莒县兴源水务有限公司 山东日照 276500
摘要：在企业的日常业务活动中，档案管理不仅在企业管理活动中发挥着重要作用，还是增强企业核心竞争力的必要条件。档案在社会的不断进步过程中，不仅翔实记录着过去发生的事件，而且还可以给企业提供急需的信息资料。所以，企业必须立足于自身实际发展情况，进一步强化档案管理。
关键词：企业；档案；人工智能；创新
企业是社会生产力发展的必然产物。企业档案管理在企业发展进程中具有独特的作用。有效利用企业档案，能帮助企业提高管理效率和经济效益。档案在企业日常工作中更多是扮演幕后角色，发挥着不可或缺的作用。追寻企业的发展轨迹，对比分析企业间的竞争优劣，企业每天所做的经营决策等，都需要来自企业档案的有力支持。
一、企业发展中档案管理所发挥的重要意义
企业要想获得持续、稳定发展，只借助将生产力提高，促进利润收入增长是远远不够的，企业的工作管理直接影响着企业的发展，企业想要获得良好发展，需要将企业的综合情况充分考虑到。在企业发展中，企业档案管理发挥着极为重要的作用，是促进企业经济收益提高的关键。同时，良好的档案管理水平也是企业管理水平的反映。借助良好的档案管理，对企业发展历史的记录极为重要，确保企业今后的管理、建设和发展有据可循。信息时代，传统的档案管理方式已经被时代所淘汰，要想继续发挥企业中档案管理工作的作用，就需要将档案管理工作的规律和特点充分把握到，并结合现代信息技术，积极创新管理方式。新形势下，人们办公方式的改变直接影响了档案管理。现阶段，自动化、无纸化办公方式得到了广泛应用，相较于传统方式，诸多文件的修改、起草、归档和落实工作均存在很大的区别。当前，很多档案资料都是用无纸化的方式保存的，这就代表着档案管理已经不再借助纸媒的形式，主要利用磁盘的形式保存。企业可以借助相关设备，更加方便地把各项信息内容调出。虽然无纸化办公有效提高了人们的办公效率，但是，和传统的纸媒相比，电子化形式保存的档案价值性、系统性和真实性更强。所以，企业需要运用科学合理的方式，有效提高档案管理水平。
二、当前企业档案管理工作存在的问题
1.档案管理工作人员的专业能力不高
现从现阶段企业档案管理的现状来看，虽然部分企业建立了档案管理部门，也配备了相应的档案管理人员，但在人员招聘上仍存在许多问题。一方面，现有的企业档案管理人员大多文化程度与综合素质都较低，无法满足新时代档案管理工作的实际需求。或者有的企业认为档案管理工作是闲职，会安排退休人员去进行档案管理，导致档案管理工作成效难以提升。随着以大数据为代表的互联网技术的广泛应用，提高信息化建设水平已成为当前企业发展的主要趋势。如果相关从业人员不具备专业的档案管理知识和信息化技术，反而会阻碍企业管理水平的提升。另一方面，当前大多数档案管理人员对其工作职能认识程度有所不足，认为档案管理工作就是管理企业的全部档案，这并没有意识到档案管理的真正作用。再加上企业的档案管理工作往往比较枯燥，且任务繁重，内容单一，导致员工很容易产生懈怠心理，不利于企业档案管理工作的顺利开展。
2.企业档案管理制度不完善
随着现代化企业制度的建立和逐步完善，企业需要不断增强自身的市场竞争力，进而推动档案管理工作的有序开展。然而，在企业发展过程中，相关档案管理制度仍存在一些问题。一方面，档案管理工作缺乏科学规范的制度支撑，管理形式单一化趋势明显，也没有实现档案管理工作专业化和知识化，管理流程不明确，对企业各项经济活动记录也不清晰，难以为企业各项规章制度的制度提供参考。另一方面，由于互联网具有开放性和共享性的特点，保障档案信息的安全性成为当前企业思考的主要问题。
三、新形势下做好企业档案管理工作的对策
