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网络环境下档案管理新模式探讨

发表时间：2021/4/20 来源：《中国科技信息》2021年5月作者：郭秀丽

[导读] ：随着技术的不断进步，互联网与各行业之间的关系越来越紧密。作为历史信息的重要载体，档案馆与互联网息息相关。

菏泽市巨野县人力资源和社会保障局郭秀丽

摘要：随着技术的不断进步，互联网与各行业之间的关系越来越紧密。作为历史信息的重要载体，档案馆与互联网息息相关。档案管理网络化已成为档案管理发展的新方向。文章主要介绍了当前档案管理工作中存在的问题，然后提粗了网络环境下档案管理的创新以及网络环境下的档案保护策略，旨在使档案作为信息源更多地服务社会，进一步加强档案工作。
关键词：网络环境；档案管理；创新模式
        引言：信息技术的每一次进步，都促进了档案管理模式的极大变革。以云计算、物联网、社交网络、移动互联网等IT新技术广泛应用为标志的“大数据”时代的来临，推动档案管理朝着小空间、低成本、高效率、可循环、智能化的方向快速发展，管理档案变得更加简单。但由此带来的一系列问题也逐渐显现，如档案信息易被篡改、伪造和窃取等，信息丢失、泄密及病毒侵害等问题也给档案信息带来了不容忽视的安全威胁。如何提高档案信息的安全性，成为大数据背景下一个值得探讨的问题。本文拟从“大数据”背景下的档案管理信息安全所存在的问题入手，浅析切实可行的解决对策.
        1当前档案管理工作中存在的问题
        1.1档案管理队伍水平有待提升
        档案管理人员队伍的建设，对于档案管理工作的影响是直接明显的。档案管理工作不是机械性的工作，需要灵活变通，而不是单纯完成特定的工作环节。在实际的档案管理过程中，很可能随时出现变动，甚至于要面临风险，因此必须要保证管理人员的专业知识水平，业务能力以及个人素养，需要借助系统化的培训去提升档案管理人员的综合水平，同时要做好人员管理，才能保证档案安全。但是因部分单位对档案管理缺乏重视，因此档案管理人员身兼数职的情况始终存在，因工作量过大，无法全心投入档案管理工作中，所以必然会影响档案管理工作的效果，也导致许多档案安全风险无法被及时发现。除专业素养问题以外，人员流动性问题也是当前所面临的主要问题之一，每年都有越来越多的专业人才投入社会，单位有了更多的选择，便也更加容易忽视资深员工的价值，这会导致资深员工的忠诚度下降，进而影响档案管理工作的开展。
        1.2档案管理的信息化水平不高
        信息化的管理，是当前各个领域管理工作发展的大势所趋，档案管理亦是如此。但是当前的档案管理工作依然存在信息化水平不高的情况，这是无法否认的问题。特别是镇级单位的档案管理工作，受经费等各个方面因素的局限，档案管理的信息化程度依然不高，虽然部分乡镇地区已经陆续开展了电子档案管理体系的建设工作，但是因原有的纸质档案数量过多，电子档案的建档标准不统一、管理程序也不够规范，所以数字化档案的整理记录面临难关，特别是因缺少统一的、专业化的信息化档案管理平台，加之信息化档案的共享，很容易出现安全隐患。
        1.3机关档案保管条件相对滞后
        档案的储存在当前的档案管理工作发展趋势下是最为主要的课题，因为信息化档案管理技术的普及，对于档案管理工作来说是一个巨大的冲击，通过管理思想与管理方式的转变，管理人员能够利用信息化的手段提升档案管理的效率，并且更加方便地搜索、调取以及处理档案信息。但是以往所累积的大量纸质档案，需要转移到网络平台，却需要耗费相应的时间与人力，因此目前有很多纸质档案依然未录入到系统当中，档案管理的条件也未得到全面提升。
        2网络环境下档案管理的创新
        2.1完善电子文件管理平台
        企业档案管理的相关部门要加大沟通力度，及时完善电子档案数据管理部门，此部门将建立在公司部门的档案中，并可用作公司资源数据库的重要的部分。电子数据管理平台集中管理网站所有的归档问题，在网站中可提供保密与非保密的文件查询，实现电子信息资源的云共享。这项服务还具有覆盖范围广，内容丰富且利用程度很高。
        2.2社会化的信息服务
        通过企业内部提供的服务转变类型可以全面的服务档案管理人员可以促使他们达成共识建议。

