/16 来源：《基层建设》2020年第32期作者：毛天鹏1 相业崭2

[导读] 摘要：OA系统的整体发展可分为四个阶段，首先，在1999年左右，OA系统为“文件型OA”。在此阶段当中，OA系统主要关注于个体的工作、行为，并提供文档电子化的服务。

        湖州雷博人力资源服务有限公司
        摘要：OA系统的整体发展可分为四个阶段，首先，在1999年左右，OA系统为“文件型OA”。在此阶段当中，OA系统主要关注于个体的工作、行为，并提供文档电子化的服务。而在2005年左右，OA整体实现了“流程性OA”发展，以办公、文件、档案、管理发展到为企业自身实现流程审批制度、会议管理、车辆管理、新闻发布等众多实用功能。而在2010年左右，“流程性OA”进化为“知识型OA”，主要为企业员工的日常工作提供收发邮件、处理事项、浏览器新闻等功能。而在2020年，“智能OA”随着我国整体科学进步的发展，得到了全面加强。因此，对企业自身的发展状态来讲，企业OA的有效开发应用，是其后续发展的关键性因素。
        关键词：信息化建设；OA系统；信息共享；流程
        引言
        信息化浪潮催生出全新的自动化办公模式，企业办公信息化成为不可或缺的重要内容，要转变原有的人工手动办公模式和方法，设计和应用合理高效的企业办公OA系统，基于B/S结构进行企业办公OA系统的设计和应用，提高企业办公OA系统的结构化、层次化和模块化水平。
        1我国企业OA体统发展现状分析
        对我国企业OA系统进行分析，可以得知其自身的发展规律呈现明显的“顺序性”发展。在功能当中，实现了全面增强，其应用领域渗透进了企业发展的全面性当中。其中，国有企业运行OA系统可以有效保证其自身的经济利益，实现全面提升。因此，企业对OA在资金、人员等方面进行了大量的投入。将其与以往发展模式相比，企业对于OA的需求使得OA在我国得到了大量增强。其建设流程以及硬件软件的设备是企业对OA系统的应用增加的主流原因之一。与常规内容相比，OA自身风险极低，且操作门槛较为容易。在企业的建设过程当中，均将OA作为信息化建设的突破口，对其进行全面加强，保证OA整体技术有效增加。对OA系统进行分析，可以得知其主要分两大类。首先，第一大类为群件为基础，其主要基于IBMDomino以及MicrosoftExchange为主。其中，IBMDomino是一款从邮箱系统发展而来的文档数据库产品，其在最早成为OA系统的主流应用方式，在发展过程当中由简单的收发信息发展为创建工作流程等全面功能性；而MicrosoftExchange则是其平台的主流化产品，其依托于Microsoft完整的生态圈，可以保证整个OA系统呈现“闭环发展”。
        而第二大类则以一定的开放性平台为基础，其主要基于Java的应用，涵盖Microsoft的Net平台，以及一些其他的开发程序语言三种。其均是基于一定的开发语言架构进行实践，如SQL、Server、Oracle等。
        2企业信息化提升项目OA系统实施与应用
        2.1软件功能模块
        （1）系统管理：基础设置、系统维护、信息集成等相关配置。（2）单位管理：组织信息管理、功能应用设置、基础应用设置、工作管理。（3）协同工作：新建事项、待发事项、已发事项、待办事项、已办事项、督办事项。（4）表单管理：表单制作、枚举管理、流水号管理、表单查询、表单统计。（5）文档管理：我的文档、公司公共文档、总部文档中心。（6）公共信息：公告、调查、讨论、新闻。（7）常用工具及个人设置：综合查询、通讯录、常用链接、关联应用设置、代理人设置、个人模板设置、消息设置、个人设置。（8）计划、会议日程：个人设置、时间安排、我的计划、计划管理、会议管理、日程时间、工作任务。（9）综合办公：办公设备管理、会议室管理。
        2.2协同应用
        管理员可对协同模板和协同节点权限进行后台设置，协同功能是OA办公系统的基本核心功能。从发起者出发构建协同工作，按照预定的权限设置，由其直接主管领导审核，可决定流程是否继续，选择退回、中止或同意。

