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市政工程档案采集与管理中存在的问题及路径邵斌

发表时间：2021/4/20 来源：《城市建设》2021年3月作者：邵斌

[导读] 经济发展迅速带动了城市化进程，市政工程档案指的是在城市发展和建设过程中形成的，对国家和社会的发展有着重要保存意义的文字、图像、影音资料等各种文件素材或资料。市政工程档案能够对设计实践活动的发展历程进行真实的反映，不仅是现在城市建设和财政拨款的一项重要依据指标和条件，还是设计单位中使用率最高的一种城市发展资源。

山东烟台市政建设集团有限公司邵斌 264000

摘要：经济发展迅速带动了城市化进程，市政工程档案指的是在城市发展和建设过程中形成的，对国家和社会的发展有着重要保存意义的文字、图像、影音资料等各种文件素材或资料。市政工程档案能够对设计实践活动的发展历程进行真实的反映，不仅是现在城市建设和财政拨款的一项重要依据指标和条件，还是设计单位中使用率最高的一种城市发展资源。
关键词：市政工程；档案采集与管理；存在的问题；路径
        引言
        如今，我国城市化建设不断深入，市政工程档案的重要性也越来越凸显出来。市政工程档案可以在工程施工建设过程中形成实现，其通过各类载体将工程建设过程中一些有价值的信息保留下来进行归档，可以真实有效反映出整个建设实践过程，能够为工程各项工作提供相应依据。本文将主要介绍当前我国市政工程档案管理建设过程中已经取得的一些成就以及对于未来市政工程档案管理相关建设构想，探索未来发展方向。
        1新时期背景下市政工程管理信息化的必要性
        （一）有利于市政工程信息的科学管理。与传统的市政信息管理方式（即纸质档案方式）相比，信息化的档案存储拥有着更为简便的查询操作、更为精确的统计数据以及更易理解的模型结构分析等功能，非常便于工作人员对档案的查阅、调用和管理。当市政工程信息有所变动时，工作人员也可以对网络数据库进行加工、整理与存储。（二）有利于更大幅度地促进市政工程信息管理效率的提高。信息化的市政工程管理模式在市政工程项目的各个阶段都有着非常重要的作用。在市政工程实施前，信息化的市政工程管理模式可以准确结合已有的记录以及该地的地形、气候、政府的资金状况等综合情况，呈现来自数据库系统的模拟分析，更好地判断项目的可行性；在市政工程实施过程中，如果出现紧急事件或者突发问题，信息化的档案可以更好地提供数据信息，以便于负责人员更好地决定项目的抢修方案或者及时生成第二计划，最大程度地减小可能发生的损失；在市政工程实施后，信息化的市政档案可以提供更为清晰准确的资料，当需要维修或有新的项目需要建设时，可以在很大程度上减少相关的实地勘测费用，节省了时间和政府的经费支出。
        2市政工程档案采集的问题与优化路径
        2.1采集的问题
        市政工程档案的采集存在的问题，主要表现在以下几个方面：一是采集效率偏低，目前，市政工程档案的收集与整理更多依赖的是管理人员，管理人员在工程建设期间对工程档案信息进行记录与整理，并在竣工验收阶段经由采集部门进行统一的验收与指导。但是，在实际的档案信息采集的过程中，由于针对性的档案采集制度与体系并未建立，使得采集工作的规范性有待提高，进而导致市政工程档案采集的效率偏低;二是信息完整度偏低，目前，以环境艺术设计为主要内容的市政工程多为政府工程，采用的是先开工后办手续的方式，在一定程度上增加了档案丢失或档案信息不对称等问题出现的可能性，再加上，针对于档案采集的法规有待完善，导致档案采集缺乏约束力与方向指导，使得所采集的方案资料在完整性与真实性上有所欠缺，进而导致档案资料失去其原有的参考价值;三是档案采集意识有所欠缺，目前，部分以环境艺术设计为重要内容的市政工程，其档案采集消耗的时间与人力相对较多，却对采集人员环境艺术设计的相关知识具有更高的要求，而在实际的档案采集过程中，存在档案信息采集人员缺乏专业知识体系，且对资料信息的参考价值无法准确识别，再加之自身档案信息采集意识的缺乏，使得档案采集完整性受到一定的影响。

