淄博市第五人民医院 山东淄博 255100
摘要：自动化办公是数字技术与信息技术快速发展的产物，能够有效提升医院办公质量与效率，缩减人力成本，推动医院办公的信息化与现代化发展进程。然而在档案管理层面上，依旧存在人员素质偏低、制度失范及信息泄露等问题，因此需要加强档案管理制度建设，实现档案管理工作的智能化与自动化。本文结合自动化办公的内涵，基于自动化办公的档案管理现状，提出相应的创新发展路径。
关键词：自动化办公；医院；档案管理
引言
档案管理工作是医院日常管理工作中的重要内容，是为医院开展其他管理活动的基础性工作，为医院内各个科室医务人员、医院领导制定医院管理与发展计划的重要资料来源。在办公自动化环境下，医院的档案管理工作逐渐发生变化，呈现出多种问题，比如：缺乏管理标准与体系、工作人员专业素养不足、网络安全问题等。面对这些问题，要想进一步提高医院的档案管理工作水平，适应自动化办公环境，凸显时代优势，就要分别从信息技术的运用、观念的转变、网络安全的加强、人才的培养等多种方式构建一套完善的自动化医院档案管理体系，实现医院档案管理的高效化与现代化发展。
一、什么是办公自动化
办公自动化主要就是指工作人员利用多种信息技术手段，将计算机设备作为主要载体，全面搜集目标数据，将收集到的数据进行归纳、总结、整理，是一种现代社会特有的事务处理方法。具体来说，就是将医院内部各个科室的电脑相连接，构建内部网络体系，共享一个数据传输系统，将各个科室的办公数据上传到系统中，再有电脑系统进行数据总结与整理，由档案管理工作人员对收集到的这些数据进行定期查看、管理与保存，是一种较为高效的档案资料管理方法。
二、目前我国医院档案管理现状
1.制度缺位
医院档案管理制度缺位的成因有多个层面：首先，医院难以改变传统管理理念，无法给予档案自动化工作足够的关注，导致相关管理制度没有得到建立与健全，甚至部分医院缺乏合理的制度框架，无法为档案管理自动化营造良好的制度环境。其次，自动化办公需要医院投入大量的财力物力，然而由于受传统发展理念的影响，医院负责人通常将大量资金投入医疗设备的引进与优化中，从而导致自动化办公发展缓慢，致使与医疗档案管理自动化办公有关的制度难以形成。最后，是认识不深入，医院负责人通常将办公自动化认为是利用互联网技术实现对电子档案的分类整理与有效存储，因此往往在档案管理软件层面下功夫，导致相关的政策与制度主要围绕在系统操作规范的层面上，而在硬件层面的建设工作依旧没有取得实质性进展。
2.安全隐患
信息安全问题是关乎医疗机构发展的关键性因素，同时也是社会各行业需要极力解决的重要问题。尤其在档案管理工作中，需要关注文档的安全保密工作。由于电子文档没有指纹、字迹、签名等特殊标记，缺乏标准化的流程，所以电子档案在存储及处理过程中容易受各类因素影响，极易出现篡改、泄露、丢失等安全问题。通常来讲，医院档案管理工作既涉及医疗科研与技术数据，又包涵病人病例等敏感信息。任何信息的泄露与缺失都将造成极为恶劣的影响。尤其是电子信息病例中涵盖的检查数据、图片及文件等基本信息，如果发生泄露，将对医疗安全与病人健康造成恶劣的负面影响。
3.档案管理工作办公自动化效果有待提高
目前，虽然很多医院已经将档案管理的办公自动化纳入到工作任务内，但是其自动化效果依旧有待加强。造成这种结果的原因首先是因为医院对档案管理工作的认识不到位，常常会忽视它的作用，对档案管理工作的经费和精力投入不到位，致使缺乏精良的、先进的信息化设备。其次，档案管理部门缺乏专业的档案管理人员，使档案管理工作办公自动化效果不佳。
二、医院档案管理办公自动化的有效措施
1.积极主动转变管理观念，构建良好自动化档案管理环境
办公自动化环境下开展医院档案管理工作，工作人员要积极主动的转变思想意识，形成现代化、自动化的档案管理观念，以此为医院及各个科室的工作人员提供优质的档案管理服务，营造良好的自动化档案管理环境。面对新的技术、管理模式与工作方式，工作人员不要一味的“被动接受”，而是要主动了解办公自动化环境下的档案管理工作变化、档案管理目标、档案管理工作需求，从而有目的的提升自身的档案管理工作能力与计算机处理能力；在能够正确认知档案管理工作自动化之后，可以联合医院内的其他办公室，比如：医院的人力资源部门、信息部门提出档案管理自动化转变下这两个部门需要作出的配合性行为，以此进一步提高医院的自动化档案管理工作水平。
2.加强对档案管理人员的培训力度
工作人员的专业技能直接影响档案管理的质量，医院高层管理者应重视培养高素质档案管理人才，加强对档案管理工作人员的培训力度，使得工作人员能够意识到档案管理在医院各项管理工作中的重要性，了解档案管理对患者病情诊断、医疗人员人事调动、医院未来发展的意义，激发其工作热情，促进档案管理工作顺利进行。医院培训内部档案管理工作人员的内容应包含档案管理制度、先进设备使用注意事项、员工行为规范标准、档案调取原则等多个方面，通过对其进行培训，提高其职业素养以及档案管理专业技能，使得其在进行工作时能够严格遵照医院制定的档案管理规章制度，从而提升档案管理工作效率。医院应定期对档案管理工作人员进行考核，依据档案管理制度内涵、培训内容合理设定考核标准，对于考核不达标的工作人员进行二次培训，确保每位档案管理人员具备较高的职业素养以及专业技能，促进医院长久稳定发展。
3.健全医院档案管理制度，推进办公自动化建设
医院要健全档案管理制度，完善管理体系，推进办公自动化建设。院内各人员要严格的按照管理制度和技术实施，确保其档案的真实性、安全性和完整性。加强对文件的形成、积累、鉴定、归档及档案的保管实行全过程管理，由电子档案管理人员统一协调负责，保证管理工作的连续性。院内各部门要明确分工，确认在档案的形成和管理方面的职责，要形成全面的、严格的档案管理网络。此外，要建立统一、规范的办公自动化操作和工作模式，以便于后续的档案整理与归档工作，提升档案管理工作便捷和高效。
4.增强档案管理人员自身素质，促进档案管理的现代化
要适当加大对于档案管理部门的资金投入，配备先进的档案管理相关的仪器设备。另外，管理人员的自身素质是影响档案管理的重要因素。医院应有意识、有计划、有目标的去增强档案管理人员的自身素质，加强管理队伍队伍建设。医院要聘请专业的、经验丰富的档案管理人员对本院的档案管理人员进行相关的技术培训和自动化档案管理培训，加强档案管理人员的事业心、责任感。
结束语
综上所述，档案管理办公自动化的实现对医院管理者及工作人员乃至对整个社会来讲都极为重要，做好档案管理工作对医院未来发展具有一定的意义，医院应建立科学专业的档案管理制度，加强对内部档案管理人员的培训力度，购买质量较高的计算机等设备，提高工作人员的职业素养和专业技能，提升医院档案管理的质量和效率，从而促进医院长久稳定发展。
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