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谈煤矿项目建设前期档案管理

发表时间：2021/4/20 来源：《基层建设》2020年第32期作者：王荣保

[导读] 摘要：煤矿项目建设前期即工程的准备阶段，该时期的档案主要是在立项、招投标、施工准备等环节中使用的文件材料，具有多样性、广泛性和技术类档案的使用度较高的特点。

        神木县隆德矿业有限责任公司陕西神木 719300
        摘要：煤矿项目建设前期即工程的准备阶段，该时期的档案主要是在立项、招投标、施工准备等环节中使用的文件材料，具有多样性、广泛性和技术类档案的使用度较高的特点。俗话说“好的开始是成功的一半”，前期档案管理工作在项目建设过程中所起的作用是不可替代的，管理着基础资料与作为项目凭证的文件，这些都是法律性的原始凭证，煤矿企业必须要一直保管好。企业领导要重视前期档案管理工作，提高档案管理人员的责任意识与管理意识，及时收集各种有用信息，确保档案及时归档，为中后期的档案管理工作奠定坚实基础，保障项目档案与企业资产的完整性。
        关键词：煤矿；项目建设；档案管理；价值；策略
        引言
        在市场经济渐渐步入规范化和制度化的过程中，过去粗放式管理的弊端使得煤矿企业在激烈的市场竞争中缺乏足够的竞争力。通过优化煤矿企业的档案管理制度，不断激发企业的活力。将煤矿企业的运作过程看作是一台高速运转的燃气机，档案管理是润滑剂，助推各个零件共同作用、和谐相处，实现企业平稳运作。因此，通过提升档案管理工作以实现科学化、精细化的管理方式转化，是煤矿企业在进入高速化发展的转型阶段必经之路。
        1煤矿企业档案管理的重要性
        企业的发展是不同的生产经营活动组成的，也正是这些活动构成企业的档案，对于不同的企业类型而言，有着不同的企业活动，并且性质也不尽相同，在企业运行以及发展的过程中，涉及到很多的企业活动，包括企业管理以及技术开发还有具体的生产销售等活动，这些生产活动都需要进行详细的档案记录，并且在企业的发展过程中需要对这些档案不断的进行补充，不同的档案内容要及时的进行分类整理，在进行企业档案整理的过程中，需要遵循一定的客观规律，并且能够将企业档案的重要作用充分的发挥出来。自从改革开放以来，我国经济的发展突飞猛进，并且已经进入全球经济化发展的轨道，最近几年，我国煤矿企业的发展稳步向前，在煤矿企业发展的过程中，应该充分落实档案管理工作，并且能够实现严格的管理，有必要借鉴国外一些先进的档案管理方式，将企业的档案管理工作不断完善，对于不同企业之间的竞争而言，档案管理工作是企业之间提供竞争力的基础性保障，同时也是企业之间进行合作的有效条件，进行企业档案管理也有助于维护企业的合法权益，所以煤矿企业在发展的过程中应该重视档案管理工作，并且加强这方面的工作。煤矿企业档案管理工作最为核心的内容就是详细以及全面的记录生产过程中的相关信息，也就是要对企业发展的历程进行记录，企业在实际的发展过程中有其具体的特点，所以在进行煤矿企业档案分类的时候应该以企业所有档案为参照对象，包括生产技术类档案还有行政类档案以及经营管理类档案，只有整理好这些档案，才能够完善企业档案管理工作，将企业的生产效率提高。
        2谈煤矿项目建设前期档案管理
        2.1建立健全完善的煤矿企业档案管理制度
        俗话说“没有规矩不成方圆”，面对煤矿企业档案数量较多以及档案内容较为复杂的情况，想要有效开展煤矿企业档案管理工作，就必须建立健全更加完善的企业档案管理制度，通过制度来对相关工作人员进行有效的规束，对其工作水平以及工作范围提出要求，让工作人员有章可循，在面对纷繁复杂、种类繁多的煤矿企业档案时，可以更加专业地进行档案管理工作，根据不同的档案内容进行正确的立卷、分类、保管、开发以及利用工作，让煤矿企业档案管理工作真正为煤矿企业的整体发展提供有效的帮助。
        2.2增加投入，优化设备配置
        通过加大基础设施的投入，实现档案管理信息化。一方面，在于提高硬件设施的水平，比如适当优化档案室面积，增添足够的防火、防潮设备，配备电脑、打印机等基本设备，使得档案工作具有高效性；另一方面，引入数字化管理模式，提升档案数据数字化比重。

