山东电力工程咨询院有限公司 山东省济南市 250000
摘要：目前企业档案的主要功能是直接服务于所在企业的建设需要。但是这样的单一性服务目标对日益增加的社会需求来说是远远不够的。随着信息技术、网络技术的发展，传统档案管理方式与管理理念越来越暴露其不足之处，所以企业档案管理制度应当随着社会经济的发展而不断适应，进行有效的改革，才能不断促进企业发展。本文通过针对档案的信息服务产生的问题，提出具体的策略，希望能够帮助到有关人士。
关键词：企业档案、信息化、资源开发、利用
一.深化企业档案信息资源开发与利用工作的意义
企业档案记录着企业日常管理及生产活动的各方面内容，并为企业决策和各项业务工作提供了参考、支撑、依据等丰富的档案信息资源，其重要性不言而喻。由于档案所承载的信息价值需要经过利用才能实现，所以全面、有效地提供档案利用服务是档案管理工作最终目的。在档案数字化与大数据信息时代，数字化的档案载体以及“互联网+”的信息高速，对档案信息有着更加日趋广泛的利用需求，对当前的档案检索和利用工作提出了更高的要求，结合时代发展需要，深化企业档案信息资源开发与利用工作，提高档案利用的全面性、系统性、完整性、便捷性，加强档案数字化信息资源优势，以促进企业档案信息化建设更好的发展。
二.企业档案信息资源开发和利用当中存在问题
1.档案管理的制度不够规范。在市场经济下，很多现代企业已经了解了国家出台的档案管理的规范条例，但是企业内部这些条例却没有发挥其应有的作用。很多企业的档案管理部门只给出了管理制度，却没有严格按照规定进行下去，往往档案管理这部分工作是细碎而繁杂的，管理者没有足够的精力去关注每一次的工作记录情况，这就让档案管理人员松懈了下来，造成的后果在企业经营活动的进程中慢慢显现出来，档案的调取工作、整理工作一拖再拖，在真正需要借取档案资料时拿不出来，企业的生产经营效率也因此受到制约。以上问题在大部分企业中都存在，所以各企业不能抱有侥幸心理，制定规范化的档案管理制度，科学地进行档案管理工作监督是企业目前的重点任务之一。
2.档案管理整体工作水平较低。企业的档案管理工作从业人员，很大部分没有经过专业培训，对档案管理的基本知识、方法手段、工作程序、注意事项等知之甚少。部分企业甚至没有专门的档案管理室和专职档案管理人员，部分企业人事档案材料较少、内容空泛，特别是许多民营企业人事档案管理混乱，以工作记录替代人事档案。与此同时，企业人事档案管理利用还存在“分散”局面，干部档案组织部管理，职工档案人力资源管理，甚至有的跟随部门管理，从而降低了档案管理工作的整体效率和水平。
3.思想认识不足，现代化观念不强。信息革命风起云涌，解决电子档案信息的管理、开发和利用工作问题迫在眉睫。然而，很多人对档案工作的认识仍停留在对纸质档案的管理、开发和提供利用上，对电子档案信息的管理、开发和利用工作认识不足。以为只要管好用好光盘、磁盘等载体上的档案信息就是做好了档案工作。
4.档案管理人员素质与业务水平的因素。随着社会信息化、网络化进程的快速推进，档案信息的信息化、网络化成为档案管理工作面临的首要问题，其关键在于高素质档管人员的培养。受传统管理体制与对档管认识的影响，档案人员的整体素质尤其是专业素养普遍存在这样或那样的问题，极大阻碍了档案信息化的开发利用。因此，加强与推进档案信息化开发利用工作，必须培养出一支业务水平高，综合素质强的档管队伍。
三.加强企业档案信息资源开发和利用的措施
1.加强学习，开发档案信息资源
