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电子档案管理中常见问题及解决思路

发表时间：2021/4/20 来源：《中国科技信息》2021年5月作者：姚媛媛

[导读] 电子档案管理是以电脑为载体，对数据化的档案材料开展管理工作，相对于实体的档案材料，使用查阅方便。

范县市场监督管理局河南范县姚媛媛 457506

摘要：电子档案管理是以电脑为载体，对数据化的档案材料开展管理工作，相对于实体的档案材料，使用查阅方便。但是在电子档案管理过程中存在电子档案失真、电子档案安全问题、电子档案共享性差等问题，必须要提高系统的稳定性和安全性，单位内各部门，建立了多元化的信息交互系统，确保了档案管理的高效率，提高管理人员的数据化意识，还满足各种组织对档案信息查询的需求。
关键词：电子档案；管理；问题；思路
        引言：电子档案管理是以电脑为载体，对数据化的档案材料开展管理工作，相对于实体的档案材料，电子档案携带方便，调阅方便，一般不受时间和地点的限制，对于应用档案材料有着极大帮助。同时电子档案也有其劣势，将档案材料转化为电子数据，容易出现失真问题，如图片失真。同时电子档案管理中也会存在乱码、遗失的问题，继而影响了电子档案管理效果。企业电子档案管理工作极为重要，影响着企业各个方面，企事业单位做好档案管理工作，是保证企业业务的重要保障。但是在实际的电子档案管理中仍存在多种问题，影响了管理效果，阻碍了企事业单位业务开展。
        一、电子档案管理中的常见问题
        电子档案将管理人员从浩如烟海的档案材料中解放出来，只需要一台电脑基本可以完成日常的档案管理工作，方便快捷，但是在实际应用中，电子档案也有不足，主要体现在以下几个方面。
        1.1 电子档案系统与其他部门的衔接问题
        电子档案管理工作首要一点是信息的录入，想要录入信息就必须要做好信息的收集，但是很多企事业单位的电子档案管理系统与企事业单位的其他部门的系统是独立存在的，并没有实现信息共享。例如企业的OA系统，在企业OA系统中的文件，还需要单独拷贝一份上交到电子档案系统里面，增加了工作量。同时因为电子档案管理中，信息的收集需要从各个全面搜集、整理的基础上才能有效的实施档案管理，建设完善的管理机制。
        1.2 电子档案管理的安全问题
        将档案材料转为数据化材料，增加了数据材料调阅整理的简便性，但是对于档案的安全性造成了极大的威胁。主要体现在以下几个方面：
        1）管理人员拷贝问题，因为是电子档案管理，因此管理人员很方便的从单位拷贝电子材料，这种工作方式极有可能造成企事业单位的档案资料外泄，造成不可预估的风险。
        2）电子档案本身联网问题，因为电子档案存储在数据库中，外部入侵者可以破解防火墙，然后可以获取电子档案材料，继而影响了电子档案安全性。
        3）电子档案的失真问题，电子档案管理中数据化材料由于在转运中导致材料失真，出现乱码，影响了电子档案信息的真实性。
        1.3 电子档案管理的档案使用问题
        电子档案仅仅是冷冰冰的文字材料或者图片视频材料，缺少一定的温度，因此使用电子档案时，减少了企业文化能力效果。
        电子档案使用问题主要体现在以下几个方面：
         1）电子档案编码检索能力弱，企业管理人员并没有做好编码工作，因此在使用时，档案检索困难，导致电子档案使用不方便；
         2）电子档案使用中汇编分析不方便，因为在汇编分析需要同时对多个档案材料查阅，但是受限于电脑窗口大小，影响了使用效果，不如在书桌上直接对文字材料进行分析整理。
        1.4 电子档案管理的平台建设问题
        电子档案管理平台是企业员工、社会人员直接使用的客户端，也是档案数据的储存端。但是部分单位的档案管理系统存储能力弱，计算能力差。在使用过程中容易卡顿，继而影响了档案管理效果。同时由于档案管理界面人性化程度低，因此档案管理工作中员工或者外部客户端使用不方便，不利于后期的档案再利用。

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        二、电子档案管理解决对策
        通过上文的分析，了解到电子档案管理中常见问题，想要提高电子档案管理水平，需要从以下几个方面入手。
        2.1 加强系统共享性建设
        电子档案管理系统想要实现档案管理效果，第一步在于信息的输入，想要做好信息输入就要去和其他部门共享信息，只有信息在各个系统中流畅性好，才能够保证电子档案系统更快更好的收集档案材料，提高电子档案管理效果。
        2.2 加强电子档案的安全管理
        从上文的论述，我们了解到电子档案安全管理中存在的问题，针对这些问题，我们提出以下策略：
        1）制定严格的工作程序，按照电子档案管理规范或者国家相应的电子档案管理标准，结合企事业单位实际情况，制定严格的工作程序，避免工作人员将电子档案带出单位，避免电子档案泄漏。对于外部借阅等，要做好登记跟踪管理，避免档案安全问题发生。
        2）加强安全防护网构建，单位的档案资料都是单位的重要资源，例如事业单位的员工档案资料，如果外部入侵人员入侵到系统之中，造成信息泄露，造成的危害不可估量。因此单位必须要做好网络安全网构建，邀请专业的团队做好单位的网络安全网创设，并且针对常见的安全漏洞，做好病毒防护工作，增强安全管理工作。
        3）加强电子档案数据的收集和整理，避免材料失真，电子档案管理过程中需要使用高精端的扫描技术，实现高清扫描，避免数据材料失真问题，同时加强系统稳定性，避免材料在传输过程中，出现乱码失真问题。
        2.3 加强电子档案使用
        电子档案的使用首先一点是复合型人才的引入，电子档案的使用主要是汇编分析，借阅展览，只有复合型人才才能够使用电子档案，还能够对档案材料进行分析，深度挖掘电子档案价值。因此电子档案复合型人才要从人才培养和人才引进方面入手，安排管理人员加强继续学习，学习最新的电子档案分析方法，掌握基本的分析方法；从校园招聘和社会招聘吸引更多的复合型人才，来提升电子档案的使用效率和使用频率，发挥电子档案价值。
        2.4 完善电子档案平台
        电子档案平台建设主要是从软件和硬件两个方面入手，从软件方面，提高系统从承载力和运行计算能力，系统能够快速的检索、分析电子档案材料，减少卡顿情况，增加访问能力，提高电子档案应用水平。同时还需要做好界面人性化，提高界面的简易化，方便访问人员更好更快的检索操作，编码操作等。从硬件方面，购买先进的扫描设备，电脑设备，保证设备能够更好地收集整理材料，方便观察。
        2.5 提高数据化管理意识
        档案管理人员在专业素质方面缺乏数据化管理意识。由于档案档案管理人员缺乏数据化管理意识，对于数据化管理意识认知不统一，造成管理水平低。针对这问题，需要提高管理人员的数据化管理意识，加强数据化意识培养，建设数据化团队，从各个方面使用数据化意识思考问题，突破传统思想观念的束缚，做好集成化管理，推动信息化建设水平。
        结束语
        现代机构的档案管理是一项系统工程，不仅需要档案管理人员根据现行内部标准对各种文件进行详细的分类，归档，保存和整理，而且还需要备份和存储重要文件。加强电子档案管理势在必行，针对存在电子档案失真、电子档案安全问题、电子档案共享性差的问题，必须要提高系统的稳定性和安全性，单位内各部门，建立了多元化的信息交互系统，确保了档案管理的高效率，提高管理人员的数据化意识，还满足各种组织对档案信息查询的需求。
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