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同时，根据煤矿企业内部档案资料的保存等级和使用频率进行数字化技术处理，从而减少档案管理人员的无效劳动，提高工作效率，便于查询和整合。可以考虑引入B/S架构的档案资料管理平台系统，通过数据上传，实现数据共享，开放管理，为档案的使用提供便捷。
        2.3有效开展档案资料的收集与整理工作
        煤矿项目建设前期的档案管理工作中最为基础的环节就是收集归档，只有做好基础工作，才能顺利开展后续的档案管理及工程建设。所以，档案管理人员必须及时收集项目档案，尤其是有关施工技术的重要材料和文件，保障档案的正确性和完整性。完成项目建设后，相关人员要清理和归档文件资料，各参建单位要依照规范要求加以整理，并在预定期限内与建设单位完成档案交接。另外，档案管理人员还要尽快登记和验收已经竣工的煤矿项目档案，先确保档案资料合格，然后才允许建设单位完成竣工验收。管理人员要重点收集立项、合同等档案材料，并妥善保存，根据工程的具体情况，找到工作重点和难点，采取可行性方案加以落实。档案部门要对档案管理工作进行积极创新，拓宽工作思路，优化改革材料收集、档案建设及保存等工作的方法，比如运用先进的计算机技术电子化管理档案，以免丢失后难以备份，从全局出发看待项目建设前期的档案管理工作，立足点是前期，但终点是项目竣工和投入使用后，只有提升管理意识、注重工作创新，才能有效提升管理水平，促进项目建设顺利开展。
        2.4加强并落实保密工作
        强化和落实档案保密工作，应做到如下两点：一是要提高领导层和主要负责人的重视程度和关心程度，因而自上而下地形成档案保密意识，确保档案管理制度的有效执行，对于违章的行为和当事人进行惩罚。二是对接受资料进行严格的审核和管理，禁止闲杂人等随意接触档案咨询，实现对档案室的有效管理，以确保档案管理的保密性和安全性。层层递进的模式，通过会议加强企业上下对于档案工作重要性的认识，从源头上避免出现档案泄露的情况。
        2.5不断进行意识强化，进行方式以及理念方面的转变
        经济以及科技的发展要求企业在发展的同时能够实现意识上的转变，这就要求煤矿企业的相关管理人员能够从思想上充分认识到档案管理工作的重要性和紧迫性，在实际的工作中能够突出重点，确保档案的完整，并做好相应的统计，这才能确保档案管理的质量。煤矿企业的档案是企业发展过程中的经验总结，是对当前企业拥有的各种资源的整体性的记录，也是推动企业继续不断发展的知识基础，是企业重要的财富。只有企业管理者对档案管理给与了应有的重视，才能让档案管理工作人员更加热爱自己的工作，从而更好的完成档案管理工作。
        结语
        时代的进步和经济的发展大大加快了矿建企业的建设脚步，为了抓住新时期带来的发展机遇，企业要优化项目建设的各个环节，提升整体的工程质量。为了确保项目建设在工期内有序完成，做好前期的档案管理工作是非常重要的。针对煤矿项目建设前期档案管理工作中存在的各种问题，企业要从提高各级领导与档案人员的重视度、有效开展档案资料的收集与整理工作与建立健全档案管理制度三方面采取优化措施，提高档案管理水平。
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