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档案管理现代化问题剖析及应对之策

发表时间：2021/4/20 来源：《基层建设》2020年第32期作者：赵志刚

[导读] 摘要：现代化的不断发展，档案管理也在随之进步，逐步的现代化，对档案管理的现代化的认识和探讨也在逐步深入，取得了很大的成绩，各级档案部门也都配备了一定的工作人员和必要的设备，档案管理现代化的研究取得了不菲的成绩，但也存在影响和制约档案管理现代化发展的问题亟需解决。

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        摘要：现代化的不断发展，档案管理也在随之进步，逐步的现代化，对档案管理的现代化的认识和探讨也在逐步深入，取得了很大的成绩，各级档案部门也都配备了一定的工作人员和必要的设备，档案管理现代化的研究取得了不菲的成绩，但也存在影响和制约档案管理现代化发展的问题亟需解决。
        关键词：档案；管理；现代化
        近年来，随着档案管理现代化发展迅速，各档案部门的工作人员对档案管理现代化的认识和探讨逐步深入，现代化建设取得了很大的成绩，各级档案部门单位都配备了一定的工作人员和必要的设备，档案管理现代化研究取得了不菲的成绩。但在成绩的背后，还是隐藏着许多问题，就是因为这些问题的存在才制约着档案管理现代化的发展进程。
        一、问题剖析
        （一）对档案管理现代化缺乏统等规划和管理。从全局来看，各相关档案单位部门在从事档案管理现代化工作中，各举旗帜、各自为战、各订标准，没有清晰的目标和步骤，没有统一的标准和规则，在采购中出现不能做到相统一，设备多种多样；技术设备不相匹配，不能充分发挥设备的最大作用，反而导致资源浪费；工作中遇到的问题，不能迎难而上，反而知难而退，或应付了事。个别档案部门对于档案现代化管理的发展方向和结果不清不楚，心中无内容。相关的技术开发人员受到条件的限制，难以根据本单位工作实际和计算机所处的硬件、软件问题，发现后提出问题。很多人以为只要很多档案目录等数据能在电脑显示即可等一系列问题，这些都是对档案管理现代化发展的中的绊脚石，使其在运作的过程中出现问题。
        （二）专业设备没有物尽其用。很多单位档案室的专用计算机，基本没有发挥应有的作用，只是用于普通的检索查找小部分的档案，而很多档案，例如照片档案等都还是处于人工检索，这些单位所使用的应用软件，各式各样、五花八门，有的是通过招标购买的专业软件，有的是由本单位专业技术人员编制的普通软件等，因此软件的来源渠道各不相同，操作系统平台也就不一样，软件内的项目不同，各种目录的格式也不同，不能相互共享和串联，没有依据行业内的标准和国家规定的通用标准去设置，由此造成的软件系统不兼容，给档案管理现代化的规范与统一带来极大的阻碍。
        （三）对档案管理现代化缺乏专业的认知，认识不到位，没有紧迫感。多年以来，档案管理现代化处在人们一直探讨之下，较为热门，然而就是因为很多单位仅仅是把它作为热门话题探讨，挂在嘴边，没有真正的将它视为重要的一个环节。导致资金投入匮乏，设备老旧亟需更换，档案管理处在一个时代在不断进步、社会在快速发展的重要阶段，不进则退，暴露出来的问题越来越多，越来越严重，对此却缺少细致的研究，没有相应的解决办法，缺乏对档案管理现代化的必要性、实用性、优越性、便捷性、准确性等使用原理及方法等的认识，老旧传统观念还比较强，认为档案室的档案数量少且信息量少，并不重要、不复杂，通过人工检索足以能够做到有效应对，因此对档案管理现代化提不起兴趣，更何况是还要花费不少经费去购买相关的设备及软件系统。有些单位虽然购进相关的设备，使用计算机应用程序管理档案，也仅仅是为了应对档案相关工作的规定和检查，认定和检查过后，便又被搁置，弃于一旁，成了摆设，或者另做他用。
        （四）相关工作人员素质欠缺，亟待提高。多数单位的档案工作人员是非档案管理专业，之前并无接专业化、系统化的相关培训与教育，缺少专业的档案管理知识，对计算机知识的了解停留在表面的简单的知识与应用，因此在档案管理工作中缺少对计算机的应用，计算机无法在档案管理工作中发挥其特长。