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如果选择退回则退回发起者，由发起者按照审核意见重新发起；中止则是直接中止流程，不退回给发起者，意味着该流程存在问题，必须充分论证方可进行；审核通过后，流程继续转到更高管理者审批，也存在退回、中止或同意3种意见。发起者可随时查阅进度并了解审批意见，待全部权限领导审批通过后，协同流转到印章管理者，可以进行在线电子印章或纸质印章（如合同类）的操作。最后协同返回到发起者，形成一个完整的信息流程。可以将常用形式的协同模板化，使得协同的流程最优、审批权限明晰，充分体现各岗位的配合和制约。关于模板管理，可新建模板分类，建立固化的协调工作模板，授权给用户调用。管理员可根据单位的具体流程情况，预先设置常用节点权限，供系统流程调用。
        2.3OA系统工作流的具体应用
        在后续的工作流过程当中，企业自身的快速发展使整体有效变革，其自身更是为后续的发展机遇提供了全面保障。为了有效掌握并激发自身的主观能动性，OA系统可以基于工作流进行有效设定，对企业自身的机制、职位、组织等现有模式进行全面提升。同时，企业也可基于OA的应用，对自身的模式产生全面优化。目前就企业自身的发展形势而言，建立办公自动化是必要趋势，对于企业内部查询、统计等实现有效审批，保证二者之间的协调应用。此外，OA系统自身的运转明确具有规范性原则，其内容可以包含梳理、整理等流程，实现整体机制的推动，保证规范化、制度化。除此之外，公司自身的整体技术性也可实现全面流程发展。对于主观的流程定义，采用合理有效地解决模式。考虑到整体工作的技术以及其他系统应用对二者实现有机融合，因此，OA系统作为其自身的稳定性因素，可以具有一定的便利性与有效性。各部门在后续的工作流程中，可充分利用此类特性，完成工作职责的分配。切实可行的保证各项工作有效运转，实现“文档处理”、“文档归档”等功能，为员工的工作提供了有效的便利性，增加整体的工作效率。
        2.4公文模块
        企业办公OA系统公文管理模块包括有发文管理、收文管理、审批管理等模块，实现对公文信息的管理操作。在发文管理子模块中，要完成企业发文的所有业务工作，包括发文起草、正式拟稿、部门负责人复核、主管领导复核、行政秘书核稿、领导签发、经办人分发传阅等。在收文管理子模块中，主要对接收的公文进行拟稿、审稿、签阅、办理、存档、销毁、检索查看等管理。审核管理子模块主要是对已经审核的收发文提供相关管理接口，批量进行公文的审核、删除等操作。
        2.5通讯管理模块
        该模块主要是企业部门间以及部门内部员工之间的通讯交流，主要涵盖以下子模块的内容：消息发送子模块。确定消息接收对象之后，进行点对点、点对多的信息发送。通讯录管理子模块。实现对联系人信息的管理，包括信息录入、更新、删除、查询等管理。手机短信发送子模块。确定好接收人之后进行手机短信的发送，并要控制短信内容的字数。通知发布子模块。面向企业全体员工进行通知标题和内容的填写等操作，并对通知内容进行详细的阐述。
        结束语
        随着企业现代化进程和信息化的发展，企业对信息化管理的要求也日益增强，单纯的通用OA办公系统已远远不能满足需要，企业需要从实际出发，将生产需求、工作流程和协同服务融合，打造特色的OA管理平台，在整体上更好地体现信息化的优势，增强企业的综合竞争力。所以，企业应结合自身经营范围、产品、服务和管理模式，定制个性化内容。实施OA系统的最终目标是实现企业的战略目标，在实施过程中，要洞悉和预估市场的需求，在产品、服务和技术上体现自身优势和特色，弥补短板，只有这样才能满足不同客户多样化的个性化要求，才能使OA系统在企业中的应用更加完善。
        参考文献
        [1]李长树.办公自动化系统的设计方法与实施策略[J].计算机应用研究会，2000(7):47.
        [2]马凤杰.OA系统在企业信息管理中的应用与实现[J].电脑知识与技术，2015(2):6.
        [3]刘莹.探计OA系统发展趋势[J].金融科技时代，2005，13(3):50.