1.规范管理，健全企业档案管理制度
新形势下，做好企业的档案管理工作，应规范管理，健全企业档案管理制度。首先，任何企业在发展过程中都离不开档案管理。只有具备一套完备的企业档案管理制度，才能提升企业档案管理工作水平。因此，在企业档案管理的工作过程中，应结合企业档案管理建设的实际情况，制定相应的分类标准，便于之后查找、整理档案信息，并建立科学合理的企业档案管理制度，并要求相关工作人员要严格遵守档案管理的规章条例，进而约束好员工的行为，有效提升档案管理工作的效率。与此同时，企业还应完善现有的档案管理体制，明确好具体的岗位职责，将责任落实到个人，避免出现责任推诿的现象。
2.提升档案管理效率
要清楚地了解公司档案管理内容。归类分类好的文件档案，一定要有一个清晰明确的检索清单，从而方便在后续寻找的时候可以第一时间找到对应文件。不仅要进行手写文件的备份管理，还应当同步进行网上的录入，尽量减少档案的受损或者残缺。对于多类别的档案馆，留有的年限越长，那么存有的弊端也就越多，管理工作也越来越具有难度。因此，档案管理出现了问题就不能任其继续拖而不决。就当前情况来看，对于其中存在的问题需要从实际着手解决，一件一件克服。以免为之后的管理者产生难题。构建档案的形式化管理，首先对于现阶段的文件需要重新梳理，对于那些无必要保存的档案要及时排查掉，并按照统一的准则来进行重新建设，最大限度让相关保存的档案具有一定共通性。必要时候公司的文件归档管理也可以分部门进行，将检索清单制作好，实现纸质化与电子版同步，双重保障。
3.对档案管理工作加大资金投入力度
企业不能只对眼前的经济利益重视，要用长远的目光看待问题，要看到档案管理对企业今后发展的重要作用和意义，针对档案管理工作加大资金投入力度，确保企业档案管理工作基础设施的完善性。如，对档案管理需要的档案库房或档案室予以构建，完善档案管理工作人员的办公室、电脑等相关工作设备。同时，还要积极培养工作人员，企业只有做好这些最基础的地方，才可以保证顺利开展档案管理工作。除此之外，企业可以从外界引入先进的管理方法和管理人员，或加大创新管理制度的奖励等措施。
4.提高档案管理信息化水平
不管企业处于哪一阶段，档案管理工作运用哪种模式，“收得齐、管得好、用得活”一直以来都是对企业档案管理工作进行衡量的基本标准。企业档案管理工作本身具有较强的复杂性，在档案工作的鉴定、收集、保管、整理、利用、检索、统计、编研各个业务环节均存在各种各样的问题，同时每一环关系十分紧密，相互影响。要想更好地掌控整个业务流程，促进档案管理工作效率提升，必须要运用档案信息系统展开计算机辅助管理。档案管理部门在开发档案资源的时候，应加大档案数据库建设力度，不断丰富档案资源，促进档案馆原始信息转换为数字化的进程加快，确保可传输数字信息的数量，使企业运用管理需求得到满足，确保企业其他内部管理工作有据可循。同时，文档管理系统还可以向文件生成领域拓展，确保在编写文件材料的时候在系统平台上规范形成，以使文件归档的质量、格式规范和完整性得到保证。除此之外，还应在文档管理信息化系统中接入企业其他业务中设计的信息化系统，以确保电子信息和文件顺利归档。
结语
综上所述，企业要学会管理和利用档案，自觉地做好自身的档案工作。与此同时，还应完善相关的制度建设，有效防范档案管理过程中存在的风险，提高档案信息的利用效率，充分发挥档案管理在企业经营管理中的工作职能，进而促进企业的可持续发展。
参考文献
[1]王淼.规范化管理在企业档案工作中的应用[J].城建档案，2020.
[2]刘婧.在新形势下做好铁路企业档案管理工作的问题及对策分析[J].中小企业管理与科技(下旬刊)，2020.