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浅析医院人事档案管理现状与对策

发表时间：2021/4/20 来源：《中国科技信息》2021年5月作者：严健通讯作者：黄萌

[导读] 档案的应用对于国家机关和企事业单位有极为重要的作用，能够保证资料等具有历史性的物品得以有效保存。

孝感市第一人民医院严健通讯作者：黄萌 432000

摘要：档案的应用对于国家机关和企事业单位有极为重要的作用，能够保证资料等具有历史性的物品得以有效保存。医院对人事档案管理也提出了更高的要求，虽然，近年来医院档案管理的整体水平有了较大幅度的提升，但是管理方法创新力度不够。基于此，本文通过剖析医院人事档案管理的现状，并提出对策。
关键词：医院；人事档案管理；应对策略
        引言：医院作为专业技术单位，其人事档案除了包含基本情况外更要反映干部的技术水平、科研能力，并作为选拔任用、职称晋升的参考依据。它既是推动人事制度改革的抓手，也是合理配置人力资源的重要举措。因此，做好人事档案管理无论是对于职工个人的成长，还是对于医院各项工作开展以及长远发展，都是大有裨益的。但是现在进行人事档案管理时，在个别方面仍然存在一些问题，制约了人事档案价值的发挥。为此，需要把加强人事档案管理作为医院改革的一项重要内容。
        1医院人事档案管理的价值
        首先，档案管理工作是医院人事管理工作重要内容。通过进行档案管理能够在人事管理工作中及时将人员进行调配，尤其是对调出离职或者是退休等人员的档案进行更新，保证医院的人事工作得到有效的开展。其次，能够为人事管理工作提供强有力的信息依据。在进行档案管理工作的过程当中，通过将相关数据及时的录入人事档案管理数据库，能够全面了解医院职工的理论学习、职称评定以及所有方面的综合信息，这有利于对人力资源进行充分的挖掘，保证人尽其才。最后，根据各个部门、科室对于人才的需求信息，对比人事档案内容，可以为下一步的人才引进提供方向性的参考。尽快补充紧缺的、高素质的人才，支持各部门、各科室相关工作的高质量开展，让医院的服务水平、服务能力可以得到持续性的提升。
        2医院人事档案管理的现状
        2.1缺乏重视度
        在医院的各项事务中，最关键的就是医疗工作，因此在档案管理工作当中，需要将大部分注意力放在医疗水平和医疗服务的提升上，但实际的管理工作却非常不重视。很多管理者普遍认为，档案管理并不会给医院带来效益，也不能发挥医疗作用，因此在管理当中没有给档案管理投入相应的精力，导致最终管理效果不尽如人意，档案收集和保存工作也不够完整和全面。
        2.2档案系统有缺失
        人事档案管理往往是信息化建设的真空地带，缺乏成熟的档案管理系统。归档方法刻板，查询时无法准确定位，数据更新滞后，管理效率较低，无法起到参考作用。现行的某人力资源系统研发时间较久，基本信息需要人员自行维护，而大家对此并不重视，使得人事部门采集信息难度很大，降低了档案的有效利用率，限制了医院人才的合理流动和科学化配置。此外，为了在发生突发状况时档案材料无法及时转移，把纸质材料的风险降到最低，数字化档案是必然的趋势。即使纸质材料经过长期储存破损或在突发状况中出现意外损失，仍有数字化档案备份，不会对正常医院管理工作造成重大影响。
        2.3医院人事管理工作人员的工作量较大
        就目前来说，市场上大多数医院在进行人事档案管理时，相关的工作人员设置数量较少，并且大多数属于兼职工作人员，主要由医院内部的信息管理人员兼职进行，大多数档案管理人员不具备相应的管理资质，也没有接受过相关培训，由于医院内部的工作人员众多，并且档案十分复杂，再加上人员流动时所带来的档案传递和档案审核，这些非常规工作大大增加了档案管理的复杂性，导致档案管理人员需要进行大量的非常规操作，影响了最终的管理质量。

