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浅谈建筑工程档案资料有效管理措施刘丹

发表时间：2021/4/21 来源：《基层建设》2020年第33期作者：刘丹

[导读] 摘要：建筑工程中的档案资料是记录工程设计施工的非常重要的内容，在工程的施工和管理中都发挥着极其重要的作用，是管理者进行工程管理的主要依据，同时也是建筑在后期的使用维护中的重要的参考。

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        摘要：建筑工程中的档案资料是记录工程设计施工的非常重要的内容，在工程的施工和管理中都发挥着极其重要的作用，是管理者进行工程管理的主要依据，同时也是建筑在后期的使用维护中的重要的参考。建筑工程的寿命一般都比较长，在漫长的使用过程中一旦需要对建筑进行修缮、改建等，如果没有原始的工程档案资料做参考，就无法进行合理的设计与施工，甚至会由于对建筑物在建设中的强度以及应力等方面的不了解，盲目进行扩建和改建导致重大的安全事故的发生。因此，对建筑工程档案资料的管理是非常重要的，也是确保我国建筑行业长期稳定发展的重要保障。
        关键词：建筑工程；档案资料；管理措施
        1建筑工程档案资料管理的重要意义
        随着建筑工程数量与规模的增加，人们对建筑工程质量的关注度越来越高，同时也对建筑工程项目的规范化程度提出了更高的要求，其中就包括着建筑工程档案资料管理的规范化。建筑工程档案资料管理，是建筑工程项目规范化的重要基础，也是重要体现形式。建筑工程档案资料不仅仅是工程施工的记录，而且也是体现建筑工程施工质量的重要资料，是人们判断工程施工质量的主要参考依据。为进一步提升建筑工程档案资料管理的规范化，国家出台了相关的法律法规，对建筑工程档案资料管理作出了明确的要求，制定了完善的管理标准。作为建筑工程最为原始的参考依据，档案资料涵盖了建筑工程项目建设过程中的所有信息，这些信息都是工程验收的参考依据，同时也能为建筑工程后期维护检修提供支持与帮助，因此对档案资料进行规范化管理，有助于保障建筑工程的质量和后期维护的效果。
        2建筑工程档案资料管理存在的问题
        2.1档案管理人员管理意识薄弱
        在建筑工程从开始规划、设计到施工，再到最终的竣工验收，这个过程中要产生大量的档案资料。而档案管理人员在这个过程中并没有重视对档案资料的整理以及分类归档，主要是根据工程的进展情况准备当前需要的资料，而这种情况容易导致工程施工过程中出现异常，由于资料的缺失对很多信息无处查询，无法做到对问题的有效追溯。还有在使用档案资料时，并没有做好详细记录也没有相关的管理制度，导致工程资料在使用中出现丢失以及缺损的情况，这样就无法确保档案的完整性。另外，工程竣工交付后，管理人员往往以为这个工程已经彻底结束了，从而忽视对其工程资料的整理归档，最终导致工程资料的不健全。给后期的资料查询以及建筑维护带来了很多困扰。
        2.2工程档案管理制度不完善以及落实不到位
        我国的建筑工程建设虽然发展迅速，但是由于不同企业之间的水平以及管理制度的差异，很多规模比较小的建筑企业的在建筑档案管理中还是存在非常多的问题。这些小的建筑企业往往更加重视企业的经济效益，而忽视了对制度的建立和健全，没有制定完善的档案管理制度，建筑的档案资料管理过程中随意性很大，并没有完善的借阅或者使用的制度和流程，往往在这个过程中容易造成资料的丢失。而且随着当前建筑工程规模的不断扩大，档案资料的种类也越来越多，如果没有系统的档案管理制度做保障，很难使工程档案资料管理工作真正落到实处。
        2.3工程档案资料缺乏真实性和有效性
        我国很多的建筑施工企业由于缺乏完善的档案管理制度，在施工过程中经常会由于档案资料保存不当造成资料的遗失，或者由于原件准备不足在工程移交中频繁使用复印件或者扫描件代替。另外还有一种现象也非常普遍，那就是在工程进展过程中大多数的资料都需要相关的负责人签字确认或者审批，但是在实际的工程中往往由于负责人不在或者企业为了方便起见随意找人代签，而这种情况会降低建筑工程资料的真实性和合法性。从短期来看这种方法似乎是促进了工程的进展，使很多流程能够顺利开展，但是从长远来看是不利于企业的发展，一旦工程建设中出现问题就很难追究相关责任了。

