淄博市第五人民医院 山东淄博 255100
摘要：档案管理是医院日常管理的重要内容，影响着医院的服务水平和长远发展，通过档案数字化管理能够有效提升档案管理水平，减少人为因素产生的影响，进而改善日益紧张的医患关系。本文将针对档案数字化管理在医院档案管理中的应用进行研究，希望能够推进数字化建设进程，不断优化档案管理效果。
关键词：档案管理；数字化管理；医院档案；应用研究
引言
档案是医院在运行过程产生的重要文件，对于医院长远发展有深刻的参考价值，档案不仅仅是对已经发生事件的记录，更是管理者在制定长远发展计划时的重要参考内容。随着“互联网+”概念的深入，医院档案管理工作实现数字化已经成为必然需求，相关工作人员应及时创新工作形式，加强业务的办理能力。
一、档案数字化管理在医院档案管理中的作用
医院通过将传统的档案管理模式与数字化管理模式相结合，以此来提升医院档案管理的效率。档案数字化管理能够为医院提供一个档案检索的平台，便于档案管理员工对档案的整理与查询。档案数字化管理可以为医院各个科室的工作人员提供便捷的查询服务，这都是传统档案管理模式所不具备的。档案数字化管理能够对医院所有员工的档案进行鉴别、收集、整合以及保管，减少了档案管理人员的工作量，让管理人员可以从传统繁忙的整理档案工作中解放出来。档案数字化管理还能帮助档案管理人员进行档案的归档与编目，提升档案管理人员的工作效率。同时医院有许多的技术人员需要进行专业相关的论文写作，档案数字化管理就能让他们在进行相关论文文献的查找时更加便捷，为他们的学术研究提供了有力依据。档案数字化管理的应用也为医院加强管理水平，加快信息技术的转化提升档案管理效率提供了帮助。
二、档案数字化管理在医院档案管理中存在的问题
1.档案数字化管理意识比较落后
医院档案管理属于后勤保障类工作，随着医疗体制改革的深入，医院的社会公益性质逐渐被削弱，经济利益和医疗服务成为医院发展的主要方向。医院将主要资源投入到配套设备、改善服务、提升知名度、吸引人才等方面，使档案管理工作位于靠后位置。另外，医院管理者没有充分认识到档案管理的重要性以及大数据开发的价值，因此导致档案管理数字化进程缓慢。有的医院依然存在依赖纸质档案管理的情况，这种管理方式不能满足时代发展的需要。有的医院对档案数字化管理缺乏长远规划，不能正确面对存在的问题，对发展前景的认识更是模糊不清。
2.安全保障系统有待加强
医院在建设数字档案室的过程中，应根据安全等级保护要求等，建立起有效的安全保证技术体系，按照国家相关涉密信息系统保护规定，为涉密数字档案设立保护系统。具体在国家规定中，要求数字档案室应用系统需设置明确的系统管理员、安全管理员和安全审计员，实现三员管理制度。结合这一制度，进行系统设立、配置用户权限等，满足数字档案安全管理要求。应用系统还要配置正版杀毒软件，以及防火墙、业务审计软件和用户认证等。一些医院在数字档案室建立运行中，安全保障不足，只是简单设计了访问权限和杀毒软件等，缺少全方位的安全管理机制和安全工具，导致安全漏洞较多，严重威胁到数字档案室的信息安全。
3.部门分工不明确
医院在对档案管理部门的分工不够明确，同时缺乏相关管理制度，造成档案在管理的过程当中经常性的出现问题。由于缺乏相关档案管理制度，医院在对档案管理部门进行人员分配时就会出现将非专业的人员分配到档案管理部门。这种情况就会导致这类人员在档案管理岗位上无法发挥自己的专业才能，更有甚者会出现在其位不谋其事的现象。由于档案管理部门缺乏职责的分工，并且该部门边缘化严重，对于档案的管理工作中缺少专业指导，出现问题时没有责任人。同时因为档案管理部门分工不明确，不同管理人员对档案的管理权限有重叠之处，导致管理责任不能清晰划分。
三、档案数字化管理在医院档案管理中的应用策略
1.完善信息化平台
通过完善医院的信息化平台，能有效地帮助数字化档案管理的应用。完善信息化平台，首先需要在医院的局域网内构建档案管理网络，将档案根据类别进行划分，重要档案进行加密。其次是开发档案管理网络，并通过信息化平台与档案管理网络之间相互对接，实现信息共享。之后通过信息化平台对档案进行筛选与归纳，这就可以省去原有的纸质档案。对于医院重点项目可在信息化平台上进行重点管理，如：医院的科研项目或是管理试点等重要的项目，都可以在信息化平台上建立独立加密的档案，并根据其特性进行分类归属。对于普通档案医院可选择性的在信息化平台上进行公开，方便各科室进行文献、资料查阅或是为各科室提供医疗科研资料等。
2.转变思想认知
随着我国社会经济水平的不断提升，各行各业都增加了对信息技术的应用比重，但是目前仍有一部分医院没有认识到计算机、互联网、新媒体等现代化技术对档案管理的重要性。在使用信息化平台时，也仅仅是停留在基础应用上，例如：收发邮件、文件打印等等。信息化技术的优势没有被开发出来。出现这种情况的主要原因是由于员工在思想认知的缺失。
对此，医院应做好数字化思想的宣传工作，加强全体员工对于数字化档案管理的认知。一直以来，医院在开展档案管理工作时，都是采用纸质保存的方式，很多人员在岗时间比较长，对于新鲜事物的理解力与认识度都不够完善，无法正确看待数字化管理对提高工作效率的意义。因此，在开展工作，态度比较守旧，任务执行因循守旧。
3.制定有效的管理制度
在医院档案管理数字化建设中，要保证管理工作有效开展，需要建立有效的管理制度，发挥其对具体流程的规范作用。一个环节的工作质量会影响到之后的环节，因此在数字化建设中需随之调整管理制度。比如在医院人事档案管理中，应先建立起人事档案信息数据库，在人事档案管理中引入数字化办公系统，将资料转换为电子档案存储。纸质档案内容需对应到数据表中，确保数据是真实的。然后将导入的电子档案与纸质档案对比检查，确保信息准确。这两个环节都很重要，数据录入不准确会影响到后期使用质量和资料的有效性，因此医院应建立起分级管理制度，确保各环节工作都能落实到位。同时设立监督制度，周期性开展对档案管理工作的监督检查，将考核结果与绩效挂钩，保证实际工作质量。
4.注重制定档案数字化管理的标准流程
针对档案数字化管理具体工作实施存在的问题，管理人员应该不断总结经验，积极参与制定规范化、标准化管理流程，所有人员必须严格按照规范标准执行，如果出现格式问题、信息缺失、数据混乱等问题一律退回修改，直到符合规范标准后才能录入，同时及时追究相关工作人员的责任，避免因不良风气蔓延导致整体执行力不够。数字化管理标准制定不是一劳永逸的，管理人员应该及时根据新问题、新情况进行总结反思，层级汇报，经过医院领导深入探讨后进行适当的调整和修正，保证规范标准的科学性、合理性、适用性。
结束语
医院实现数字化档案管理的过程是循序渐进的，且需在此过程中不断优化，对此医院要紧跟时代发展趋势，积极转变管理理念，完善相关软硬件建设，使档案资料的价值得到充分发挥，最大程度上提高数字化管理水平。
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