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        2.2采集的优化
        市政工程档案采集的优化，具体包括以下幾个方面：一是健全备案管理制度，科学的管理制度能够有效约束档案信息采集人员的行为，以实现档案采集工作的规范化发展，在市政工程竣工验收备案管理制度完善的过程中，首先应当严格审核制度，引导行政管理部门积极配合办理工程竣工验收备案工作，并对档案采集的各个环节进行严格的把控，规范档案信息采集人员的工作行为，用以提高档案采集效率的同时，还能促进档案信息准确性的提高。其次规范档案采集程序，以市政工程建设的规律为依据，对采集的流程与程序进行逐步的完善，对于大型城市建设工程的档案采集，应当引导实行阶段性、全方位的资料采集，并对验收后所产生的资料与数据中具有较高利用价值的文件进行悉心整理归档;二是协调沟通、健全法规，首先政府与建设行政部门应当加强对档案采集工作的重视，积极引导各部门进行协作与沟通，特别是规划、建管等相关部分应当积极参与到市政工程档案收集与移交工作之中，只有引导各职能部门进行协调合作，才能开拓档案采集的渠道，促进档案采集完整性的提高。其次完善法规制度，通过建立明确的追责制度，用以约束采集人员的工作行为，保证市政工程档案采集规范性的提高;三是培养档案采集意识，档案采集工作对工作人员态度与认知的依赖度较高，在强化档案工作人员采集意识的过程中，首先应当强化培训，引导档案采集人员按照专业标准规范工作行为，并通过学习新方法、新技术的方式，促进自身档案采集工作能力的提高。其次强化监督管理，档案采集人员应当对工程各个环节的数据、模型等进行监督与指导，积极协助完成项目单位文件资料的收集与编制。最后强化宣传指导，引导相关部门认知到档案采集与整理工作的重要性，并未优秀的档案工作者进行表扬，以提高档案采集人员的工作热情。
        3未来我国市政工程档案管理建设构想
        目前我国市政工程档案管理已经取得了许多显著成就，但是依旧存在着很多问题，其中最重要的就是关于市政工程档案质量问题，如何解决这一问题成为未来我国市政工程档案管理发展需要首先考虑的问题。本文主要对质量监督体系建设中监控对象、质量文件、检查考核以及调控四方面进行说明。在市政工程档案管理质量监督体系中，其最主要的还是对于档案本身的质量监控，确保档案归档前各步骤都按照规定要求进行，对于档案保管环境同样也要进行监控工作，此外对于人员管理及电子文件安全性管理也要加以重视。对于质量文件体系来说，其要通过各部门间的相互配合来完成，通常可以分为规定组织质量管理体系文件、规范通用文件、计划方案措施以及记录鉴定评价等构成的质量文件体系。除此之外需要加强检查考核，对于工程建设各个过程中形成的档案都要接受质量检查，确保达到相关标准和要求。最后是关于调控体系的相关说明，主要是进行一些超前控制、反馈控制以及归档控制，对于各环节出现的问题需要进行及时调整、改正和提高，从而有效确保市政工程档案质量水平。
        结语
        总之，市政工程档案可以为城市规划提供信息资源，在对档案进行开发、利用时，能够将其蕴含的价值充分发挥出来，产生经济效益和社会效益。当前信息技术的迅速发展提供了信息资源的共享平台，能够促进档案资源的共享。因此在进行档案管理过程中，应加强对计算机网络的运用，将招投、规划、设计等多个单位联系在一起，实现信息共享，促进档案在市政工程当中指导作用的发挥，并且将其作为今后城市规划和发展的凭证。
参考文献
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[2]祝浩峻.简析市政工程档案管理存在的问题和对策[J].建材发展导向（下），2019
[3]余黎菁.完善市政工程档案工作机制提升档案管理服务效能[J].城建档案，2019
[4]冯军淼.市政工程档案数字化建设与档案管理[J].传媒论坛，2019