中国石油化工股份有限公司中原油田分公司档案管理中心 河南濮阳 457001
摘要：相对于企业单位，事业单位对档案管理的重视程度比较高。一方面，事业单位档案建设与管理具有比较权威的管理体系；另一方面，合理利用现代化档案管理技术，不仅能够有效提升档案管理工作质量，也能够通过相关管理经验的优化与完善，提升事业单位档案管理发展水平。本文对档案管理基础工作在现代档案管理中的作用进行探讨。
关键词：档案管理；事业单位；现代档案管理；有效作用
1档案管理基础工作在现代档案管理中的作用
档案的装订、分类和等级、查询、注销等都是档案管理工作中的基础工作内容。档案的分类就是根据有关规定，根据档案的出处和内容进行分类。通常情况下，档案的装订工作采用的是三点一线的方式。档案登记册、表等都是档案管理的重要记录，是档案管理工作的原始材料，对这些资料进行收集保管，能够有效的提高档案的安全性和完整性，是一项重要的工作内容。档案的管理工作需要定期开展，有效的管理能够确保档案在使用过程中更加的便捷，节约大量的人力资源和时间。档案的大部分内容都是企业或单位活动的重要体现，具有时效性和独特性，对于企业和单位来说是非常重要的。档案管理工作的开展能够在一定程度上提高档案的准确性和价值。因此，在管理档案时，要对档案的分类进行有效的整理，确保档案的分类不存在问题，这是档案管理工作的基础，是评价现代化档案管理水平的重要参考标准。另一方面，随着我国电子信息技术的发展，将这些先进的技术用到档案的管理工作当中，能够促进档案管理工作的开展，便于工作人员更加深入的进行整理，有效的降低档案管理的问题，提高档案管理的效率。
2档案管理基础工作的程序
2.1普查案卷做到取其精华弃其糟粕
当前我国的档案管理工作开展是受到很大重视的，在开展管理工作时，有部分档案的年代相对较为久远，已经超过了有效时间。还有一部分档案数据在处理过程中，因为工作人员的疏忽而出现了双重备份的现象，这都增加了档案管理难度。在开展管理工作时，管理人员需要融合现代化管理方式，加强档案的分析和整理工作，对于一些失去效果的档案和多出来的档案数据进行删除，取其精华去其糟粕，去除掉没有价值的档案文件，降低档案管理工作的难度。
2.2重新组合案卷，实现规范化管理
档案管理工作的开展是一项复杂的工作，采用传统的管理方式来进行管理，会导致大量的资料出现混乱，使得整体的档案管理工作开展不利。这就要求档案管理人员在开展管理工作时，必须要按照规范来进行管理，将分类处理好的档案进行标号，便于后期查找翻阅。对于一些无法考证的档案内容，需要几种进行存放，不可盲目的损坏。
2.3结合档案管理馆的规范著录工作
现阶段，我国各地区都已经有了自身的档案馆，不同地区的档案馆之间有很大的差距，信息技术管理的融合也存在一定的差异。各地区的档案管理馆必须要以符合规定为基础，结合自身地点的需求来完善自身的管理体系，经过各个管理人员的分析研究，有效的制定出档案管理工作的落实规范。
3档案管理基础工作在现代档案管理中的应用策略
3.1明确档案管理发展目标，细化基础工作管理内容
作为事业单位管理者，重视单位档案管理现代化建设能够提升档案管理效率和水平。根据单位发展情况与经济能力，做好档案管理信息化平台的建设与管理，不仅能适应档案技术发展，而且能够提升档案信息管理部门人员的工作水平与职业素养。
针对目前单位档案管理存在的问题，可以学习引进一些先进的档案管理模式与技术，提升单位档案管理有效性；其次，制定清晰的档案管理基础工作目标，对工作内容进行详细分析，保证员工了解档案管理工作的发展目标，并根据时间跨度与档案管理工作需求做好档案管理工作项目的汇总与管理。积极引进复合型档案管理人才，熟练运用计算机技术完善信息化数据档案库系统；最后，可根据发展需要，制定一些适合档案管理部门的内部考核机制，理清责任划分与工作完成标准，避免员工由于工作懈怠等因素，造成档案管理工作的失误，相对应，对一些具有创新管理能效的员工，也应当给予奖励，尤其是当员工通过工作努力与技术创新提升档案管理有效性的情况下，利用榜样作用与奖励机制能够激发员工的工作积极性。
3.2做好人才队伍建设拓展，提升工作人员职业素养
档案管理工作人员的工作能力与态度直接决定了事业单位档案管理基础工作的有效性，在实际工作中，做好管理人员的技能培训与队伍管理，不仅能够提升档案管理水平，也能够确保现代档案管理质量与效率。科学划分档案管理部门工作人员的职业能力与技能水平，针对不同工作内容合理分配工作任务。对于一些工作年限较长，学习适应能力较差的工作人员，可以利用其实际管理经验与职业素养，分配一些需要审核管理的工作内容。另外，可以适当安排一些老员工对新员工进行培训，帮助新员工快速掌握档案管理中的注意事项、提升档案管理工作经验；针对一些现代化操作技能水平较高的复合型人才，可以让有能力有担当的员工担任信息技术档案管理工作，提升单位档案管理信息化技术建设效率
3.3加强基础设备设施建设，实现信息化建设管理目标
现代化技术的发展为档案管理基础工作提供了较多的便利性，适应信息化技术发展趋势，做好信息档案管理系统建设，能够提升事业单位信息化管理水平与档案管理质量。根据档案室建设现状，有必要引进一些信息化设备设施。其中，一些电子监控设备与智能管理信息系统，能够有效提升档案管理的安全性，针对一些时间跨度较大且不经常调用、机密性较高的档案信息，可以开设专门的档案管理中心，在避免档案文件经常调动受损的同时，也能够为档案管理工作人员提供开阔的工作空间。另外，事业单位可以结合单位的综合信息数据系统，完善档案管理信息系统，在有效划分档案安全管理等级的同时，运用一些安防技术与监控管理技术手段提升档案管理安全管理水平。
3.4合理运用信息技术手段，建立智能化档案信息系统
传统的档案管理系统为了信息内容的精确性，存在较多的管理权限与束缚，现代化信息技术系统的应用，为档案管理提供了更多发展可能性。其中一些档案信息的处理与更新，可以利用事业单位内部的档案信息系统进行智能化处理，在提升管理效率的同时，也能够实现操作的透明化，避免一些不合理操作影响档案信息质量。首先，对事业单位内部员工的一些基础数据信息，档案数据系统可以赋予员工一定的更新操作权限，在缓解档案管理工作人员工作压力、提升工作质量的同时，保障档案信息管理有效性；针对一些机密信息数据，可以利用设置安全管理与应用权限的方式进行更新完善，尤其是一些档案信息在更新期间，利用档案信息管理系统设置的提醒功能，能够避免员工由于资料提交效率较低影响档案管理效率。
结束语
信息化技术发展时期，事业单位需要适应现代化信息技术档案管理发展趋势，掌握先进档案管理技术，引进全能型管理人才，在有效提升档案管理基础工作质量效率的同时，实现人才队伍的建设与拓展。通过多方位的管理优化，建立事业单位完善的档案信息管理系统，不仅能够有效提升事业单位的档案管理工作服务水平，也能够确保档案工作人员高效完成工作任务，完成事业单位现代档案管理工作发展目标。
参考文献
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[2]陈兰芝.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].信息周刊, 2019(34):452-452.