要想开发档案信息资源，必须加强档案信息基础理论的学习，结合实际工作，树立市场经济观念。重点从价值观念、法制观念和全局观念方面，开阔视野，拓展服务领域。随着经济的不断发展和社会的进步，各项工作迫切要求决策科学化，这就需要决策者具备相应的科学知识和决策能力，依靠科学的决策技术，掌握完整准确的信息。由此可见，档案信息与科学决策有着不可分割的内在联系，是处于基础地位的。更新观念，首先应改进传统的检索手段，以现代化方法取代传统的检索模式，以微机检索为主干，进行区域档案信息网络管理，有计划、有步骤地步入联网，以实现档案信息利用途径的转移。其次是提高开发研究馆藏档案的能力和水准，向社会提供经过编研加工后可利用的信息，以减少利用者查阅的耗时，从而提高档案馆的整体形象，使其鲜明的特点和独有的多重功能发挥得更趋完善。
2.开展档案用户研究，加强开发利用的针对性
首先，档案部门可通过科学的预测分析，总结和掌握不同的时期、不同利用者需求的内容和规律，再针对自己馆藏的实际，搜集、准备好可能大量利用的档案信息，加以必要整理。其次，要加强对利用者需求特点与心理的研究，树立良好的职业道德，通过优质服务创造一个和谐、宽松的利用环境，消除利用者的心理不适，使利用者能静心利用档案信息。再其次，要开展利用辅导，提高利用者利用档案信息的能力与水平。由于大多数利用者缺乏档案知识，对馆藏内容和利用不了解，所以对其进行利用前的辅导显得非常必要。档案馆室要配备有丰富的咨询服务经验，熟悉馆藏和检索工具的使用方法的人员，了解利用者的有关情况，有针对性地向其介绍馆藏档案的内容和利用工作中的注意事项，介绍档案检索工具的使用方法，提高利用者自主地利用开发档案的能力。
3.提高企业对档案信息资源开发利用的重视
企业档案信息资源开发利用是企业档案部门工作的核心，因此只有相关工作人员对信息资源的开发先一步重视起来，才能带动企业各部门的共同关注。企业首先要对档案信息资源的开发利用有一定认知，这是一种企业文化的展现形式，并且对企业发展有指导意义。企业管理固然重要，但如果缺少信息资源开发利用，那么企业也是无法健康发展的。企业档案管理人员要先做到热爱自己的本职工作，工作时不马虎、不糊弄，不消极工作，及时处理企业内部的不同声音，紧紧把握市场的实时动向，在专业技能的提升上肯下功夫，这样就能在企业里形成重视档案信息资源开发利用的风气。下一步需要企业领导的配合，在企业内部举行信息资源的讲座、档案文化的追溯活动、各种信息资源竞赛等促进其他员工对其产生兴趣，从而宣扬企业文化，为企业的经营活动打好基础。
4.推进信息化档案人才的培养工作
一方面，要对当前的档案人员进行计算机、网络、数字加工等基础型知识和能力的培训，是人员能够符合信息化档案工作的需要；另一方面，要面向社会引进信息化档案工作方面的人才与专家，通过激励机制来留住人才，提高人才的综合素质，使其更好地适应信息化档案工作。此外，要对当前档案人员的培训进行变革，要以信息化档案工作实际为核心，从时代和行业的发展角度出发，以丰富的课程、科学的格局、专业性的教学来提升信息化档案工作人员的能力与素质。
结语
综上所述，做好企业档案信息开发利用工作，是对企业档案部门和人员的基本要求。提升档案开发利用效能是企业档案工作发展与进步的重点工作，应当尊崇“科学为本”原则，紧密结合企业发展中长期战略目标和企业文化建设的具体实际，创新思路，整体规划，认真实践，不断探索和总结，就会发挥好档案信息资源记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要作用。
参考文献
[1]李颖.浅谈信息时代档案资源的开发与利用[J].兰台世界,2010（1）.
[2]黄芳.新形势下大中型企业档案信息资源开发利用的思考[J].档案天地,2017（3）.
[3]丁梅.浅谈企业档案信息资源的开发与利用[J].科技与管理,2007（4）：99-101.