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计算机专业的工作人员又同样缺乏专业的档案管理知识，对于计算机在档案工作中又没有下手之处。
        二、应对之策：
        （一）转变思想，加强认识。第一是领导干部要转变思想，加强认识。单位的各级领导对档案管理现代化起到决定性作用，掌握着单位档案管理工作现代的命脉，决定着他的前途与命运。第二是要转变认知，杜绝片面化的理解。机械的认为档案管理现代化就是购买相关专业的机器和设备是片面的，以为档案管理现代化就是用计算机检索代替人工检索也是片面的。在打好基础的前提下，专业的设备要能做到物尽其用，充分发挥其作用。否则，这些设备便会丢弃一旁，成为摆设，没有实现档案管理工作的现代化。第三是立足于正确的思想领导下。一切从实际出发，实事求是，要想发展和建设好档案管理工作的现代化，必须要脚踏实地，立足实际，从档案的使用价值和保护意义出发，积极的逐步的开展开展档案管理的现代化建设工作。
        （二）增强站位，统一组织。档案管理工作现代化建设，不是一项单一的工作，是一项涉及面广、领域多的系统工程，不能各自为战，必须增强站位，统一组织，加强领导，做好统筹管理，协调推进。档案管理部门必须要做到统一部署、统筹规划、协调推动，将档案管理工作现代化建设列入经济社会发展计划之中，将档案管理工作现代化的资金投入列入预算之中，做好资金保障。在区域内制定并推行统一的档案管理工作现代化的管理标准，在培训工作人员、采购设备、推广专业应用软件、建设档案数据库等相关配套的资源时要做到统一部署。针对专业档案单位和非专业档案单位的档案管理工作现代化发展上，要区分开来，不能随意决策，要区别对待，做到不同单位之间的相互促进和配合，保证档案管理工作现代化的良性发展。
        （三）加强专业人才的培养，打造过硬的专业队伍。任何工作，人是根本，但是要想取得持久性的良性运行与发展，必须要保证队伍的专业性，人才培养的持续性。在档案管理部门中档案专业人员和计算机专业人员的相关专业知识互相缺乏，要针对问题解决问题，对他们做相关专业知识的培训，加强他们所缺少方面专业知识的学习，培养复合型人才，提高相关工作的岗位适应能力，达到良好的匹配效果，更好地适应当今社会发展下的档案管理工作的需要。
        （四）要想实现档案管理工作的现代化，首先要从最开始的源头抓起，从收集档案、整理归类开始，材料文件的质量要求必须严格把控，保证案卷的高质量。对之前形成的档案，通过增加档案的目录来弥补案卷质量不高的缺点；收集时要完整齐全，整理时要严格遵照国家档案管理的标准化要求，对于达不到要求的案卷，果断的推翻，重新制作，目录项目的设立要立体化、多角度、全方位的，只有高标准的自我要求，档案管理现代化的实现才是成功的迈出了第一步。
        因此，档案管理现代化不单单是计算机等专业的现代化设备，也不只是使用相关档案管理应用软件，而是一项多维度、较复杂、多领域、专业性的系统工程，必须要充分调动各单位各部门的积极性，协同作战、努力配合，将现代化的专业技术、优秀的管理方法、高精尖的设备糅合进档案管理工作中去，稳步的实现档案检索、数据统计、案卷的编目、信息的分析等的信息化，实现档案管理信息资源的电子网络化，让档案管理工作成功升级为充满合理性、完整性、科学性的现代化管理体系，充分发挥其社会价值，广泛的为各项事业的发展服好务。
        参考文献：
        [1]王宏.档案管理现代化探讨[J].现代经济，2016（8）：189-190.
        [2]刘云.关于档案管理现代化存在的问题分析及改进路径探讨[J].科技文摘，2017（20）：25-26.