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这主要是由于档案部门不仅仅要面临在所有社交活动中利用档案信息的个人，而且还对特别的用户提供服务，在社会信息化高度发展的今天中，人们对信息的需求量与日俱增。伴随着我国科技水平的飞速发展，人们对生产建设与管理的层次也越来越复杂，信息化服务也变得不可分割。需求单一的档案信息将会被档案，文件和信息检索材料的全面代替。
        2.3提升横向联合管理机制
        随着时代的不断发展进步，人类知识体系的构成水平逐年提高。对于庞大而又复杂的数据信息，所有的文件部门都不会正常的收集，组织，处理，保存和使用所有知识和信息，十分有必要打破部门之间的鸿沟，完善健全现有服务机制与综合管控，积极发挥着各界的优势层面。建立联合机制共享资源，实现资源的合理共享会促进每个部门彼此共享资源，并使用户可以轻松获取更广泛的知识信息。通过完善统筹联合的机制，以期实现资源云共享，提升资源使用效率，进而有效地缓解存储空间不足带来的弊端。
        3网络环境下档案保护策略
        3.1保证档案管理制度的一致性
        在网络大环境下，档案信息的管理与维护是一项十分庞大的系统工程。因为各式各样的档案资源通过网络来连接，所以存在一定的逻辑关系。在输入时，该逻辑管理将在数据库之间和数据运行程序运行之间传递信息，并且可进行网络归档管理，这一定会与整个系统存在相关性。因此对档案管理的相关人员提出来高要求与高标准。这些人不单单需要深谙数据库信息之间的与或关系，还要能及时检查与维护使用时发生的事故，以致最大限度地减少对数据库的破坏。
        3.2确保档案管理网络的安全
        网络模式下的文件管理面临更加严峻而又复杂的问题。档案的管理，网络运行时的安全性，通常是网络的软件体系与硬件体系对信息资源的有效设计，可使得管理档案能游刃有余，可在正常的操作下有效运行实现应有的功能。
        3.3提升档案应用水平
        档案信息的重要价值是需要不断挖掘的，而并不是将其视作摆设，录入之后便不再关注。要做好档案工作，对于档案的价值必须要有充分的认识。为此机关单位必须要通过讲座等形式，进一步强化档案管理工作人员的档案应用意识，要让档案管理人员懂得如何发掘档案当中有价值的信息，在依法公开政务信息的基础上，最大限度发掘可利用的档案信息，同时保护密的信息，避免重要信息泄露。要将档案信息当中公开的、可利用的部分尽可能提取出来，汇编成高质量的、具有重要价值的档案合集。为各个科室以及相关人员工作提供参考。为了有效提升档案的利用水平，在归档过程中要重视立卷、组卷、档案分类、编号、合理划分保存期限，为后续的查询和工作查考提供便利。
        3.4打造高素质的档案管理队伍
        档案管理人员队伍的能力素养直接决定着档案安全，是为了做好档案管理，必须要保证档案管理人员队伍的独立性，即是说工作必须要有专人负责，要结合档案管理岗位的职能要求，完善岗位工作制度，并且要做好资深人才的留存及后备人才的培养，进而保证档案管理岗位的稳定性。要重视档案管理人员的业务培训，结合讲座、观摩以及定期脱岗培训等不同方式，确保工作人员能够更加透彻掌握新的工作理念、新的管理技术手段，才能适应新时期的工作需求.
        结束语
        在档案管理的实际运作中，十分有必要加强企业内部管理机制的完善，及时的清除计算机的病毒与潜在危险，严格进行档案管理信息的访问权限的设定。
参考文献：
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