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        2.4人事档案管理的资金投入有限
        医院在大力推进档案管理改革，特别是档案管理信息化发展的过程中，许多工作都需要给予必要的、充足的资金支持，如采购信息基础设施，以及开展信息技能培训等。虽然从整体上来看，医院每年的资金投入均有一定幅度的增加，但是仍然存在供不应求的情况。随着医院改革逐步深入，产生的人事档案数量也有明显的增加趋势。在具体开展人事档案管理工作时，也迫切需要更多的资金，支持医院档案管理信息系统在硬件采购与维护、软件更新与升级等方面工作的开展。对比来看，一方面是医院在档案管理方面资金投入有限，另一方面则是档案管理部门对资金需求量增加，两者之间的矛盾并未得到有效解决。
        3医院人事档案管理的改进对策
        3.1整体提高档案管理意识
        普及档案管理理念，自上而下提高对档案的重视度，树立自我负责的态度。人事档案管理作为医院管理的有机构成部分，领导的表率能够有效推进工作。一方面，促进档案室硬件建设，加快建章立制；另一方面，对档案管理人员在职称聘任和评先评优等方面予以关心，增强岗位荣誉感，激发工作积极性，从而创新工作方式，提高工作效率。
        3.2构建人事基本信息数据库
        应用人事档案管理信息系统，要先建立起人事基本信息数据库，这些数据可以作为构建人事档案管理信息系统的基础。信息数据库的建立过程中，档案管理人员首先要确保人事档案信息的真实性，包括出生年月、参加工作时间、加入党团的时间以及学历学位等项目。通过数据库建立人事档案部门便于查找、比较、分析、统计的检索工具，该系统既要有良好的人机交互界面，又能方便用户将信息导入、导出。具有修改、检索、统计等功能，并随着当事人职称、职务等的变化做出相应的调整，不仅能为医院的调资、任免职等提供帮助，也能对所有管理人员的情况进行研究总结，为领导决策提供信息统计分析和情况预测。
        3.3做好人事档案内容的安全与保密工作
        医院人事档案管理在全面推行数字化、信息化的过程中，也要形成强烈的安全意识、保密意识。每一名档案工作者，要养成良好的职业习惯，如禁止将个人移动设备与办公计算机连接，禁止将办公计算机的登录密码透露给他人等。除了要严格遵循本部门的规章制度，杜绝因为个人不规范操作行为而增加安全风险外，也要采取必要的技术手段。常规的安全技术手段有启用防火墙、安装杀毒软件，高级的安全技术手段有数字签名认证、动态登录口令以及加密解密技术等。只有构建完善的安全防护体系，才能切实保障人事档案内容的完整与安全。
        3.4建立长效投入机制，不断优化软硬件设施
        人事档案管理的创新，离不开软件和硬件设施的支持。当前医院虽然在档案管理配套设施的建设上提供了一定的支持，但是从档案事业的长远发展来看，还是存在一定的差距。为此，医院应当建立长效投入机制，为人事档案管理的高效开展、创新发展，提供扎实的物质保障。每年财务人员在编制预算时，应结合档案部门的工作计划，提供专项预算，为当年档案部门采购新的硬件设备，以及更新和升级软件系统，提供资金支持。除此之外，也要加强对资金使用的监管，确保每一笔资金都能够真正应用于人事档案管理相关工作。在资金支出项目上，除了软、硬件设施外，也可以设立奖金，对那些在人事档案工作中表现优异的给予奖励，这也是推动该工作不断创新发展的重要措施。
        结束语
        总上，人事档案管理既是医院管理工作体系中的重要组成，同时也直接关系到医院人事工作开展和人力资源利用。要想全方位强化医院人事档案管理，医院人事档案管理部门也要充分认清管理短板，改进工作方式，提升管理效率，应对公立医院改革中遇到的各种机遇和挑战。
参考文献
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[3]高彩娟.医院人事档案管理工作中存在的问题及干预措施分析[J].家庭医药.就医选药，2019