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        3 加强建筑工程档案资料有效管理的措施
        3.1加强建筑工程档案资料管理的信息化建设
        计算机在建筑工程档案管理中的应用，可以提高档案资料管理的效率，实现档案资料的快速归档，为单位决策时提供全面的信息资源。建筑企业可以通过建立计算机共享网络，方便档案资料的有效利用与快速查询。可以提高档案管理中的全面性与清晰程度，配套专业的信息化档案管理系统，加强档案管理人员培训，有利于提高档案管理工作中的效率与质量。
        3.2提高建筑工程档案资料管理人员能力
        建筑施工企业缺乏对档案资料管理人员的综合培养，致使业务能力不足，可以通过单位层面与管理人员个人层面两个方面提高管理方面的能力。单位使用新人负责档案资料管理业务时，应对管理人员进行专业的技能培训，强化其对档案管理知识的了解，帮助其提高工作质量。管理人员在工作过程中，应不断加强业务知识的学习与积累，自身不断学习，有利于提升综合业务能力。在学习过程中，不断总结，对于自身出现的一些消极等负面思想，应及时纠正，为今后提高工作质量与效率奠定基础。在实际工作中，档案管理人员应充分结合工作实际需求，结合时代发展的要求，积极考取相关档案管理方面的职业资格证书，证明自己在档案管理行业中具备相应能力，还可以引起建筑施工企业领导对档案管理工作的重视，推动档案管理的稳步发展。
        3.3完善建筑工程档案资料管理制度
        在开展建筑工程档案资料管理工作时，政府部门应该牵头建立一套科学、有效的管理制度与管理法规体系，这些规章制度应符合当前形势，具有一定的可操作性，在建筑企业经营过程中能够提升其档案资料管理水平。同时，建筑企业应根据企业自身情况建立、健全档案资料管理制度，在档案管理工作中，能够指导企业向符合市场需求的方向发展，使建筑工程档案管理更加科学化、规范化。建筑工程档案资料管理人员在工作过程中，还应该经常深入施工现场进行实地勘察，了解现场施工情况，根据现场施工需求制定科学、合理的档案管理计划。在建筑工程施工完成后，档案管理人员要更加重视档案资料管理工作，并搜集施工过程中的相关资料，进行整理分析，做好存档工作，将其作为宝贵财富供其他工程项目参考。
        3.4保证建筑工程档案资料管理质量
        （1）要求工程档案管理逐级划分，企业内部管理人员需要做好统筹规划，各个项目单位对施工情况需要做好严格的记录，并根据相关记录规范进行资料填写，例如，在进行记录时必须用黑色签字笔，所有表格必须按照规范进行绘制，涉及的照片资料不能将原件与文本进行装订，需要将其进行复印才能装订；（2）所有记录资料必须交由上级领导签字，由项目负责人进行初次审核，如果资料存在问题，需要重新进行记录，如果资料合格由项目负责人递交企业档案管理部门，档案管理部门人员进行第二次审核，存在问题的资料返还项目负责人，并明确标注错误内容以及修改意见，这样在资料重新进行整合时，就可以更加便捷；（3）合格的资料由企业统一回收，根据项目类型与项目名称记录在案，并及时录入计算机，形成档案电子索引，方便未来信息查阅。
        4结束语
        建筑工程档案资料是对建筑工程项目建设的记录，可以全面反映建筑工程的建设质量，为工程的竣工验收提供有力的参考依据。加强建筑工程档案资料管理，可以提升档案资料的规范性与完整性，进而能够更加充分的发挥出档案资料的作用，提升其利用价值。我们应针对建筑工程档案管理中存在的问题，积极采取更加有效的措施，提升档案资料管理的质量。
        参考文献：
        [1]崔瑛琪.建筑工程档案资料管理中的问题研究和策略分析[J].城市建设理论研究（电子版），2019，No.29816：39.
        [2]龙雨.浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施[J].城市建设理论研究（电子版），2017，No.21606：73-74.