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做好新时期中职学校档案管理工作的关键环节

发表时间：2021/4/20 来源：《文化研究》2021年5月上作者：胡叶霞

[导读] 学校档案管理是学校的重要组成部分，关系到学生的前途发展和学校的完善发展，这是提高学校工作效率和教学改革的重要条件和基础，学校档案管理的水平可以衡量一个学校的教学质量。

南京交通技师学院胡叶霞

摘要：学校档案管理是学校的重要组成部分，关系到学生的前途发展和学校的完善发展，这是提高学校工作效率和教学改革的重要条件和基础，学校档案管理的水平可以衡量一个学校的教学质量。新时期的教育教学发展形势下，档案管理已经在各级学校得到了很大的重视，每个学生的档案都关系到其今后一生的发展，影响其一生的生活，教师的教学档案也有很多因为图方便，就自行保管，这也很大程度上影响了档案管理的效率。因此，档案管理的质量直接影响到学校的教育水平，我们应该继续重视和完善学校档案管理。
关键词：新时期；中职学校档案管理工作；关键环节
        引言：在新时代,素质教育发展迅速,新课程改革不断深入，这就导致了当前的学校管理系统已经无法满足学校的需求，还有的学校档案管理存在缺陷,影响了学生的人生发展和前途命运，也限制了学校的进步发展。针对这一现象,本文研究如何做好中等职业学校档案管理的新要求，以期为相关档案工作者提供一些参考。
        一、目前中职学校档案管理工作中的问题
        （一）学校领导对档案管理工作不够重视
        在学校的工作中，档案管理往往被学校领导所忽视，这是由中等职业学校的教学思想不重视引起的。目前，因为学校资金不足，中等职业学校普遍存在“重教育轻档案”的思想。另外，对档案管理的重视程度不高，导致档案管理投入少，档案管理配套设备短缺，能跟紧时代进步步伐的相关人才又少之又少，给档案管理带来困难。俗话说，要做好档案管理工作，首先要了解好档案整理工具有哪些，学会用好这些工具，用好设施，才能做好档案管理工作。提高学校领导对学校档案管理重要性的认识，有助于提高档案管理工作的效率。
        （二）档案管理中信息化落后
        传统的档案管理工作不仅花费了大量的人力资源，而且也无助于提高档案管理的效率，然而，在档案管理信息化的新时代，它可以很大程度提高档案管理的效率，归整分类档案信息，减轻档案工作者的工作负担，促进学校的发展。但是中等职业学校本来就缺乏信息技术应用的专业人才，能够调动到档案管理信息化新时代人才更是紧缺，这就使得档案管理信息化在中等职业学校面临着巨大挑战。信息化管理系统的落后，加重了工作内容和管理难度，不利于档案分类管理，且使用落后的管理系统，还容易引起档案安全事故，当今社会黑客横行，档案管理尤其要引起重视，决不能在硬件设施上落后安全水平。
        （三）管理制度体系不够完善能力
        当前，从事中职学校的档案管理的人员比较少，对各部门的档案管理缺乏正确的指导和系统规划，这些档案管理人员和教师平时都忙于自己的工作，一些教师为了工作方便，将自己需要的一部分教学档案都自行保管，不交到档案室，造成了档案室的文件短缺、不完整，在上级教育部门的领导进行考核审查时，学校为了通过审查，往往需要使用大量的人力、财力、物力对档案进行完善，这样的行为使得档案的真实性受到质疑，并且在这个过程中，不仅浪费了大量的时间而且对学校正常的教学环境造成了一定的影响。

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因为档案管理制度体系的不完善，没有对档案进行系统性管理，造成了目前这种情况的发生。
        二、如何对档案管理工作中存在的问题进行改善
        （一）提高校领导对档案管理的重视
        学校的教师和工作人员应该提高对档案管理工作的认识，从自身改变观念，校领导应该积极对全校的员工进行思想教育，使其明白档案管理工作的重要性，并且加大对档案管理的资金投入。并且将档案管理工作作为学校全面规划中的重要组成部分，使得档案管理成为学校对一些工作决策的重要依据，才能为学校提供更加全面的教学资源，为学校的学生提供更好的学习平台。
        （二）将信息化的手段融入档案管理的工作中去
        目前，信息化给我们的生活带来很大的便利，电子档案被运用在各个领域当中，学校的档案管理工作也应该积极采用这种手段，可以通过将档案输入计算机内，对一些机密文件可以通过计算机加密的方式，这种手段更加保证了档案的安全性，当然，管理工作人员应该定期对档案进行维护管理，确保档案的完整性。并且引进信息化的人才，让学校的档案管理工作更加严谨方便，通过对档案进行数字化，在查阅一些档案可以通过计算机检索的方法来实现，既节省了人力又可以提高工作效率，将档案的管理工作转化为网络管理工作，学校应该为了档案信息化的实现加大在这方面的资金投入，购买一些先进的设备仪器促进档案管理工作的进行，这样可以使得学校的档案管理上升一个新台阶，对于学校的发展具有很大的促进作用。
        （三）完善档案管理制度体系
        要树立档案管理信息化的思想，对于档案管理应该有明确的规章制度，对档案的外借和归还有些明确的制度，以加强档案的完整性，避免档案的遗失，学校对档案管理工作人员应该时长进行培训和参观一些具有先进的档案管理学校，并且其他学校一些档案管理制度比较好的地方可以进行借鉴应用，比如：对于一些文件本身就不完整，这样的文件应该明确规定不能进行建档，这样才可以保证档案的完整性，并且完善档案管理的各个环节的制度，确保每个环节出现的问题有章可循。并且加强参与档案管理工作的人员的工作效率，提高这些工作人员的综合素质，对招聘档案管理工作的人员除了具有专业能力还应该有科学严谨的工作态度和对历史负责的精神，这样的工作人员才能够将学校档案管理制度落实到位。通过加强档案的管理制度体系，这样的工作人员和制度才可以确保档案的完整性和真实性。
        结束语：综上诉述，在新时期下中职学校档案管理可以通过提高校领导的重视和其他工作人员的认识，并且提高档案管理工作人员的工作效率，完善档案管理体制，将档案进行信息化管理，不断提高档案对学校管理工作的作用，发挥档案对于学校教学改革方面的显著作用。档案管理工作是学校工作的重要组成部分，管理工作的优良也代表着学校的好坏。做好档案管理工作对于学校的发展将会是一个强大的推动力。
参考文献：
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[2]孙晓芳.探究做好新时期中职学校档案管理工作的关键环节.卷宗.
[3]谢芳.浅谈新时期中职学校档案管理工作[J].中国商界,2013,000(002):284-284.