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新形势下基层政府加强档案管理的有效途径

发表时间：2021/4/20 来源：《基层建设》2020年第32期作者：邵立

[导读] 摘要：大数据形势下，在社会生产和生活中对数字化与信息化技术的运用十分广泛，大数据不只是代表容量的扩大，关键点在于处理海量的信息并整合后形成的价值。在此背景下，档案管理方法、模式与观念均受到了影响，使得档案管理需要面对新的要求与挑战。

        布尔津县津也格孜托别乡人民政府新疆阿勒泰 836300
        摘要：大数据形势下，在社会生产和生活中对数字化与信息化技术的运用十分广泛，大数据不只是代表容量的扩大，关键点在于处理海量的信息并整合后形成的价值。在此背景下，档案管理方法、模式与观念均受到了影响，使得档案管理需要面对新的要求与挑战。同时，基层政府档案管理工作也受到了同样的影响，其管理职能的发挥与各类信息的收集之间存在着紧密的联系。对信息进行保存，并建立高效的档案管理方式，属于基层政府开展档案管理工作和处理各项事务的基础。
        关键词：新形势；基层政府；档案管理
        引言
        政府档案管理与当地建设发展具有密切的关联，伴随政府档案管理的持续发展进步，档案管理工作成绩明显，且工作质量有所改善，同时管理水准也得到有效提高。现阶段，我国政府档案管理虽然已处在较高的水准上，但在现实工作过程当中仍会面临部分难题，对于政府各项工作顺利运作造成了一定的负面影响。政府档案作为记录当地工作实施状况、当地发展改变以及居民群体在党的领导下的关键性原始资料，亦是掌握当地各项实际状况的一手资料。优化政府档案管理相应工作，不仅是档案管理的现实需求，还是新时期社会对于档案管理工作的客观要求。因此，探索政府档案管理现状及应对策略有着一定的现实意义，可为政府档案管理质量及水平提升奠定理论基础。
        1政府基层档案管理工作现状
        基层档案管理是政府基层治理的重要信息保障，其本身具有服务性、政治性的色彩，其有效展开至关重要。时至今日，政府基层档案管理，在经久的工作探寻中，已然形成了一套相对完整的践行模式，并取得了显著成效，其价值愈加突出，但是客观维度上讲，受多重因素影响，其中仍旧存在不少问题亟待解决。具体而言，由于档案管理并不属于政府绩效考核范畴，有些单位领导重视不足，缺乏一定的监督力度，相关投入亦存在欠缺，制约了其可持续发展，且限制了该项工作的内在价值发挥。基于上述因素影响，部分地区政府基层档案管理环境配套不佳，甚至没有独立的档案室，保管条件较差，导致有些纸质档案受损，一定程度上亦是影响了工作人员的积极情绪，实际质量产出不高。另外，政府基层档案管理作为一项相对庞杂的系统化工作组织，具有一定的专业性，尤其是随着信息化变革，对从业人员提出了更多、更高素养要求。然而事实上，有些基层档案管理单位的人事配备不足，存在从业人员一身兼多职的现象，面对相对沉重的工作，没有足够的时间和精力进行系统学习，导致其专业化发展受限，思想认知水平落后，更是谈及不上政府基层档案管理工作创新，是当前阶段必须解决的重点问题所在。
        2新形势下基层政府加强档案管理的有效途径
        2.1从形式上创新档案管理模式
        随着信息技术的广泛利用，实现智慧城市、智慧政府已经成为当前社会发展的主流方向。将信息技术利用到人事档案管理工作中，可以通过大数据解决目前人事档案管理日趋复杂的问题，同时还能为人事档案管理工作提供科学的数据支持。因此，地方政府与职能部门必须加强信息技术的开发与利用，将信息技术科学地运用到政府人事档案管理工作中，利用大数据将海量的人事档案信息智能归类，实现人事档案管理的标准化、人事档案利用的便捷化、人事档案分析的高效化，有效地促进人事档案管理工作向着数字化、智能化迈进。

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        2.2建立考核制度
        制定相关的考核奖惩制度，不定时、不定期地开展考核，按照考核的结果，来考核工作人员的工作能力，使政府机关内部有着一定的竞争压力，根据考核结果，对于考核成绩过分差的工作人员，领导应该切实地与其进行交谈、沟通，了解原因，情形恶劣的可以考虑对其处以降工资的处罚，有甚者开除，对考核成绩优秀的可以对其进行精神性质的奖励或者物质上的奖励，比如：提升工作职位或者涨工资等。考核制度能够促进工作人员的上进心，提高工作效率，从而提高政府机关管理工作人员的素质。
        2.3依托现代科技
        某种维度上讲，政府基层档案管理是一项专业性、系统性较强的工作，其本身资源构成具有原生性和独有性的特点，对支持基层政府治理发挥着重要作用，但事实上却存在手握丰富资源却无法有效应用的尴尬境地。宏观信息化时代生态下，“互联网+”概念的提出，为进一步做好政府基层档案管理工作创造了便利条件。尤其是在如今电子政务环境下，政府基层档案管理工作的信息化改革势在必行。在具体组织践行中，加强政府基层档案管理的软硬件装备水平，结合实际情况，积极引进先进科技应用，并根据该项工作特点及需求，对计算机内部硬件构造进行升级。同时，注重与软件开发公司之间的合作，改进国外引进的档案管理软件，逐步丰富其功能负载，提高档案资源的利用率，并聘专业人才进行详细的操作说明演讲，摆脱传统人工操作模式的困扰，改善工作效率及质量。基于此，引导相关岗位人员进行政府基层档案数据库建设，提高其可视化程度，深度挖掘其中有效价值信息，使之成为基层治理的推动剂，凸显该项工作价值，继而实现其可持续发展与优化。在此过程中，值得着重指出的是，基于高度开放、自由的互联网虚拟环境，要充分做好政府基层档案管理的保密性工作，制定科学的网络信息安全举措，定期更新杀毒、防火墙等软件。另外，构建现代化的档案管理系统，是基层档案管理部门依托现代科技对档案管理工作进行优化的核心内容，在此过程中，政府基层档案管理部门不仅需要做好档案管理服务需求研判工作，而且需要以此为依据明确档案管理系统构建标准、功能以及模块，从而确保档案管理系统能够与档案管理工作需求实现良好的对接。另外，档案数据库建设工作、网站建设工作、数据共享平台建设工作等也有必要得到高度重视，这对于推动传统的档案管理工作，实现现代化发展具有重要意义。
        2.4健全体制机制，完善设施配套
        在开展档案管理工作时，基层政府需要给予制度化建设以及规范化管理更多的关注，根据档案工作的具体状况，积极学习各类正确经验，构建完善的规章制度，主要涉及档案归档、统计、岗位职责、管理、保密以及运用等相关制度。同时，还需提高档案工作中人力、物力、财力的投入，加强基础设施建设，让档案管理工作向着标准化、系统化的方向发展，达到库房、办公室以及阅档室之间的分离规范化布置。另外，基层政府还需采购铁质档案柜和“九防”设备（照相机、录相机、放像机、风扇、密集架、投影仪、打印机、电视机）等，确保档案管理工作持续、稳定发展。
        结语
        综上所述，新时期档案作为重要资源，强化档案管理工作，改善档案管理质量，对政府发展有着重要意义。现阶段，政府档案管理层面主要存在下述问题：领导档案管理意识薄弱、档案管理工作者综合素养亟待提升，以及档案管理制度尚未完善等。而加强政府档案管理水准需基于下述方面入手：增强对政府档案管理的意识、提高档案管理工作者综合素养、健全档案管理体系，完善档案管理制度。
        参考文献：
        [1]王人平.浅谈新形势下提高基层档案工作者综合素质的途径[J].祖国，2019（6）：85-88.
        [2]张秀清.新形势下基层档案管理工作的新思路[J].科技经济导刊，2018（15）：218-218.
        [3]向国崔.新形势背景下档案管理方面现代化的有效途径[J].经济学，2019，（6）：58-59.
        [4]翟卫东.浅析在新常态下如何加强基层档案管理工作[J].魅力中国，2018（11）：293.